Опережение и отставание: определение и как использовать эти инструменты управления проектами

29 апреля 2021 г.

В управлении проектами существует множество стратегий, которые можно использовать для определения целей, координации проектов и превышения целей. Менеджеры по расписанию проекта иногда используют опережение и отставание в качестве метода планирования своей деятельности в рамках графика проекта. Опережения и задержки могут быть полезными инструментами для эффективного планирования, оптимизации сроков и в качестве входных данных для определения критического пути проекта. В этой статье мы вводим термины «опережение» и «запаздывание», объясняем, для чего они используются, и приводим пример практического использования опережения и отставания.

Что такое отставание?

В управлении проектами отставание относится к задержке перед началом следующего действия на временной шкале проекта. Есть много причин запланировать задержку, в том числе:

• Ограничения ресурсов: может возникнуть задержка, если для проекта недоступны материалы. Например, в строительном проекте ожидание доставки древесины может привести к задержке.

• Физические ограничения: проблемы с доступом, время сушки или схватывания и необходимость завершения дополнительных проектов перед началом следующего этапа проекта — все это представляет собой физические ограничения.

• Ожидание даты или события. Иногда проекты связаны с определенными датами или событиями. Менеджеру расписания проекта, возможно, придется запланировать задержку, чтобы приспособиться к событию, или дождаться утвержденной даты начала фазы.

На сетевых диаграммах знаки плюс используются для обозначения задержек, поскольку они показывают добавление времени. Время задержки может относиться к часам, дням или неделям. Задержка — это любое количество времени, которое должно пройти между последующим действием и предшествующим действием.

Что такое лид?

Лиды и время выполнения относятся к перекрытию запланированных действий. Лиды возникают, когда одна фаза проекта начинается до завершения предыдущей фазы. В этих сценариях интересы существуют, когда предшествующая операция не требует рассмотрения физических ограничений, прежде чем может начаться последующая операция. На сетевых диаграммах символы вычитания обозначают отведения. Это связано с тем, что лиды сокращают продолжительность проекта за счет дублирования действий.

Лиды важны для менеджеров по расписанию проекта, потому что лиды позволяют им определять области, в которых возможно дублирование действий, и они могут сэкономить время. Например, проект с двумя действиями, первое из которых занимает четыре дня, а второе — шесть дней, будет завершено за 10 дней. Однако, если вы можете начать вторую операцию за два дня до завершения первой, проект теперь займет всего восемь дней. Проект, в котором каждое действие должно быть завершено до того, как может начаться другое, не будет иметь времени выполнения и, скорее всего, завершится с отставанием от графика.

Для чего используются опережение и отставание?

Руководители проектов используют опережение и отставание для выявления необходимых задержек и планирования возможностей экономии времени. При планировании проектов понимание времени опережения и задержки может помочь менеджерам точно предсказать дату окончания проекта. Эти инструменты также позволяют им оптимизировать этапы проекта и сократить ненужное время задержки.

Опережения и задержки могут помочь менеджерам логически упорядочить события в рамках более крупной временной шкалы проекта, создавать расписания и отслеживать эффективность. Менеджеры по строительству, ИТ-специалисты и планировщики проектов могут использовать опережение и отставание для организации, планирования и оптимизации своих проектов. Для этого менеджеры проектов иногда используют сетевые диаграммы, где символы «плюс» обозначают запаздывание, чтобы обозначить добавление времени, необходимого для завершения проекта, а символы вычитания представляют интересы, чтобы показать вычитание времени из общего количества.

Использование опережения и отставания в сетевых диаграммах

Планировщики, координаторы и менеджеры используют сетевые диаграммы, чтобы проиллюстрировать отношения между различными этапами своих проектов. Диаграммы могут быть полезным способом моделирования действий и определения времени опережения и задержки для оптимизации процесса планирования. Сетевые диаграммы, иногда называемые методом построения диаграмм приоритетов, позволяют планировщикам анализировать потенциальные опережения и отставания для выявления логических взаимосвязей.

На диаграмме предшествования существует четыре типа логических отношений:

• Отношения «окончание-начало» (FS): отношение «окончание-начало» означает, что одно действие должно быть завершено, прежде чем можно будет начать следующее. Примером этого может быть ожидание высыхания штукатурки в течение двух дней перед покраской.

• Отношения между завершением и завершением (FF): в этих отношениях второе действие зависит от первого, которое должно быть завершено, прежде чем оно сможет завершиться. Например, завершение гидроразрыва пласта может быть отложено до окончания испытаний под давлением.

• Отношения «начало к началу» (SS): в отношении «начало к началу» предшествующее действие должно начаться до того, как может начаться последующее действие. Например, профессионалам, возможно, придется подождать, чтобы начать смешивать химикаты, пока они не начнут проверку качества воздуха.

• Отношения от начала до конца (SF): последний тип логических отношений — это отношения от начала до конца. В этом довольно редком сценарии предшественница не может начаться до тех пор, пока не завершится последующая деятельность. Например, возможно, сайту потребуется дождаться начала просмотра клиентом, прежде чем он сможет завершить проверку.

Пример опережения и отставания

Некоторыми реальными примерами опережения и отставания могут быть определение последовательности проекта разработки программного обеспечения, планирование жилищного или коммерческого строительства или начало раскопок. Используя приложение для строительства, вот пример, показывающий, как опережение и отставание могут повлиять на проект:

Первым шагом подрядчика при запуске проекта с большим количеством движущихся частей может быть создание списка зависимых предшествующих действий. Они могут начать с описания основных этапов своего проекта, таких как проектирование, строительство, установка инженерных сетей и отделка. На этих этапах есть такие задачи, как составление чертежей, земляные работы, обрамление, сантехника, электрика, гипсокартон, покраска, установка окон и ландшафтный дизайн. Некоторые из этих задач зависят от завершения других до того, как они смогут начаться, а некоторые — нет.

Например, обшивка дома сухими стенами не может начаться, пока бригада не установит электропроводку. Однако озеленение и установка окон не зависят друг от друга, поэтому эти две задачи могут выполняться одновременно. В этом примере подрядчик может обозначить отношения, используя такие теги, как FS и SS, для определения зависимостей. Понимая логические взаимосвязи, менеджеры проектов могут оптимизировать даты начала задач и избегать дублирования или ненужных задержек.

Затем они могут использовать знаки плюс и вычитание для обозначения опережения и отставания. Если покраска может начаться через два дня после установки гипсокартона, это можно представить как FS + 2. Время отставания составляет два дня, и последующая операция не может начаться до тех пор, пока не закончится предыдущая работа. В этом примерном проекте монтаж проводки может начаться через три дня после начала монтажа каркаса. Чтобы запустить электричество, не нужно заканчивать каркас, его нужно просто начать. Подрядчик может представить это как SS-3.