Нехватка персонала: определение, причины и решения

15 апреля 2021 г.

Наличие достаточного количества сотрудников для выполнения повседневных задач в вашей организации помогает поддерживать производительность и моральный дух на рабочем месте. Нехватка персонала, также называемая нехваткой персонала, может увеличить объем работы, которую выполняет каждый сотрудник, и потенциально повлиять на ваш бизнес. Понимание того, что значит иметь нехватку персонала, может помочь вам распознать, если это произойдет с вами. В этой статье мы определяем нехватку персонала, перечисляем некоторые причины и даем полезные советы о том, что делать, если это произойдет.

Что такое дефицит персонала?

Нехватка персонала или нехватка персонала — это состояние, при котором не хватает людей для выполнения повседневных задач вашего бизнеса. Это также может означать наличие достаточного количества работников для выполнения этих задач при условии, что все или большинство этих сотрудников работают столько, сколько могут. В этой ситуации, даже если ваша команда выполняет свои повседневные обязанности, у них больше нет времени или ресурсов для выполнения какой-либо дополнительной работы.

Сокращение персонала бывает двух видов: временное и долгосрочное. При временной нехватке персонала возможно, что у вас одновременно несколько работников находятся в отпуске или берут больничные. Это может длиться день или неделю, но вскоре после этого работа обычно возвращается в нормальное русло. Если у вас не хватает персонала в течение длительного периода, это может повлиять на ваш бизнес и производительность, если вы не предпримете шаги для решения проблемы.

Причины нехватки персонала

Как менеджер, есть много ситуаций, которые могут привести к нехватке персонала в вашем бизнесе. Некоторые из этих причин находятся вне вашего контроля. Понимание ситуаций, которые могут привести к нехватке персонала, может помочь вам распознать проблему до ее возникновения и подготовиться соответствующим образом.

Некоторые из наиболее распространенных причин нехватки персонала включают в себя:

• Сокращение: Сокращение происходит в бизнесе по нескольким причинам, включая более низкие продажи или слишком большой бюджет. Хорошо спланированное сокращение может помочь предотвратить нехватку персонала, но иногда это приводит к слишком большому объему работы при нехватке персонала.

• Отсутствие квалифицированных кандидатов: иногда процесс найма может занять больше времени, чем обычно, потому что недостаточное количество кандидатов соответствует требованиям для работы. В результате членам команды, возможно, придется взять на себя обязанности по открытой позиции.

• Высокая текучесть кадров: некоторые сотрудники могут признать, что они недостаточно хорошо подходят для своей работы, и решат найти что-то другое. Если это происходит с несколькими сотрудниками в течение короткого промежутка времени, это может привести к нехватке персонала.

• Расширение бизнеса. В вашем бизнесе может увеличиться объем продаж или количество клиентов, что приведет к большему объему работы, чем у вас есть сотрудников. Расширение бизнеса обычно идет на пользу компании, но рассмотрите возможность мониторинга данных по мере роста доходов, чтобы обеспечить надлежащее оснащение своих сотрудников для выполнения их обязанностей.

• Сезонное увеличение: Сезонное увеличение — это предсказуемый рост бизнеса, клиентов или клиентов в зависимости от популярности ваших товаров или услуг от одного сезона к другому.

Что делать, если у вас слишком много работы и не хватает персонала

Если у вас больше работы, чем персонала, вы можете сделать несколько вещей:

1. Общайтесь со своими сотрудниками

Положительный способ поддерживать моральный дух среди ваших сотрудников, работая в условиях нехватки персонала, — это оставаться честным с ними на протяжении всей ситуации. Держите их в курсе о нехватке персонала и усилиях, которые вы предпринимаете для ее решения. Открытое общение также позволяет вашим сотрудникам предлагать возможные решения или предлагать идеи о том, как лучше всего выполнить работу.

2. Расставьте приоритеты для своих проектов и задач

Когда кажется, что работы больше, чем людей для ее выполнения, полезно определить, какие проекты и задачи нужно выполнить в первую очередь. Попробуйте создать список или диаграмму, чтобы определить важность каждого текущего и предстоящего проекта, задачи, необходимые для завершения каждого проекта, и даты выполнения каждой задачи и проекта.

Определив, какие задачи являются наиболее важными и когда они должны быть выполнены, вы можете создать приоритетный документ, который поможет вам и вашим сотрудникам завершить важные проекты вовремя, чтобы ваш бизнес оставался продуктивным.

3. Взять на себя дополнительные обязанности

Если наиболее логичным решением для вашего бизнеса при нехватке персонала на работе является поручить вашим сотрудникам взять на себя дополнительные обязанности, подумайте о том, чтобы взять на себя несколько собственных. Помимо выполнения дополнительной работы, это помогает подать положительный пример для вашего рабочего места, если вы делаете то же самое, что и просите своих сотрудников. Это может помочь поднять их настроение, когда они выполняют свои задачи.

4. Поощряйте командную работу

Чтобы помочь поднять моральный дух, когда ваши сотрудники выполняют больше работы, чем обычно, полезно побуждать их работать в команде, поощряя их обращаться за помощью, когда они в ней нуждаются. Это может помочь повысить производительность, позволяя тем сотрудникам, которые завершают свои задачи раньше, помогать тем, у кого еще есть работа. Также полезно побуждать членов команды обмениваться задачами между собой, чтобы каждый сотрудник мог выбрать выполнение задач, в которых у него есть самые сильные способности. Это может привести к тому, что сотрудники будут выполнять задачи более эффективно.

5. По возможности нанимайте временный персонал

В зависимости от вашего бизнеса и если ваш бюджет позволяет, иногда можно найти временный персонал, который поможет на рабочем месте в периоды нехватки персонала. Рассмотрите возможность изучения услуг, которые предлагают временных работников, чтобы определить, подходит ли этот вариант лучше всего для вашей компании.

6. Оставайтесь позитивным

Как менеджер, ваши сотрудники ожидают, что вы зададите тон своему рабочему месту. Оставаясь позитивным, вы можете помочь членам команды сохранить позитивный настрой, что может помочь улучшить моральный дух и мотивировать их выполнять свою работу.

7. Убедитесь, что персонал делает перерывы

Хороший способ обеспечить высокий моральный дух при нехватке персонала на работе — убедиться, что у персонала есть время расслабиться во время работы. Поощряйте их делать перерывы в течение рабочего дня. Будь то полный час на обед, короткий перерыв на глоток воды или просто минутка для себя, предоставление им времени для отдыха может омолодить их и позволить им вернуться к своим обязанностям с большей энергией.