Непогашенные чеки: что это такое и как с ними обращаться

22 февраля 2021 г.

Когда чек был выписан, но еще не депонирован, это может привести к множеству бухгалтерских ошибок. Несмотря на склонность к возникновению проблем, непогашенные чеки можно легко отслеживать и избегать, используя простые системы учета. В этой статье мы дадим определение непогашенным чекам, рассмотрим, как проводить с ними банковскую выверку, дадим несколько советов по работе с непогашенными чеками и предложим несколько полезных способов их избежать.

Что такое непогашенные чеки?

Непогашенный платеж — это чек, который был выписан и выписан, но еще не погашен банковский счет, с которого он был выписан. Когда кто-то получает чек, он должен отнести его в свой банк или кредитный союз, чтобы получить платеж. Затем банк получателя запрашивает платеж у банка плательщика. Затем банк отправляет или переводит средства на счет получателя.

Если чек никогда не депонирован, деньги остаются на счете плательщика. Это приводит к тому, что банковский счет неправильно отражает больший баланс, чем фактические активы компании. Хотя неоплаченные чеки обычно все еще находятся в пути или находятся у получателя платежа, неоплаченный чек может также относиться к платежу, который все еще находится в процессе клиринга в банке. Существует несколько причин наличия непогашенных чеков, например:

• Отсутствие срочности: некоторые получатели не будут обналичивать чек, потому что это дополнительный доход, и поэтому он не имеет приоритета.

• Потеряны или забыты: чеки могут легко потеряться или быть забыты под бумагами, между автомобильными сиденьями или за столами.

• Недоставка: иногда чеки теряются по почте или возвращаются из-за неправильного адреса.

Неоплаченные чеки могут вызвать несколько проблем, в том числе:

Невостребованные активы

Чтобы не нарушать законы о невостребованной собственности, предприятия должны отслеживать непогашенные чеки. Если по прошествии нескольких лет чек все еще не погашен, компании придется передать активы в их соответствующее состояние.

Завышенный баланс

Чеки, которые не были выплачены в течение нескольких недель или месяцев, могут создать впечатление, что остаток на счете выше, чем на самом деле. Это может привести к тому, что выписывающий чеки тратит деньги, которые еще не сняты, что приводит к перерасходу средств на банковских счетах и ​​возврату чеков.

Бухгалтерский учет

Непогашенные чеки могут вызвать осложнения, когда компания будет отслеживать свои доходы, кредиторскую задолженность и расходы. Попытка платежа по-прежнему должна отслеживаться в главной книге, но компании также необходимо будет скорректировать учетную запись в процессе выверки банковских счетов. Этот процесс может привести к тому, что плательщику придется повторно выпустить просроченный чек. Когда компании неправильно справляются с типами ситуаций, они нарушают закон.

Когда чек остается непогашенным в течение длительного периода времени, это называется «просроченным чеком». Общая сумма непогашенных чеков, которые имеет бизнес, также известна как «плавающий».

Как провести процесс сверки банков с непогашенными чеками

Каждый раз, когда компания выписывает чек, она вычитает уплаченную сумму с кассового счета в главной бухгалтерской книге. В случае непогашенных чеков эти средства остаются на счете, поскольку получатель платежа еще не обналичил чек. Это приводит к завышенному балансу счета, который отличается от общей бухгалтерской книги. Компания должна поддерживать постоянно соответствующие финансовые отчеты и банковские счета посредством постоянной банковской выверки.

Для этого компании необходимо будет внести изменения в окончательный баланс денежных средств в своей банковской выписке, также известный как «баланс на банк». Как мы упоминали ранее, любые чеки, которые остаются неоплаченными в течение длительного периода времени, должны быть конфискованы как невостребованное имущество в пользу государства, иначе они будут нарушать законы о невостребованном имуществе.

Что делать с непогашенными чеками

Когда вы имеете дело с неоплаченными чеками, лучшее, что вы можете сделать, — это проявить инициативу. Системы бухгалтерского учета и выверки банковских счетов помогут вам отслеживать деньги, которые вы все еще должны, что не позволит вам тратить деньги и овердрафтовать счет, но вы все равно должны деньги. Несмотря на неудобство, есть несколько вещей, которые вы можете сделать при работе с неоплаченными чеками:

Вести учет

Убедитесь, что у вас есть документальное подтверждение любого общения между вами и получателем платежа относительно невыплаченного платежа. Это может оказаться полезным, если вам когда-нибудь понадобится предъявить регулирующим органам штата доказательства того, что вы пытались совершить платеж.

Уведомить получателя

Если у вас есть непогашенный чек, вы можете связаться с получателем платежа по телефону или электронной почте, чтобы убедиться, что он получил чек. Если они это сделали, вы можете попытаться мотивировать их завершить платеж, внося чек.

В некоторых случаях получатель платежа может запросить новый чек. Перед отправкой нового чека желательно запросить возврат старого чека перед выдачей нового. Это удержит получателя платежа от депонирования обоих чеков, намеренно или непреднамеренно.

Что делать с утерянными или уничтоженными чеками

В некоторых случаях оригинал чека мог быть уничтожен или утерян по почте, что требует от вас выдачи нового чека без возврата оригинала. Эта ситуация далека от идеальной, так как приводит к существованию двух чеков для одного платежа. Хотя большинство банков отказываются депонировать чеки старше шести месяцев, банк может принять чек, что приведет к двойной оплате. Чтобы избежать этого, вы можете сделать одно из двух:

Создать соглашение

Вы можете создать контракт, в котором получатель платежа соглашается аннулировать первоначальный чек, а затем попросить его подписать его. Хотя это всего лишь сдерживающий фактор, а не гарантия, он обеспечит бумажный след, который может оказаться полезным, если получатель платежа депонирует оба чека.

Остановить платеж

Вы можете запросить остановку платежа по оригинальному чеку в своем банке, чтобы предотвратить двойную оплату. Однако это практическое решение только в том случае, если вы не доверяете получателю платежа или если сумма особенно велика. Запросы на прекращение платежа действительны только в течение шести месяцев, и каждый раз взимается комиссия.

Как избежать просроченных чеков

Невыплаченные чеки могут вызвать значительную долю проблем с бухгалтерским учетом, которые могут серьезно повлиять на финансовое положение вашей компании. Вот несколько советов, как избежать появления и частоты неоплаченных чеков:

Держите сбалансированную чековую книжку

Неоплаченные чеки часто приводят к банковским овердрафтам из-за нехватки средств, также известных как нехватка средств или NSF. Использование систем бухгалтерского учета гарантирует, что вы будете постоянно в курсе любых просроченных платежей, что, в свою очередь, предотвратит перерасход средств на банковских счетах вашей компании после того, как получатель платежа обналичит чек.

Связаться с получателем

После отправки платежа свяжитесь с получателем, чтобы уведомить его о том, что чек уже в пути. Вы также можете попросить их связаться с вами, когда они получат чек, чтобы убедиться, что он дошел до них в целости и сохранности. Если по прошествии нескольких недель они так и не получили платеж, попробуйте снова связаться с ними, чтобы напомнить им об оплате.

Это может побудить их завершить транзакцию, вложив чек, или предупредить их о том, что чек отсутствует и что вам необходимо повторно оформить платеж.

Зарегистрируйтесь в онлайн-оплате счетов

Вы можете свести к минимуму вероятность и частоту неоплаченных чеков, зарегистрировавшись в онлайн-оплате счетов. Онлайн-оплата счетов напрямую вычитает платеж из вашей учетной записи и обеспечивает гораздо более быстрый период обработки.