Отчеты о звонках по продажам: элементы для включения, преимущества и советы

После того, как представитель завершил звонок по продажам, он часто создает отчет о звонках по продажам. В отчете они могут объяснить, с кем был звонок, и резюмировать то, что они обсуждали с человеком, которому они звонили. Подробный отчет о звонках по продажам может позволить компании проанализировать данные о продажах, что может помочь ей улучшить общий процесс продаж. В этой статье мы обсудим, что такое отчет о звонках по продажам, рассмотрим, какие элементы следует включить в отчет о звонках по продажам, узнаем, как отчеты могут быть полезны торговым представителям, и изучим советы по созданию собственного отчета.

Что такое отчет о продажах?

Отчет о звонках по продажам — это документ, в котором фиксируются важные фрагменты информации, обсуждавшиеся во время звонка по продажам. Это позволяет руководителям отслеживать работу отдельных торговых представителей и анализировать предпочтения потенциальных клиентов. Как правило, торговый представитель заполняет отчет о телефонных звонках после завершения разговора с потенциальным клиентом. Отчеты могут различаться по объему и варьироваться от простых до подробных. Как правило, они включают такую ​​информацию, как имя и контактная информация клиента, примечания торгового представителя к подготовке, цель звонка, резюме звонка и дополнительную информацию.

Элементы для включения в отчет о звонках по продажам

Каждая компания может включать различную информацию в свои отчеты о звонках по продажам. Некоторым компаниям требуются представители для создания кратких отчетов, в то время как другим могут потребоваться подробные отчеты. Независимо от предпочтительного формата отчетов о звонках по продажам в вашей компании, эти документы являются полезными инструментами для членов отдела продаж и их руководителей. Хотя окончательного формата для отчетов о звонках по продажам не существует, вот некоторые общие элементы, которые вы можете включить:

Контактная информация клиента

В своем отчете по продажам вы можете начать с документирования информации о потенциальном клиенте, которому вы звоните. Эта информация обычно включает название компании клиента, конкретного человека, с которым вы разговариваете по телефону, и его роль в компании. Кроме того, вы можете включить соответствующую контактную информацию, такую ​​как номер телефона и добавочный номер клиента, его адрес электронной почты и веб-сайт их компании.

Заметки о подготовке

Прежде чем звонить потенциальному клиенту, подумайте о том, чтобы провести некоторое исследование его компании, чтобы подготовиться. Информация о компании может помочь ускорить процесс продаж во время звонка. Во время исследования вы делаете заметки о том, что может понадобиться компании, и проверяете, с какими людьми вы можете поговорить, чтобы завершить продажу.

Цель звонка и план звонка

Сделав заметки о подготовке, напишите цель звонка в своем отчете о звонках по продажам. Например, целью вашего коммерческого звонка может быть контакт с потенциальными клиентами, с которыми вы никогда раньше не разговаривали, или холодный звонок. Кроме того, ваш звонок может быть запланированной встречей, регулярным посещением, входящим звонком по продажам или исходящим звонком по продажам. Во время входящего звонка клиент может связаться с торговым представителем. Для сравнения, торговый представитель обычно звонит потенциальному клиенту во время исходящего звонка. Разработка плана звонков может помочь вам начать каждый звонок со стратегии достижения вашей цели продаж.

Дата, время и продолжительность звонка

Включение даты, времени и продолжительности звонка в отчет о звонках по продажам может помочь вашим руководителям проанализировать показатели эффективности. Супервайзеры по продажам могут использовать эту информацию для определения тенденций, например, в какое время лид с наибольшей вероятностью ответит на телефонный звонок. Они также могут проверить среднюю продолжительность ваших звонков по продажам, чтобы оценить ваш общий процесс продаж. Например, если успешный торговый представитель постоянно совершает короткие звонки, его руководитель может использовать информацию об их эффективности для планирования будущих обучающих мероприятий для отдела продаж.

Резюме звонка

В резюме звонка по продажам вы можете описать результаты звонка. Вы также можете перечислить любые проблемы, упомянутые клиентом во время звонка, темы, которые вы обсуждали, и любую другую соответствующую информацию. Добавление сводки по звонкам по продажам может улучшить отчет по звонкам по продажам, поскольку вы сможете обращаться к нему при совершении звонков тому же клиенту в будущем. Кроме того, руководители могут использовать эту информацию для выявления любых тенденций в общей производительности вашей команды.

Анализ и дата наблюдения

Рассмотрите возможность добавления отзыва о вашем разговоре, а также вашего анализа звонка. Это может включать встречи, которые вы забронировали, словесные сигналы, которые вы заметили, и продажи, которые вы закрыли. Добавление этой информации может помочь вашему руководителю отслеживать процесс продаж вашей команды и вносить предложения по улучшению, если это необходимо.

Дополнительные материалы

В этом разделе вы можете перечислить любые мысли, которые у вас есть о том, что вы хотели бы обсудить во время повторного звонка с конкретным клиентом. Вы также можете отметить любые материалы, которые вы планируете отправить клиенту до повторного звонка. Руководители могут проверить эту часть отчета о телефонном звонке, чтобы оценить, насколько торговый представитель подготовился к последующему звонку, и дать советы о том, как они могут подготовиться к успешной продаже.

Преимущества отчетов о звонках по продажам

Использование отчетов о звонках по продажам в отделах продаж дает множество преимуществ. Супервайзеры по продажам могут анализировать данные из отчетов, использовать их для настройки стратегий отдела продаж в будущем и сравнивать их с данными конкурентов. Отчеты о звонках по продажам могут принести пользу вам и вашей компании за счет:

Выявление тенденций

Во время разговора потенциальные клиенты иногда обсуждают тенденции, происходящие в отрасли, что может помочь руководителям отдела продаж узнать новую отраслевую информацию и быть в курсе последних событий. Это дает им возможность понять, что делают компании-конкуренты, что может помочь им направить вас и вашу команду к закрытию большего количества продаж. Выявление тенденций также может помочь вашему отделу продаж улучшить стратегию продаж.

Предоставление информации для будущих обучающих мероприятий

Супервайзеры часто используют информацию в отчетах о звонках по продажам, чтобы проанализировать элементы звонков и узнать, как их торговые представители преуспевают и в каких областях им нужно больше обучения. Например, ваш руководитель может проверить сводную часть отчетов о звонках по продажам вашей команды и узнать, что многие представители тратят много времени на начало звонков по продажам. Затем ваш руководитель может создать учебные материалы, объясняющие правильную продолжительность различных частей звонка по продажам, которые могут помочь вам повысить показатель успешных звонков по продажам, перемещая больше клиентов через воронку продаж компании.

Повышение ответственности сотрудников

Отчеты о звонках по продажам — эффективный инструмент отчетности. Когда супервайзер просматривает отчеты о ваших звонках по продажам, это может мотивировать вас прикладывать максимум усилий для каждого звонка, что может улучшить ваши результаты продаж. Закрытие большого количества продаж также может мотивировать менеджеров дать вам положительный отзыв о вашей работе, что может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице в компании.

Понимание, какие области улучшить

Отчеты о звонках по продажам могут помочь вам понять, в каких областях вам может потребоваться дополнительное обучение. Для вдохновения вы можете попросить своего руководителя внести несколько предложений и предоставить учебные материалы. Они могут предоставить индивидуальное обучение, которое может помочь вам улучшить определенные навыки. Например, если вы заметили, что часто создаете краткий раздел подготовки в своих отчетах о звонках по продажам и заинтересованы в увеличении количества успешно завершенных продаж, вы можете попросить своего руководителя дать совет о том, как подготовиться перед тем, как сделать звонок. которые могут помочь вам закрыть больше продаж.

Советы по отчету о звонках по продажам

Вот несколько советов, как эффективно сообщать о звонках по продажам:

Заполняйте отчеты оперативно

В тот момент, когда вы закончили звонок, рассмотрите возможность написания отчета о звонке. Это идеальное время, потому что информация из звонка свежая и легко запоминается. Поскольку вы можете ежедневно звонить нескольким потенциальным клиентам, запоминать отдельные разговоры в конце дня может быть непросто. Чтобы ваши отчеты о звонках по продажам были максимально точными, вы можете заполнять их сразу после каждого звонка.

Используйте систему или шаблон

Рассмотрите возможность создания или использования шаблона при написании отчетов о звонках по продажам. Наличие единого метода сбора и хранения данных может упростить процесс написания и облегчить быстрый просмотр отчетов. Вы также можете использовать текстовый процессор или документ, хранящийся в облаке, чтобы вы и ваша команда могли получать доступ к отчетам и шаблонам по мере необходимости.

Определить, как руководители намерены использовать отчеты

Чтобы узнать больше о целях ваших отчетов о звонках по продажам, попросите своих руководителей объяснить, почему они их используют. Это может помочь вам понять, как отчеты положительно влияют на ваши продажи. Ваш руководитель также может предоставить дополнительную информацию о том, как отчеты о звонках по продажам могут помочь компании в достижении целей продаж.

Просмотрите свой отчет перед повторным звонком

Прежде чем начать последующий звонок потенциальному клиенту, подумайте о том, чтобы просмотреть сводку и анализ в исходном отчете о телефонных звонках. Может быть полезно просмотреть то, что вы уже обсудили, чтобы вы могли сосредоточиться на ключевой информации во время предстоящего звонка, например, на каком этапе цикла продаж находится клиент и что он заинтересован в покупке.