Определения бессрочных систем инвентаризации (с примерами)

22 февраля 2021 г.

Отслеживание движения товаров является важной частью многих операций бухгалтерского учета. Некоторые компании делают это путем подсчета запасов через определенные промежутки времени. Другие учитывают покупки в момент продажи, используя программную технологию, известную как система непрерывного учета. В этой статье мы объясним, что такое система постоянной инвентаризации, преимущества использования такой системы и способы ее использования.

Что такое постоянная система инвентаризации?

Постоянная система инвентаризации — это способ отслеживания потока товаров и услуг в точке продажи. Эти системы обычно полагаются на программное обеспечение точек продаж для подсчета продаж конкретных товаров и сравнения этих продаж с ожидаемой общей базой продуктов компании. Почти в любое время вы можете запустить отчет в системе непрерывного учета, который дает относительно точное представление о том, сколько запасов находится на складе в данный момент.

Иногда компания проводит физический подсчет своих запасов и сравнивает их с этой системой, чтобы обеспечить точность и согласовать свои записи. Некоторые предприятия делают это регулярно, чтобы отслеживать потери, такие как потери и кражи.

Преимущества использования системы постоянной инвентаризации

Многие специалисты считают постоянную инвентаризацию, при которой запасы постоянно подсчитываются в точке продажи, лучше, чем периодическая физическая инвентаризация, поскольку она может в любое время обеспечить обзор потребностей в заказе в режиме реального времени. Это также менее трудоемко, чем система, которая требует частых физических инвентаризаций.

Системы постоянного учета обычно интегрируются с другими функциями бухгалтерского учета, такими как бюджетирование и закупки, что упрощает принятие сложных бизнес-решений. Системы непрерывной инвентаризации также упрощают процесс объяснения расхождений между системой точек продаж и подсчетом физических запасов из-за подробного характера их записей.

Постоянная инвентаризация против периодической инвентаризации

Постоянная инвентаризация и периодическая инвентаризация – это разные системы, которые в конечном итоге дают несколько разные результаты учета. Вот некоторые различия между этими двумя системами:

• Гибкость: пользователи могут изменять системы постоянного учета, чтобы быстро отражать новые продукты или процессы. Предприятия могут изменять периодические запасы только тогда, когда запасы физически подсчитываются, что может привести к тому, что информационная отчетность будет отставать от разумного периода принятия решения.

• Скорость: постоянная инвентаризация возникает почти мгновенно, когда потребитель покупает продукт или когда товар удаляется со склада. Периодическая инвентаризация происходит только через определенные промежутки времени, поэтому вам, возможно, придется подождать до следующего сеанса инвентаризации для получения необходимой информации.

• Трудоемкость: постоянная инвентаризация — это электронный процесс, в котором используется программное обеспечение для торговых точек, чтобы отслеживать, сколько товаров продано и сколько есть на складе. Хотя многие предприятия иногда физически подсчитывают запасы, чтобы убедиться, что их система работает правильно, программное обеспечение системы непрерывного учета автоматизирует большую часть работы по инвентаризации. Периодическая инвентаризация является более трудоемкой, поскольку требует физического подсчета каждого товара на складе всякий раз, когда компания хочет знать, сколько продукта они фактически продали.

• Согласование отчетов: большинство систем непрерывного учета включают подробную информацию о продажах, покупках и других видах потерь продукции, таких как отходы или кражи. В результате относительно легко согласовать различия между физическими и цифровыми инвентарными записями. Расхождения сложнее объяснить при использовании системы периодической инвентаризации, потому что процесс не часто включает такие конкретные детали.

Как перейти на постоянную систему инвентаризации

Если вы хотите использовать постоянную систему инвентаризации в своем бизнесе, вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы начать:

1. Определите свои потребности

Первое, что нужно учитывать при переходе на систему непрерывного инвентаризации, — это потребности бизнеса. Если у вас уже есть сложные меры учета, рассмотрите возможность использования системы, которая будет легко интегрироваться с вашими существующими системами. Если у вас нет определенного процесса учета, подумайте об объеме инвентаря, который вы продаете, и о масштабе программного продукта инвентаризации, который вы, вероятно, захотите использовать. Вы также можете подумать о том, как часто вы хотите или должны выполнять физическую инвентаризацию при оценке ваших потребностей в программном обеспечении для постоянной инвентаризации.

2. Выберите программную систему

Начните выбирать программную систему с изучения типов доступных программ. Если у вас есть определенные виды оборудования для торговых точек, такие как компьютерные терминалы или кассовые аппараты, также примите во внимание характеристики этих устройств. Веб-поиск по терминам «программное обеспечение системы постоянного учета» или «программное обеспечение для управления запасами» может продуктивно начать поиск.

3. Перенесите свой инвентарь

После того, как вы выбрали программное обеспечение системы непрерывного инвентаризации, вы можете добавить свой инвентарь и начать использовать его в своих повседневных операциях. Многие компании-разработчики программного обеспечения предлагают обучающие курсы для начала работы с их продуктами. Некоторые даже предлагают поддержку интеграции на месте. Подумайте о том, чтобы воспользоваться такими возможностями адаптации, если они доступны.

Вы также можете задокументировать свой опыт, чтобы обдумать его позже. Например, если определенный рабочий процесс кажется сложным, вы можете сделать пометку, чтобы вернуться к этому элементу для дополнительного обучения.

Примеры использования системы постоянной инвентаризации

Вы можете задаться вопросом, будет ли полезно использовать систему непрерывного инвентаризации в вашем собственном бизнесе. Вот несколько примеров случаев, когда компания может захотеть перейти на постоянную инвентаризацию:

Рост до масштаба

Быстрорастущий бизнес может выбрать систему постоянной инвентаризации, потому что периодическая инвентаризация стала слишком физически громоздкой. Например, если у вас есть книжный магазин, вы внезапно удвоили свои продажи и открыли второй магазин, вы можете переключиться на систему постоянной инвентаризации, чтобы сэкономить на стоимости труда, связанной с физическими инвентаризациями. В этом примере постоянная система инвентаризации также позволит вам упростить управление запасами в нескольких местах.

Доступ к новым технологиям

Еще один хороший момент, чтобы начать использовать систему непрерывного инвентаризации, — это появление новых технологий или оборудования. Например, если у вас есть пекарня, вы годами использовали устаревшее оборудование и теперь приобрели новые кассовые терминалы, вы также можете одновременно интегрировать систему непрерывного учета. Если аппаратные ограничения не позволили использовать постоянную инвентаризацию, обновления могут стать хорошей возможностью для перехода.

Обучение сотрудников или текучесть кадров

Если у вас запланировано серьезное обучение сотрудников или вы нанимаете новых сотрудников, что приведет к групповой адаптации, у вас также может быть хорошая возможность перейти на систему постоянной инвентаризации. Например, если вы управляете сезонным магазином снаряжения для плота, вы можете переключиться на постоянную систему инвентаризации до начала сезона. Таким образом, когда ваши сезонные сотрудники прибудут на обучение, вы сможете интегрировать новое программное обеспечение в их регулярные учебные занятия.