Организация почтовых ящиков на рабочем месте (с шагами и преимуществами)

Независимо от того, в какой должности или отрасли вы работаете, умение управлять и организовывать свой почтовый ящик является жизненно важным навыком, поскольку позволяет вам лучше общаться с коллегами, клиентами и другими профессиональными связями. Многие работодатели ценят кандидатов, которые могут использовать функции провайдера электронной почты для фильтрации, классификации и сортировки своих сообщений для более эффективного общения. В этой статье мы рассмотрим преимущества организации сообщений электронной почты и расскажем о некоторых способах организации почтового ящика.

Преимущества организации сообщений электронной почты

Вот несколько важных причин научиться эффективному управлению и организации электронной почты:

Улучшенная эффективность связи

Когда вы сможете сортировать электронные письма и расставлять приоритеты, вы можете повысить скорость ответа на самые важные сообщения. Например, если вы создадите систему сортировки, которая помещает все электронные письма, на которые вы должны ответить, в одну папку, вы можете сосредоточиться только на просмотре этой папки и уменьшить отвлекающие факторы от несрочных электронных писем. Кроме того, способность эффективно общаться показывает ваши навыки тайм-менеджмента и уважение ко времени людей.

Лучшее управление временем

Если вы получаете электронные письма с призывами к действию, вы можете использовать организацию электронной почты, чтобы создать список дел из этих сообщений. Затем вы можете увидеть, сколько у вас задач, и оценить, сколько времени потребуется для их выполнения. Это позволяет вам выделять определенное количество времени на каждую задачу, помогая планировать свой день.

После того, как у вас есть установленная система организации электронной почты, вы также с меньшей вероятностью будете тратить время на просеивание сообщений электронной почты, чтобы определить, на что нужно ответить и когда, какие действия вам нужно предпринять, а также является ли электронная почта важной. Это особенно верно, когда вы эффективно реализуете функции автоматической сортировки в своем почтовом ящике.

Снижение стресса, связанного с электронной почтой

Необходимость сортировать и отвечать на множество электронных писем в день может быть проблемой. Проявляя инициативу и создавая простую в использовании систему категоризации, вы можете уменьшить давление, которое может возникнуть при открытии полного почтового ящика.

Упрощенный поиск

Использование тегов, фильтров и папок может помочь вам быстрее искать сообщения. Например, если вы используете клиентские теги, вам будет проще выполнять поиск только по сообщениям, имеющим определенный клиентский тег. Это может сократить количество времени, которое вы тратите на поиск важных электронных писем, в том числе тех, на которые уже ответили, на которые еще не ответили и которые находятся в архиве.

Как организовать свои электронные письма

Используйте следующие стратегии для организации почтового ящика:

1. Создайте действенные папки для входящих писем

Этот процесс включает в себя перемещение электронных писем в папки, отмеченные определенными приоритетами задач. Сначала создайте новую папку и назовите ее «To-Do». Затем создайте подпапки, чтобы разделить электронные письма, с которыми вам нужно действовать, в зависимости от того, как скоро вам нужно выполнить задачи. Вы можете назвать одну подпапку «Как можно скорее» для электронных писем, которые вам нужно адресовать в тот же день, другую папку «Последующие действия» для делегированных задач или задач, выполнение которых нужно подождать, пока вы не получите ответ от кого-то еще, и еще одну «Когда-нибудь». для писем с пожеланиями, которые вы хотите просмотреть в течение следующих нескольких недель.

Вот два других варианта, которые вы можете использовать для создания действенной системы папок:

Пятикратная система

Рассмотрите возможность использования этой системы из пяти папок для разделения сообщений с более конкретными сроками:

• Входящие: это ваш общий почтовый ящик, куда приходят все ваши сообщения. У вашего поставщика услуг электронной почты уже есть эта папка.

• Сегодня: создайте эту папку, чтобы размещать сообщения, которые вам нужно адресовать, в течение дня, когда вы их получили.

• На этой неделе: используйте эту папку для сообщений, которые могут подождать несколько дней после их получения.

• В этом месяце: эта папка предназначена для сообщений, которые вам необходимо решить до конца месяца, в котором вы их получили.

• К вашему сведению: используйте эту папку для сбора электронных писем, которые вы хотели бы просмотреть в ближайшем будущем, но не в течение определенного периода времени. Эти сообщения могут включать информационные бюллетени с интересными статьями или информационные сообщения, которые вы хотите иметь в своем распоряжении.

метод Эйзенхауэра

Вы можете использовать метод Эйзенхауэра, также известный как матрица Эйзенхауэра или ящик Эйзенхауэра, для организации электронных писем в зависимости от того, насколько срочно вам нужно их адресовать, и есть ли электронные письма, которые вы можете вообще игнорировать. Вот четыре элемента метода Эйзенхауэра:

• Срочные и важные: это электронные письма, на которые вы должны ответить как можно скорее, например, в тот же или на следующий день после их получения.

• Срочные и неважные: вы часто можете делегировать призывы к действию из этих электронных писем товарищам по команде или коллегам, у которых есть время и возможности для этого. Вы также можете запланировать время для этих задач в конце рабочего дня, чтобы они были выполнены к сроку, но у вас все еще оставалось время в течение дня, чтобы сосредоточиться на более важных задачах.

• Несрочные и важные: это электронные письма, которые вы можете отправить позже, например, в течение недели или месяца. Вы можете подумать о том, чтобы установить напоминания для себя, чтобы решать их своевременно, независимо от крайнего срока.

• Несрочные и неважные: во многих случаях вы можете удалить эти сообщения или просто проигнорировать их. Вы также можете направить их другому члену команды, который лучше подходит для работы с этими электронными письмами в свободное время.

2. Попробуйте функцию автосортировки

Вы также можете автоматически переносить электронные письма в определенные папки на основе определенных критериев. Создавайте фильтры и правила автомаршрутизации (которые представляют собой приказы, которые вы даете провайдеру электронной почты автоматически перемещать сообщение в определенное место), назначая определенные папки для электронных писем, которые содержат определенные ключевые слова в строке темы или исходят от определенных отправителей.

Как только эта система будет установлена, входящее электронное письмо, содержащее ключевые слова или отправленное от этого отправителя, будет автоматически появляться в соответствующей папке, а не в вашем обычном почтовом ящике. Например, вы можете создать правило, которое направляет электронные письма, содержащие слово «счет» в строке темы, в папку с названием «Ежемесячные счета». Многие провайдеры сортируют сообщения на основе подозрительных сообщений и неизвестных отправителей, как в случае со спамом.

3. Используйте функцию списка задач вашего провайдера электронной почты

Вы можете использовать провайдера, у которого есть возможность помечать электронные письма как элементы списка дел и устанавливать для них крайний срок. Эта функция часто предоставляет всплывающее окно с напоминанием и может даже добавлять эти элементы списка дел в ваш подключенный календарь. Другие провайдеры могут разрешить вам устанавливать напоминания вместо создания списка дел, которые могут заменить эту функцию.

4. Создавайте шаблоны для часто используемых ответов

Если вы часто отправляете электронные письма с одинаковым содержанием, рассмотрите возможность использования функции вашего провайдера для сохранения фрагментов текста в качестве дополнений быстрого ответа. Этот процесс обычно включает в себя выделение текста, который вы хотите использовать в будущем, нажатие кнопки для сохранения выделенного текста в качестве вставки быстрого ответа или шаблона электронной почты, а затем поиск его позже в коллекции быстрых ответов при составлении нового сообщения.

Вы часто можете использовать эту функцию для целых шаблонов электронной почты, которые вы можете настроить для своего получателя, и для небольших сегментов текста, которые вы часто повторяете, например, ваша контактная информация или обычные призывы к действию.

5. Настройте процесс автодействия

Если вы регулярно получаете электронные письма, которые необходимо переслать другому лицу, например счета-фактуры, финансовые отчеты или информацию о поездках, рассмотрите возможность настройки правила автоматической переадресации маршрута. Это включает в себя создание руководящих принципов, основанных на ключевых словах в строке темы и именах отправителей, которые фильтруют эти сообщения и пересылают их нужному человеку по электронной почте. Для этого вы можете создать направляющую так же, как и для автоматической сортировки, но щелкнуть параметр переадресации и добавить имена целевых получателей.

6. Проверьте свой почтовый ящик на наличие нежелательных подписок по электронной почте.

Регулярно проверяйте свою электронную почту на наличие любых информационных бюллетеней, напоминаний или сообщений воронки продаж, которые вам больше не интересны. Нажмите доступную кнопку отказа от подписки, чтобы изменить настройки электронной почты, например полностью отказаться от подписки или уменьшить количество получаемых сообщений электронной почты. Это может помочь вам ускорить организацию вашей электронной почты, поскольку у вас будет меньше писем для ручной или автоматической сортировки.

7. Классифицируйте с помощью ярлыков, тегов и флажков

Ярлыки и теги позволяют назначать категории электронной почты, которые помогают искать электронные письма в папке «Входящие» или автоматически перемещать их в определенные папки. Они могут включать название отдельных проектов, клиентов, типы задач или сроки.

Флаги могут быть представлены в виде значков с цветовой кодировкой, для которых вы можете создать свою собственную систему цветовых кодов для приоритизации или категоризации. Например, вы можете поставить красные флажки для высокоприоритетных электронных писем или для определенного клиента. У некоторых провайдеров также есть флаги приоритета, которые вы можете добавлять к электронным письмам, когда отправляете их другим, чтобы получатель мог видеть, что электронное письмо важно. Вы также можете добавить эти флаги приоритета к входящим электронным письмам, чтобы помочь вам своевременно управлять своими сообщениями.

Вы можете использовать эти категории для быстрого поиска определенных сообщений или дальнейшей сортировки папок по приоритету, типу задачи и связи с проектом.

8. Выберите общий почтовый ящик для команд

Еще один способ уменьшить количество электронных писем в вашем индивидуальном почтовом ящике и улучшить организацию электронной почты — создать общий почтовый ящик для группы людей, которые работают вместе и которым необходимо видеть одни и те же сообщения. Например, в вашей организации может быть общий почтовый ящик для отдела маркетинга, один для финансового отдела и один для отдела обслуживания клиентов. Если вы работаете в отделе маркетинга, вы можете искать важные сообщения, связанные с маркетингом, в общей папке «Входящие», а не сортировать электронную почту, которая может содержать более широкий спектр сообщений.

Для дальнейшего улучшения организации вы и ваша команда можете разработать систему категоризации и тегов с папками, ручной сортировкой и автоматической маршрутизацией.

9. Создайте учетные записи электронной почты для каждой части вашей жизни

Если вы фрилансер или подрядчик без электронной почты, спонсируемой работодателем, создание учетной записи электронной почты для каждого аспекта вашей жизни может помочь вам разделить типы сообщений в специальные почтовые ящики. Например, у вас может быть личный почтовый ящик и почтовый ящик фрилансера. Если у вас есть электронная почта, спонсируемая работодателем, вы также можете отделить любые рабочие сообщения фрилансеров или консультантов от личных и других сообщений, связанных с работой, создав для каждого из них отдельные почтовые ящики.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.