Образец политики корпоративных поездок (плюс 7 шагов для ее написания)
26 августа 2021 г.
Профессионалы во многих отраслях должны ездить в разные места для выполнения своих служебных обязанностей, таких как встречи с клиентами, посещение конференций, заполнение штатных должностей или наблюдение за объектами. Компании могут создавать корпоративные политики командировок, чтобы проинструктировать сотрудников о том, как проводить деловые поездки. Если вы ищете должность бизнес-лидера, менеджера по персоналу или другого специалиста, вам может быть полезно узнать, как формировать процедуры командировок. В этой статье мы обсудим определение, важность и использование такой политики, рассмотрим, как ее написать, и предоставим образец корпоративной политики в отношении командировок, который поможет вам.
Что такое корпоративная политика в отношении поездок?
Политика корпоративных командировок, также называемая политикой командировок и расходов, представляет собой набор официальных рекомендаций для любых поездок, связанных с работой. Бизнес-лидеры создают этот тип политики, чтобы объяснить сотрудникам надлежащие процедуры организации их рейсов, отелей и других планов, связанных с поездками. В частности, в этих документах описывается, как сотрудники могут оплачивать командировочные расходы и какие расходы покрывает бизнес. Организации могут предоставить деньги заранее или предложить возмещение. Поскольку компании могут потребовать, чтобы сотрудники ездили в другие штаты или страны для встреч или других рабочих задач, важно, чтобы они предоставляли финансовую поддержку и руководство для этого.
Почему корпоративная политика в отношении командировок важна?
Корпоративная политика в отношении командировок важна, поскольку она позволяет сотрудникам четко понимать направления поездок. Предприятия создают такие чертежи по следующим важным причинам:
Покрытие расходов: компании могут объяснить, как они покрывают расходы на поездки, чтобы сотрудники могли себе их позволить и хотели поехать в них. Описание процесса может упростить процесс оплаты или возмещения для всех участников.
Контроль расходов: чтобы снизить расходы на командировки и уложиться в бюджет, руководители предприятий могут определять, какие помещения и ресурсы получают сотрудники во время командировок. Они также могут прогнозировать будущие расходы и согласовывать их с бюджетными планами.
Обеспечение эффективности. Заблаговременное детальное планирование поездок может помочь предсказать и учесть различные ситуации и гарантировать, что путешествие пройдет без проблем. Разработка комплексных протоколов обеспечивает эффективность, экономию времени и средств.
Обеспечение безопасности и защиты. Путешествия могут быть сопряжены с собственными рисками для безопасности и безопасности, поэтому в политиках и планах могут быть описаны методы предотвращения и протоколы действий в чрезвычайных ситуациях. Это помогает сотрудникам чувствовать себя в безопасности в пути.
Поддержка нынешних сотрудников: командировки могут быть интересными и приятными возможностями для нынешних сотрудников и могут повысить уровень удержания сотрудников. Четкие правила в отношении командировок гарантируют, что экскурсии будут удобными и беззаботными для членов команды.
Привлечение новых сотрудников. Если на работе есть возможность путешествовать, это может привлечь энтузиастов и талантливых кандидатов на работу. Важнейшей частью поиска новых сотрудников является обеспечение того, чтобы протоколы управления и командировок были простыми, логичными и организованными.
Для чего используется корпоративная туристическая политика?
Для сотрудников, отправляющихся в командировку, применяется корпоративная командировка. Поскольку поездки, связанные с работой, иногда необходимы, фирмы должны планировать и оплачивать их. Компании могут попросить членов команды отправиться в поездку по следующим причинам:
Встреча с клиентами. Специалисты крупного бизнеса могут иметь клиентов в разных местах по всему миру, и в некоторых ситуациях личные встречи могут быть чрезвычайно полезными. Например, компания, занимающаяся дизайном интерьера, может встречаться с клиентами в разных штатах, чтобы управлять проектом ремонта или проектирования их дома.
Встреча с коллегами. Многие предприятия имеют филиалы в штатах, странах и даже мире, поскольку они предоставляют свои продукты и услуги различным сообществам. Руководители в этих различных областях могут получить значительные преимущества, работая с новыми коллегами, изучая их точки зрения и прислушиваясь к их стратегиям и советам.
Обмен знаниями и идеями: некоторые организации отправляют членов своей команды в новые места, чтобы поделиться важными отраслевыми достижениями, знаниями и идеями, особенно если это оказывает большое влияние на поле. Это может быть обычным явлением для таких компаний, как международные исследовательские организации, медицинские учреждения или даже компании, занимающиеся технологиями и данными.
Заполнение пробелов в персонале: сотрудникам может потребоваться временно отправиться в новые места, чтобы помочь бизнес-центру, в котором не хватает персонала и который нуждается в поддержке. Эта ситуация довольно распространена в сфере здравоохранения, поскольку и путешествующие медсестры, и временные врачи путешествуют по разным направлениям, чтобы помочь различным учреждениям с уходом за пациентами.
Наблюдение за рабочими местами: иногда предприятия могут финансировать проект в другом месте, и менеджеры могут захотеть лично посетить рабочее место, чтобы проверить ход работ, обеспечить соблюдение планов и выявить любые проблемы. Кроме того, если есть проблема, бизнес-лидерам может быть проще посетить ее лично, чтобы эффективно решить ее.
Посещение возможностей профессионального развития: компании часто предлагают своим сотрудникам возможности профессионального развития, чтобы помочь им приобрести навыки, расширить свой опыт и встретиться с экспертами отрасли. Эти мероприятия могут проходить в других местах, особенно если это конференции, поэтому необходимы планы поездок и расходы.
Корпоративная политика командировок также используется для подтверждения протоколов различных поездок. Путешествие в другой город, штат или особенно страну может включать в себя множество юридических правил и правил безопасности, поэтому важно хорошо спланировать курс. Посещения также обходятся дорого, поэтому хорошо, что предприятия рассказывают сотрудникам, как их себе позволить. Вот некоторые темы, на которые распространяется корпоративная политика в отношении командировок:
Процедуры согласования поездки
Протоколы возмещения командировочных расходов
Транспортные расходы, связанные с воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом
Плата за проживание, связанная с отелями или ночлегом и завтраком
Плата за питание на завтрак, обед, ужин, закуски и напитки
Сборы, связанные с конвертацией валюты и телефонными звонками
Развлечения и досуг
Личная безопасность и сохранность вещей
Медицинское обслуживание и страховое покрытие
Как построить корпоративную тревел-политику
Создание корпоративной политики в отношении командировок является необходимой задачей для многих руководителей бизнеса, и ее изменение с течением времени с учетом новых знаний также является обычным делом. Хотя политика может выглядеть по-разному в зависимости от структуры, культуры и отрасли компании, вот семь общих шагов по созданию корпоративной политики в отношении командировок:
1. Напишите введение и заявление о цели
Введение и заявление о целях являются ключевой частью любого официального документа компании. Это позволяет вам представить свои намерения и объяснить суть политики читателям. Что касается политик в отношении командировок, цель состоит в том, чтобы обеспечить безопасность членов команды и обеспечить им продуктивную, приятную и эффективную работу в поездке.
2. Наметьте процессы для получения разрешений
Предоставьте шаги, как сотрудник начинает процесс планирования поездки. Рекомендуется указать ответственного за командировки, которому сотрудники могут направлять возникающие у них вопросы. Наряду с выбором одного или нескольких менеджеров, ответственных за утверждение поездок, вы также можете указать количество предварительного уведомления, которое требуется вашей компании, будь то недели или месяцы. Наличие процесса получения разрешения обеспечивает систему сдержек и противовесов на рабочем месте и позволяет сотрудникам надлежащим образом тратить деньги компании.
3. Объясните процесс оплаты
Прежде чем сотрудник сможет даже забронировать рейс, он должен знать, как оплачивать свои дорожные расходы. Определите процесс, который лучше всего подходит для вашего бизнеса, будь то выдача наличных авансов перед поездкой или возмещение расходов после нее. При выборе этой темы обязательно помните о финансовом положении ваших сотрудников.
На этом этапе также рекомендуется определить правила отчетности по командировочным расходам. Укажите, как сотрудники могут запросить возмещение и должны ли они сохранять свои квитанции. Сообщите, какую информацию они могут записывать в отчет о расходах, например, дату, сумму, категорию, местонахождение и бизнес-цель. Вы также можете обозначить временные рамки для представления отчетов о возмещении и объяснить, является ли возмещение наличными, чеком или прямым депозитом.
4. Обсудите протоколы организации поездок
Не забудьте подробно включить любые соответствующие протоколы организации поездок. Конкретность и ясность помогают сотрудникам точно знать, за что компания платит. Возможно, вы захотите уточнить, что оплата проезда предназначена только для деловых мероприятий, таких как мероприятия, встречи и тренинги. Вот некоторые факторы, которые вы могли бы упомянуть:
Жилье и проживание: вы можете либо предоставить фиксированную сумму, либо позволить сотрудникам выбирать до определенной цены.
Питание: рассмотрите возможность предоставления суточных на питание и укажите, покрывает ли бизнес общественные мероприятия клиентов.
Охрана и безопасность: особенно в местах повышенного риска обеспечьте сотрудникам доступ к медицинской помощи и поддержке в чрезвычайных ситуациях.
Развлечения: укажите, что компания разрешает в плане развлечений и охватывают ли они такие мероприятия, как туры.
5. Вычитывайте и пересматривайте
Проверьте политику, чтобы убедиться, что в ней нет ошибок. Вы также можете попросить доверенных коллег прочитать его и убедиться, что он имеет смысл. Сотрудничество с другими может включать различные точки зрения и повысить вероятность того, что политика будет всеобъемлющей. Например, другой человек может подумать о другой важной организации поездки.
6. Донесите это до сотрудников
Крайне важно сообщить о вашей корпоративной политике в отношении командировок всем соответствующим сотрудникам и сделать ее доступной, чтобы они могли узнать о ней. Сделайте объявление о новой политике в своей внутренней системе обмена сообщениями и включите ссылку для доступа. Подчеркните его важность и уточните, к кому обратиться, если у него возникнут вопросы. Также полезно включить этот документ в руководство для сотрудников, чтобы члены команды могли обращаться к нему всякий раз, когда они в нем нуждаются.
7. Улучшите его, если это необходимо
Создать политику — отличная идея, но помните, что при необходимости вы всегда можете внести коррективы. Хорошо постоянно улучшать документ, сталкиваясь с новыми ситуациями или изучая информацию. Рассмотрите возможность запроса отзывов сотрудников о политике командировок, чтобы узнать, есть ли какие-либо серьезные проблемы с ней, чтобы вы могли их решить. При дальнейшей разработке политики важно учитывать потребности сотрудников. Вы также можете измерить средние расходы на командировки, чтобы определить, нужно ли вам увеличить или уменьшить денежное покрытие.
Образец корпоративной политики командировок
Ознакомление с образцом корпоративной политики в отношении командировок может помочь вам понять, что обычно в ней содержится, и понять, как она работает. Затем вы можете написать собственную политику, которая соответствует потребностям и условиям вашего бизнеса. Вот пример политики, которая поможет вам в ваших усилиях:
ВВЕДЕНИЕ
Если вам необходимо отправиться в поездку по деловым причинам, мы хотим предоставить вам безопасные условия поездки, чтобы вы могли продуктивно и приятно провести время. Наша корпоративная политика в отношении командировок проинструктирует вас о протоколах для оплачиваемой компанией поездки.
ЦЕЛЬ
Цель этой политики — описать процесс утверждения поездок, обсудить процессы оплаты командировочных расходов и разъяснить наши правила организации поездок.
УТВЕРЖДЕНИЕ ПУТЕШЕСТВИЯ
Обратитесь к руководителю вашей группы, чтобы получить одобрение ваших планов поездок, по крайней мере, за четыре недели до даты вашего отъезда.
ПЛАТЕЖНЫЕ ПРОТОКОЛЫ
Сотрудники могут подать иск о возмещении своих командировочных расходов. Им необходимо представить свои квитанции и указать дату, причину и сумму каждой покупки. Если вам требуется денежный аванс, поговорите с руководителем вашей команды.
УХОД ЗА ДЕТЯМИ
Пожалуйста, сообщите нам, если вам понадобятся услуги по уходу за детьми во время вашего отсутствия.
ПУТЕШЕСТВОВАТЬ
Мы возмещаем стандартные билеты на авиа и железнодорожные перевозки. Мы также предоставляем до 500 долларов США на аренду автомобиля и парковку или такси во время вашей поездки.
УСЛОВИЯ ПРОЖИВАНИЯ
Мы покрываем стандартное проживание в отеле до 200 долларов за ночь, но это зависит от вашего местоположения.
ПИТАНИЕ
Мы предоставляем финансирование для завтрака, обеда, ужина и выездов клиентов. Мы также возмещаем до 20% чаевых.
ДРУГИЕ СБОРЫ
При необходимости мы покроем конвертацию валюты и оплату сотовой связи.
БЕЗОПАСНОСТЬ И ОХРАНА
Мы предоставляем туристическую страховку, чтобы обеспечить вам безопасность в случае возникновения чрезвычайных ситуаций. Сюда входят кражи, отмены и медицинские проблемы.
РАЗВЛЕЧЕНИЕ
Мы предоставляем фиксированную сумму в размере 200 долларов США на развлекательные расходы.