Официальные благодарственные письма: что это такое и как их написать

Выражение благодарности в официальном письме показывает вашу признательность после профессиональных ситуаций, таких как собеседования при приеме на работу, рекомендации клиентов и установление новых деловых отношений. Вы можете не только выразить свою признательность в благодарственном письме, но и подтвердить свою заинтересованность и желание развивать профессиональные связи, которые вы установили.

Кроме того, официальные благодарственные письма напоминают вашим контактам о том, кто вы и о ваших отношениях с ними, и могут создать возможности для будущего общения. это может быть выгодно, например, найти работу, совершить продажу или приобрести нового клиента. В этой статье мы объясним, почему важно сказать спасибо в официальном письме, когда нужно отправить благодарственное письмо, и предложим шаблоны и примеры, которые помогут вам написать свое.

Почему важны благодарственные письма?

Отправка благодарственного письма после собеседования, рекомендации или приглашения на мероприятие показывает вашу признательность за внимание, проявленное к вам. Точно так же, отправляя благодарственное письмо, вы не только выражаете благодарность, но и строите профессиональные отношения, которые могут быть полезны для вашего карьерного роста и расширения вашей профессиональной сети.

Когда использовать официальное благодарственное письмо

Отправьте официальное благодарственное письмо в ситуациях, когда вы хотите выразить благодарность за что-то, что кто-то сделал для вас. Вот несколько ключевых моментов, когда благодарственное письмо уместно:

После направления или рекомендации

Независимо от того, получаете ли вы рекомендацию клиента или вы только что приобрели нового клиента по рекомендации другого клиента, отправка официального благодарственного письма может иметь большое значение для выражения вашей благодарности и укрепления ваших деловых отношений. Это особенно верно в отношении рекомендаций клиентов, поскольку предприятия зависят от лояльных клиентов и их удовлетворенности продуктами и услугами, которые они приобретают. Когда постоянные клиенты продвигают вашу организацию, рекомендуя своих друзей и родственников, покажите свою признательность в благодарственном письме, чтобы ваши клиенты знали, что вы цените их бизнес.

Точно так же рекомендации от клиентов или рефералов от компаний-партнеров также заслуживают благодарственного письма. Например, если текущий бизнес-клиент рекомендует другому клиенту воспользоваться вашими услугами, отправьте благодарственное письмо реферальному клиенту, чтобы выразить свою признательность за помощь вашему бизнесу.

Чтобы поблагодарить коллегу за помощь

Если коллега недавно помог вам в чем-то, например, выполнить задание в сжатые сроки, обязательно поблагодарите его за помощь. Хорошо продуманное письмо может помочь укрепить ваши рабочие отношения и показать вашим коллегам, что вы цените их время и таланты. Кроме того, когда вы выражаете благодарность своим товарищам по команде, вы показываете им, что цените их вклад и опыт, что способствует эффективному общению и сотрудничеству.

В знак благодарности за приглашение

Если ваш начальник приглашает вас на мероприятие для профессионального общения или коллега приглашает вас на вечеринку, благодарственное письмо может быть эффективным способом выразить признательность за приглашение.

Чтобы сказать спасибо вашей команде или персоналу

Демонстрация вашей команде или персоналу того, что вы цените их усилия и признаете их самоотверженность, имеет большое значение для повышения морального духа и поддержания здоровых дружеских отношений на рабочем месте. Точно так же выражайте свою благодарность, когда товарищи по команде делают все возможное, чтобы помочь вам соответствовать ожиданиям компании и отстаивать ценности компании.

Чтобы выразить благодарность своему работодателю

Так же, как и ваша команда, выражение благодарности вашему работодателю в таких случаях, как продвижение по службе или признание вашей работы, полезно. Кроме того, официальное благодарственное письмо новому работодателю может стать профессиональным способом поприветствовать его и выразить признательность за предложение о работе. В обоих случаях повторите, как вы будете продолжать оправдывать их ожидания в достижении успеха.

Как продолжение после собеседования при приеме на работу

Официальные благодарственные письма особенно важны после собеседования. Отправляя благодарственное письмо интервьюеру, вы можете выразить свою признательность за уделенное время и еще раз заявить о своей заинтересованности в удовлетворении потребностей организации. Это показывает работодателям вашу заботу и внимание, увеличивая шансы на второе собеседование или предложение о работе.

Виды официальных благодарственных писем

Вы можете отправить благодарственное письмо несколькими способами, в зависимости от того, что подходит для конкретных обстоятельств. Рассмотрите следующие типы благодарственных писем и официальных писем для создания вашего сообщения:

Сообщение электронной почты

В таких ситуациях, как последующие собеседования, деловые рекомендации и благодарственные письма коллегам, рассмотрите профессиональное электронное письмо, чтобы вы могли отправить свою заметку как можно скорее. Например, если вы недавно проходили собеседование при приеме на работу, отправка благодарственного сообщения в течение 24 часов после собеседования зачастую предпочтительнее, чем ждать несколько дней, пока письмо дойдет до интервьюера.

Деловое письмо

Официальное деловое письмо, отправленное по почте или доставленное лично, может быть уместно для благодарности клиентов за рекомендацию вашего бизнеса, выражения благодарности вашему работодателю за то, что они сделали для вас, и принятия нового предложения о работе. Например, если вы недавно приобрели нового клиента по рекомендации текущего клиента, отправка ему официального письма не только выражает вашу благодарность, но и персонализирует ваши отношения с клиентом и повышает репутацию вашей организации.

Открытка с благодарностью

Отправьте благодарственное сообщение с канцелярскими принадлежностями или небольшой открыткой и конвертом, когда выражаете благодарность коллегам и друзьям на рабочем месте. Это быстрый и профессиональный способ показать свою признательность, которую вы можете выразить лично. Например, если коллега направил вам специальное приглашение присоединиться к нему на рабочем уединении, поблагодарите его за то, что он вспомнил о вас декоративной открыткой, доставленной на его стол, когда вы вернетесь на работу.

Шаблон

Вот несколько шаблонов, которые вы можете применить к различным типам официальных благодарственных писем:

Сообщение электронной почты

[Subject line: Include your name and the reason for your email.]

[Greeting: Start with a professional salutation, using the recipient’s last name.]

[Email message: In one to two brief paragraphs, clearly express your gratitude to the recipient, being specific to what you’re thanking them for.]

[Closing: Conclude your email with a closing statement such as “many thanks”, “my regards” or another personable, yet professional closing.]

[Your first and last name], [job title]

[Your organization]

[Your contact phone number, if applicable]

Деловое письмо

[Date of correspondence]

[Recipient’s name], [job title]

[Recipient’s organization]

[Recipient’s street address]

[City], [state], [zip code]

[Greeting: Use the recipient’s last name in the salutation.]

[Letter body: In one to two paragraphs, explain why you are writing and what you’re thanking the recipient for.]

[Closing: Conclude your letter with a prompt for future contact and leave a space between your closing and typed name for your printed signature.]

[Your first and last name], [job title]

[Your organization]

[Your contact phone number and email]

Открытка с благодарностью

[Date]

[Greeting: Begin your message with a professional salutation, using the recipient’s last name for formal situations or their first name for informal situations, like thanking a co-worker.]

[Message: Use a single paragraph to express your appreciation to make your writing fit cleanly within the space of the card.]

[Closing: Depending on the formality, you can close your message with a friendly statement like “yours truly”, “thank you again” or related closing statement.

[Your signature]

Примеры

Используйте следующие примеры благодарственных писем и официальных писем, которые помогут вам при написании собственных:

Пример электронного благодарственного письма за информационное интервью

1 августа 2019 г.

Тема: Ян Ван Дюран — Спасибо за экскурсию

Уважаемая госпожа Дюбуа,

Я хочу выразить искреннюю благодарность за то, что вы нашли время встретиться со мной сегодня. Я так много узнал о рабочей среде и процессах, которые использует D&R Enterprises для производства высококачественного медицинского оборудования. Я искренне ценю ваш энтузиазм за то, что вы показали мне производственный цех и объяснили дизайн и производственный процесс. Я надеюсь использовать эти знания по мере прохождения профессионального обучения.

Я также хотел бы оказать помощь D&R Enterprises в будущих проектах, поскольку я очень хочу стать волонтером в сфере производства медицинского оборудования, чтобы развивать свои навыки в этой области.

Еще раз спасибо за ваше время и помощь,

Ян Ван Дюран

907-456-8080

Пример официального письма для нового бизнес-клиента

22 мая 2019 г.

Алонсо Гарсия, покупатель

Делмар Ассошиэйтс

1020 Мэйн Стрит Север

Сан-Диего, Калифорния 00120

Уважаемый господин Гарсия,

Я хочу выразить искреннюю благодарность за вашу помощь в приобретении Teleform Communications Services в качестве нового клиента для наших текущих проектов. Как вы знаете, этот новый контракт будет иметь неоценимое значение для обеспечения долгосрочного проекта реконструкции, который поможет Sustainable Office Solutions продолжать достигать своих целей по доходам.

Я искренне признателен вам за то, что вы нашли время, чтобы познакомить генерального директора Teleform с нашими услугами и рассказать их отделу закупок о преимуществах использования наших услуг по реконструкции. Я не сомневаюсь, что Teleform Communications выиграет от реструктуризации своих офисов, чтобы сделать их более энергоэффективными, и я надеюсь на продолжение наших успешных отношений в будущем.

Еще раз спасибо за внимание.

С теплыми пожеланиями,

Луи Феррино, директор по маркетингу

Устойчивые офисные решения, ООО

Пример благодарственной открытки для коллеги

18 апреля 2017 г.

Дорогая Дидра,

Я пишу, чтобы выразить благодарность за вашу помощь в завершении отчетов для оценки в понедельник. Я знаю, что нелегко посвятить дополнительное время чему-то вне вашего обычного графика, но ваш свежий взгляд и быстрое мышление помогли мне организовать все, что нужно директору для наших предстоящих встреч. Я искренне ценю ваше внимание, и если есть что-то, с чем я могу помочь, пожалуйста, не стесняйтесь спрашивать. Еще раз спасибо, Дидра.

С уважением,

Мелани Каан

Бухгалтерский учет