Организованное общение: что это такое, разные типы и почему это важно

15 апреля 2021 г.

Организованная коммуникация – важный элемент любого успешного бизнеса. Организованная коммуникация компании включает в себя множество различных стилей общения между множеством различных групп людей. Понимание того, как эффективно общаться, способствует успеху вашего бизнеса. В этой статье мы обсудим, что такое организационная коммуникация, почему она важна и какие типы организованной коммуникации используют для достижения успеха.

Что такое организованное общение?

Организованная коммуникация – это термин, который охватывает все коммуникации для компании и ее представителей. Это включает в себя общение между сотрудниками, а также внешнее общение. Компании часто стремятся иметь унифицированное сообщение за формальными коммуникациями, при этом все сообщения должны следовать более широкому плану коммуникации.

Почему коммуникации в организациях важны?

Коммуникация в организациях важна, потому что как внутри, так и снаружи эффективная коммуникация создает среду, в которой ваш бизнес может процветать. Некоторые из наиболее ценных преимуществ эффективной организационной коммуникации включают в себя:

Помогает создать бренд компании

Для бизнеса важно иметь устоявшийся бренд. Это создает знакомство для клиентов, чтобы они знали, чего ожидать от вашей компании. Наличие устоявшегося бренда также облегчает развитие лояльности клиентов, что является отличным инструментом для удержания клиентов и увеличения продаж.

У крупных компаний могут быть сложные стратегии брендинга, в том числе определенные принципы брендинга для различных форм коммуникации, например, наличие уникального стиля в социальных сетях, который является более игривым, но при этом представляет профессиональный стиль на веб-сайте компании.

Это позволяет менеджерам устанавливать кадровую политику

Создание внутренних политик для персонала позволяет сотрудникам узнать, чего их работодатель ожидает от них в самых разных рабочих ситуациях. При создании политики для компании важно разработать методы эффективного информирования о своих политиках. Руководители могут обучать персонал политикам с помощью различных средств, включая справочники для сотрудников, внутренние памятки или собрания персонала для описания новых политик и процедур.

Наличие единой кадровой политики не только помогает оптимизировать работу, но и помогает создать более безопасное рабочее пространство, устанавливая правила приемлемого поведения сотрудников. Эффективная коммуникация также позволяет персоналу выражать озабоченность по поводу существующих политик, чтобы помочь вам создать обстановку, в которой каждый чувствует себя желанным гостем и получает поддержку.

Это облегчает реакцию на непредвиденные события

Хотя предприятия стремятся быть готовыми ко всем ситуациям, иногда вы можете столкнуться с неожиданными событиями. Это могут быть события, характерные для компании, или более масштабные изменения, требующие широкомасштабной адаптации во многих компаниях и отраслях. Когда возникают обстоятельства, которые компания не планировала, эффективная организованная коммуникация позволяет эффективно и действенно реагировать, чтобы как можно быстрее вернуться к оптимальной работе, четко сообщая о новых планах всем в компании.

Все сотрудники сосредоточены на одних и тех же целях

При работе над проектом, который требует совместной работы, организованное общение позволяет всем сотрудникам компании работать вместе, чтобы гарантировать, что все задачи работают на один и тот же конечный продукт. Эффективное организованное информирование о целях представляет собой сложный процесс, начиная от официальных встреч или служебных записок, в которых излагаются обязанности каждого сотрудника или команды, и заканчивая неформальными беседами между сотрудниками. Для компании важно иметь как официальные каналы, по которым распространяется ключевая информация, так и культуру, позволяющую проводить обсуждения между сотрудниками вне официальных встреч или служебных записок.

Это помогает поддерживать позитивное рабочее пространство

Поддержание морального духа сотрудников создает атмосферу, которая способствует успеху всей компании. Открытое общение — мощный инструмент для поддержания счастья сотрудников. Когда сотрудники понимают, каковы их ожидания и обязанности, им легче достигать целей и получать положительные результаты и отзывы, что приводит к общему укреплению морального духа.

Также важно создать атмосферу, в которой сотрудники чувствуют, что их слушают. Предоставляя сотрудникам возможность выражать озабоченность или вносить предложения, а также демонстрируя, что руководство прислушивается к комментариям и справедливо их рассматривает, вы можете помочь своим сотрудникам и членам команды почувствовать, что компания их ценит.

Способствует изменениям и росту

Успешная компания, работающая много лет или десятилетий, часто претерпевает ряд изменений в своем функционировании. Поскольку рынок, который обслуживает бизнес, меняется, для компании важно приспосабливаться к нему. Эффективная организационная коммуникация является жизненно важной частью того, чтобы быть в курсе современных передовых практик.

Эффективно создавая каналы для общения сотрудников, компания гарантирует, что сотрудники с предложениями будут иметь возможность поделиться ими. Как только ваша компания решит внести изменения в процедуры, старшие сотрудники смогут быстро и в полном объеме донести новые идеи до всех соответствующих сотрудников. Наконец, компания может сообщать общественности новости об изменениях, чтобы информировать потенциальных клиентов о новых или улучшенных услугах, доступных для них.

Это улучшает общественный имидж вашей компании

Связи с общественностью являются важной частью поддержания положительного общественного имиджа. Например, в период или событие, когда компания плохо освещается в прессе, стратегия связей с общественностью позволяет компании контролировать сообщения о своих проблемах с общественностью, чтобы поддерживать более положительную репутацию.

Коммуникации по связям с общественностью характерны не только для трудных времен. Обмен публичными сообщениями также является эффективной стратегией для создания позитивных ассоциаций с компанией, например, для привлечения внимания к благотворительным пожертвованиям или положительному влиянию продукта услуги, предоставляемого компанией, на сообщество.

Типы организационной коммуникации

Организация с потребностями в общении должна иметь возможность использовать широкий спектр стилей общения. Вот некоторые из этих стилей общения и важные соображения, которые помогут вам и вашей компании получить максимальную отдачу от каждого из них:

Формальный против неформального

Первое, что следует учитывать при классификации типа организационной коммуникации, — доставляется ли сообщение по официальным каналам или нет. Официальная коммуникация охватывает любые официальные действия компании, которые обмениваются информацией. Это может включать в себя общение, такое как собрание сотрудников для представления нового продукта, руководство компании, объясняющее стандартные рабочие процедуры в офисе, или пресс-релиз, распространяемый среди общественности. Компания по-прежнему может представить официальное действие более небрежно, например, через сообщения в своей учетной записи в социальных сетях.

Неформальное общение – это любое взаимодействие вне официальной коммуникационной структуры. Например, двое сотрудников, разговаривая за обедом, участвуют в неформальных дискуссиях. Неформальное общение является ключевым компонентом организованной коммуникационной структуры любой компании. Когда у сотрудника возникает простой вопрос, зачастую более эффективно задать его другому сотруднику или его руководителю неформально, а не следовать формальной процедуре, такой как отправка служебной записки или обращения в службу поддержки.

Вверх против вниз против горизонтали

При общении внутри компании относительный статус сторон взаимодействия влияет на динамику общения. Восходящая коммуникация показывает, как сотрудники общаются с вышестоящими должностными лицами, например, когда сотрудник разговаривает со своим менеджером. Сотрудникам важно понимать политику компании в отношении обращения к старшему персоналу, а также обеспечивать сотрудников методами обмена любыми опасениями или предложениями, которые у них есть, с высокопоставленными членами компании.

И наоборот, нисходящая коммуникация происходит, когда сотрудник общается с персоналом ниже его в организационной структуре. Цель нисходящего общения обычно состоит в том, чтобы обеспечить наилучшую рабочую этику для сотрудников всех уровней, поэтому важно, чтобы менеджер или высшее должностное лицо уважительно общались с сотрудниками, за которых они несут ответственность.

Наконец, горизонтальная коммуникация происходит между двумя сотрудниками на одном уровне иерархии компании. Часто это наиболее распространенная форма общения в бизнесе, когда сотрудники общаются со своими коллегами и коллегами в течение дня. Общение между сотрудниками помогает укрепить командный дух и заставляет сотрудников чувствовать себя более комфортно, предлагая или запрашивая помощь, когда это необходимо.

Устный против письменного

Делится ли компания информацией через текст или аудио, является важным фактором для любой организационной коммуникации. Несмотря на то, что как письменное, так и устное общение имеют свои собственные разнообразные варианты, такие как разница между служебной запиской компании и случайным электронным письмом между коллегами, или разница между собранием персонала или видео по связям с общественностью, у каждого из них есть некоторые общие ключевые принципы.

При использовании письменного общения наиболее важным отличием является неспособность представить с тоном. Это может убрать некоторые нюансы или тонкости из сообщений, что сделает более важным тщательный выбор слов. Письменное общение часто выигрывает от краткости, с более короткими абзацами и предложениями, которые лучше подходят для поддержания интереса читателя.

Устное общение дает вам возможность интонировать во время разговора, что делает взаимодействие более динамичным. Однако при устном общении особенно важно убедиться, что говорящий говорит четко, чтобы избежать недопонимания.

Внутренний против внешнего

Последним соображением при общении является то, хотите ли вы донести свое сообщение до сотрудников компании внутри компании или за ее пределами для широкой публики. Системы внутренней коммуникации являются неотъемлемой частью помощи сотрудникам взаимодействовать как можно более эффективно, и они также могут включать более откровенные наблюдения, чем публичные сообщения. Эта практика позволяет вам предоставлять сотрудникам информацию, не делясь какой-либо частной или потенциально негативной информацией.

Надежная внешняя коммуникация необходима для создания клиентуры и ее поддержания. У бизнеса могут быть более строгие правила для внешней коммуникации, чтобы помочь ему поддерживать более позитивный имидж в глазах общественности.