Организаторы мероприятий: часто задаваемые вопросы

25 марта 2021 г.

Поиск работы в области планирования мероприятий может потребовать некоторых предварительных размышлений о том, в каких мероприятиях вы хотите работать и хотите ли вы работать независимо или в организации. Организаторы мероприятий могут владеть собственным бизнесом, они могут работать в компаниях по планированию мероприятий или в компании, которая регулярно проводит мероприятия. Если вы заинтересованы в работе организатором мероприятий, дополнительные сведения об отрасли помогут вам понять, с чего начать поиск работы.

В этой статье мы отвечаем на часто задаваемые вопросы о планировании мероприятий, в том числе о том, что значит работать в области планирования мероприятий, требования к образованию для организатора мероприятий, полезные навыки для организаторов мероприятий и почему портфолио важно для организаторов мероприятий.

Что такое планировщик мероприятий?

Организатор мероприятий — это специалист по организации мероприятий, который организует мероприятия для клиентов. Это может включать планирование личных мероприятий, таких как свадьбы или дни рождения, или более крупных мероприятий, таких как корпоративные встречи или конференции. Организаторы мероприятий могут специализироваться на определенном типе мероприятия или планировать любой тип мероприятия. Некоторые организаторы мероприятий владеют собственным бизнесом по планированию мероприятий, в то время как другие работают в компаниях, которые либо предлагают услуги по планированию мероприятий, либо проводят свои собственные мероприятия достаточно часто, чтобы им требовались штатные планировщики.

Что значит работать в области планирования мероприятий?

Планирование мероприятий может включать в себя широкий спектр мероприятий, поэтому в зависимости от того, кто является вашим работодателем, вы можете регулярно работать над одними и теми же типами мероприятий или работать над многими типами мероприятий. Если вы работаете в корпорации, которая устраивает конвенции, вы, скорее всего, станете экспертом в том, как планировать конвенции и во всех деталях, связанных с этой работой. Если вы работаете в службе планирования мероприятий, которая работает для разных клиентов, вы можете работать над празднованием дня рождения ребенка, свадьбой и сбором средств одновременно.

Однако независимо от того, какие типы мероприятий вы планируете, общий процесс довольно похож. Некоторые из ваших задач могут включать:

• Встреча с клиентами для определения их потребностей

• Поиск места проведения

• Управление коммуникациями и договоренностью с площадкой

• Планирование меню блюд и любых мероприятий для мероприятия

• Составление списка гостей и схемы рассадки

• Наем и координация поставщиков, таких как поставщики общественного питания, развлечения, флористы и фотографы

• Общение с клиентом по мере необходимости

• Решение любых вопросов по мере их поступления

• Обеспечение того, чтобы мероприятие произошло в соответствии с планом, наблюдая за всем в день мероприятия

Какое образование или сертификация вам нужны?

Как правило, для организаторов мероприятий не требуется какое-либо специальное образование, хотя некоторые работодатели требуют, чтобы организаторы мероприятий имели степень бакалавра. Некоторые степени бакалавра, которые могут быть полезны при планировании мероприятий, включают связи с общественностью, гостеприимство, маркетинг и менеджмент. Кроме того, для организаторов мероприятий доступны сертификаты, в том числе сертифицированный специалист по организации встреч (CMP), сертифицированный специалист по управлению выставками (CEM) и сертифицированный специалист по проведению специальных мероприятий (CSEP).

Существует множество вариантов целевых курсов и программ, связанных с планированием мероприятий, помимо этих вариантов, поэтому, если вы заинтересованы в получении образования в этой области, вы, вероятно, можете найти программу рядом с вами или в Интернете. Хотя специальное образование не требуется для работы организатором мероприятий, получение степени бакалавра может помочь вам получить определенную работу, а посещение курсов по планированию мероприятий может научить вас важным и полезным навыкам.

Какие навыки полезны для организаторов мероприятий?

Организаторам мероприятий, как правило, требуется много навыков межличностного общения, чтобы справляться со своими обязанностями. Вот некоторые из этих полезных навыков:

• Возможность подключения к сети

• Прекрасные навыки общения

• Эффективная организация

• Способность решать проблемы

• Творческий подход

• Лидерские качества

Как найти свою первую работу по организации мероприятий?

Когда вы впервые ищете работу в области планирования мероприятий, вы можете решить, хотите ли вы работать самостоятельно или в компании, и если вы хотите работать в компании, то в какой компании. Например, вы можете захотеть определить, заинтересованы ли вы в работе на корпорацию для планирования их мероприятий или хотите ли вы работать в компании по планированию мероприятий с разнообразным набором клиентов.

Один из вариантов получить работу в качестве организатора мероприятий — сначала планировать мероприятия самостоятельно, чтобы создать портфолио. Это не обязательно должны быть крупные события, но события, которые показывают вашу способность управлять событием и собрать все необходимое. Вы можете быть в состоянии найти подобные события через вашу существующую сеть семьи, друзей и профессиональных знакомых. Другой вариант — работать координатором мероприятий в поддержку организатора мероприятий, чтобы набраться опыта.

Как бы вы ни решили начать свою карьеру в качестве организатора мероприятий, ваша сеть контактов и веб-сайты по поиску работы могут оказаться очень полезными. Если у вас есть сертификат или образование, относящееся к этой области, вы также можете использовать его, чтобы найти работу в качестве организатора мероприятий. Наконец, использование портфолио для демонстрации вашего опыта может показать потенциальным работодателям, что вы знаете, что делаете.

Почему портфолио полезно организаторам мероприятий?

Портфолио полезно для организаторов мероприятий, поскольку они могут эффективно продемонстрировать вашу работу, показывая визуальные эффекты и другие сведения о ваших мероприятиях. Планирование мероприятий — не самый простой навык, который можно продемонстрировать на собеседовании или короткой беседе, поэтому портфолио может говорить за вас, чтобы показать, на что вы способны. Это может быть эффективно как для потенциальных клиентов, так и для потенциальных работодателей. Даже простое портфолио может показать, на что вы способны, яснее любого словесного объяснения.

Что должно быть в портфолио организатора мероприятий?

Лучше всего включить в свое портфолио любой опыт, который у вас есть в организации мероприятий. Если у вас еще нет большого опыта, вы можете работать с другими творческими людьми в вашем регионе, чтобы организовать мероприятие, например постановку свадебного мероприятия с участием моделей, чтобы вы все могли получить пользу от примера вашего Работа. Если у вас запланированы мероприятия, идеальным вариантом будет использование фотографий с этих мероприятий.

Вы также можете стать волонтером некоммерческой организации, чтобы спланировать мероприятие, которое вы можете добавить в свое портфолио. Получение отзывов от любых предыдущих клиентов или коллег может помочь подтвердить, что вы способны спланировать высококачественное мероприятие. Портфолио планирования мероприятий, скорее всего, будет более наглядным, чем письменным, но может быть полезно включить описание проделанной вами работы.

Лучший способ поделиться своим портфолио — разместить его в Интернете на своем собственном веб-сайте или на хостинге. Вам также может понадобиться PDF-версия, которой вы можете поделиться и которую можно легко распечатать для передачи клиентам на встрече. Поскольку у ваших клиентов и потенциальных работодателей могут быть разные потребности или разное понимание технологий, наличие множества вариантов позволяет вам быть гибким.

Каковы два основных рынка для организаторов мероприятий?

Как упоминалось выше, вас могут нанять для планирования различных мероприятий на протяжении всей вашей карьеры, и эти мероприятия обычно относятся к одной из двух категорий. Эти категории называются «Встречи, выставки, события и съезды» (MEEC) и «Социальные, военные, образовательные, религиозные и братские» (SMERF). Хотя многие организаторы мероприятий работают в обеих категориях, некоторые предпочитают сосредотачиваться на одной или другой.

Мероприятия MEEC в большей степени ориентированы на бизнес и носят более профессиональный характер. Они также часто больше, хотя это может варьироваться в зависимости от отрасли. Мероприятия SMERF носят более личный характер и могут варьироваться от очень случайных до очень формальных в зависимости от типа мероприятия и ожиданий клиентов. Мероприятие SMERF может иметь сотни участников, но часто меньше по масштабу, чем мероприятие MEEC. Однако это не означает, что мероприятие SMERF менее сложное, чем мероприятие MEEC, поскольку такие мероприятия, как свадьбы, могут быть довольно сложными и дорогими.

Как нетворкинг может помочь вашей карьере в организации мероприятий?

Нетворкинг может очень помочь вам в карьере организатора мероприятий. Вы можете найти своих первых клиентов по планированию мероприятий через свою сеть, которые позволят вам создать свое портфолио. Вы также можете обнаружить, что у вас есть связи, которые помогут вам найти работу в компании в качестве организатора мероприятий. Если вы работаете в бизнесе по планированию мероприятий, который зависит от клиентов, вам часто необходимо создать собственную сеть клиентов и рефералов помимо того, что напрямую связано с бизнесом. Общение с поставщиками в областях, в которых вы работаете, может помочь вам заключать более выгодные финансовые сделки и проводить лучшие мероприятия.