Навыки виртуального помощника: определение и примеры

3 января 2022 г.

Виртуальные помощники — это профессионалы, которые помогают клиентам с делопроизводством, административными задачами и проектами по разработке веб-сайтов. Обычно они работают удаленно из дома и специализируются на определенных навыках, таких как написание блогов и организация поездок. Если вы заинтересованы в работе в качестве виртуального помощника, вам может быть полезно узнать, какие навыки клиенты ценят больше всего. В этой статье мы опишем, что такое навыки виртуального помощника, предоставим список из 16 навыков виртуального помощника и объясним, как улучшить свой собственный набор навыков, как использовать его в своей работе и как выделить свои навыки во время поиска работы.

Что такое навыки виртуального помощника?

Навыки виртуального помощника — это навыки, которые вы обычно используете, помогая клиентам с административными задачами. Например, некоторым клиентам может понадобиться виртуальный помощник для ежедневной организации электронной почты, ответов на телефонные звонки и создания информационных бюллетеней. Некоторые виртуальные помощники находят постоянных клиентов, продвигая свои специализированные навыки и становясь экспертами в отдельных задачах, таких как дизайн веб-сайтов, управление социальными сетями или помощь в проектах по связям с общественностью. Если вы предпочитаете работать удаленно, вы часто используете такие социальные навыки, как самодисциплина и управление временем, чтобы искать потенциальных клиентов и выполнять свои задачи до наступления сроков.

16 примеров навыков виртуального помощника

Вот список из 16 навыков, которые виртуальные помощники используют в своей работе:

1. Написание

Возможно, вы сможете рекламировать себя клиентам, продвигая свою способность писать легко читаемые электронные письма, посты в социальных сетях и рекламные материалы. Вот несколько примеров тем, которые вы можете исследовать, чтобы усилить свой текст и сделать его более привлекательным для клиентов:

• Скорость

• Точность

• Грамматика

• Структура предложения

• Форматирование

• Тон

• Читабельность

• Креативность

2. Общение

Виртуальные помощники тратят много времени на выслушивание запросов клиентов, убеждая новых клиентов нанять их и информируя клиентов об изменениях в проекте. Подумайте о том, чтобы изучить некоторые из этих тем, если вы хотите более эффективно общаться со своими клиентами:

• Активное слушание

• Управление конфликтами

• Сотрудничество

• Ясность речи

• Быть кратким

3. Техническое мастерство

Некоторые виртуальные помощники специализируются на технических задачах, таких как анализ данных, чтобы помочь клиентам развивать свой бизнес. Вот несколько примеров тем, которые вы можете изучить, чтобы укрепить свои технические знания:

• Программы облачного хранения

• Управление социальными сетями

• Обслуживание сайта

4. Критическое мышление

Чтобы разрешить некоторые ситуации, виртуальные помощники критически мыслят и обдумывают все возможные варианты, прежде чем предпринимать какие-либо действия. При выполнении задач, требующих критического мышления, вы можете использовать некоторые из следующих навыков:

• Аналитическое мышление

• Решение проблем

• непредубежденность

5. Бухгалтерский учет

Многие виртуальные помощники помогают своим клиентам с основными бухгалтерскими задачами. Если вы хотите улучшить свои бухгалтерские и бюджетные обязанности, вы можете прочитать о некоторых из следующих тем:

• Бюджетирование

• Финансовые отчеты

• Бухгалтерское программное обеспечение

6. Тайм-менеджмент

Чтобы выполнять задачи раньше срока, виртуальные помощники практикуют эффективный тайм-менеджмент во время работы. Вот несколько примеров тем, которые вы можете изучить, чтобы улучшить свои привычки управления временем:

• Долгосрочные и краткосрочные цели

• Приоритизация задач

• Аутсорсинг задач

7. Организация

Поскольку они управляют многочисленными записями и обслуживают несколько клиентов одновременно, виртуальные помощники часто используют организационные методы, чтобы оставаться эффективными. Вот некоторые темы, которые следует учитывать при изучении организации ваших проектов:

• Управление ресурсами

• Бухучет, ведение учета, делопроизводство

• Назначение встречи

8. Обслуживание клиентов

Независимо от того, разрешаете ли вы жалобу клиента по электронной почте или звоните клиенту, чтобы связаться с ним после завершения проекта, виртуальные помощники часто отдают приоритет качественному обслуживанию клиентов. Вот несколько примеров навыков обслуживания клиентов, которые вы можете использовать в своей работе:

• Убедительная речь

• Эмоциональный интеллект

• Знание продуктов и услуг

9. Маркетинг

Чтобы продвигать себя и свою работу, виртуальные помощники создают физическую рекламу и продают себя в Интернете. При продвижении своей работы вы можете рассмотреть следующие элементы маркетинга:

• Поисковая оптимизация

• Продвижение по электронной почте

• Публичное выступление

10. Продажи

Поскольку виртуальные помощники часто предлагают свои услуги потенциальным клиентам, вам может быть полезно изучить некоторые методы продаж. Вы можете использовать некоторые из следующих навыков продаж, чтобы превратить потенциальных клиентов в постоянных клиентов:

• Построение отношений

• Проведение презентаций

• Переговоры

11. Самообразование

Поскольку виртуальные помощники часто работают независимо, они несут ответственность за создание возможностей для обучения новым навыкам. Вот некоторые приемы, которые вы можете использовать, чтобы постоянно совершенствовать свои административные обязанности:

• Самообучение в соответствии с вашим стилем обучения

• Настройка графика обучения

• Использование доступных ресурсов

12. Адаптивность

Когда планы меняются, виртуальным помощникам требуется быстрое мышление, чтобы разрешить ситуацию и создать результат, который удовлетворит все стороны. Вы можете освоить некоторые из следующих навыков, если хотите быстрее адаптироваться к внезапным изменениям:

• Принимать критику и учиться на ней

• Превращаем сюрпризы в возможности для инноваций

• Оставаться устойчивым после внезапных изменений

13. Планирование проекта

Виртуальные помощники часто работают над несколькими проектами одновременно и создают планы для каждого. Вот некоторые предметы, которые вы можете изучить, чтобы улучшить свои навыки планирования проектов:

• Лидерство

• Управление рисками

• Обзоры и оценки

14. Создание контента

В зависимости от типов клиентов, которых вы обслуживаете, вы можете создавать контент, которым можно поделиться и который будет полезен людям, которые его читают. Вот некоторые навыки, которые следует учитывать, если вы хотите сделать свой контент более привлекательным для зрителей:

• Анализ метрик

• Планирование публикации

• Анализ бренда

15. Развитие бизнеса

Многие виртуальные помощники работают независимо как владельцы малого бизнеса. Изучение следующих предметов может улучшить ваши стратегии как предпринимателя и быстрее расширить список клиентов:

• Прибыль на инвестиции

• Бизнес-аналитика

• Анализ данных

16. Надежность

Клиенты часто предпочитают виртуальных помощников, которые быстро отвечают на сообщения и последовательно завершают проекты раньше установленного срока. Следующие привычки полезны, если вы хотите создать положительную репутацию среди своей целевой аудитории:

• Приоритизация обязательств

• Соблюдение сроков

• Предоставление обновлений

Как улучшить навыки виртуального помощника

Подумайте о том, чтобы предпринять следующие шаги, если вы хотите улучшить свои навыки виртуального помощника:

1. Инвестируйте в консультанта по карьере. Подумайте о том, чтобы инвестировать время и деньги в консультанта по карьере. Вы можете найти возможности для карьерного роста, соответствующие вашему набору навыков, и помочь вам понять, как улучшить свои самые важные навыки.

2. Найдите наставника. Вы можете изучить программы коучинга и наставничества онлайн или в вашем регионе. Правильный наставник может помочь вам оценить ваш бизнес-план и предложить полезные изменения.

3. Зарегистрируйтесь в программе сертификации виртуального помощника. Есть курсы, которые вы можете пройти, и сертификаты, которые вы можете получить, которые могут научить вас основным аспектам работы виртуальным помощником. Рассмотрите возможность изучения возможностей обучения виртуального помощника, доступных в Интернете.

Навыки виртуального помощника на рабочем месте

Вот несколько примеров того, как вы можете использовать свои навыки виртуального помощника в своей работе:

• Создавайте общий контент. Один из ваших клиентов может захотеть, чтобы вы создали инфографику для своих постов в социальных сетях. Вы можете использовать свои дизайнерские навыки для создания инфографики или поручить эту работу художнику-визуалу.

• Адаптируйтесь к изменяющимся ситуациям. Организация поездки может внезапно измениться, и вы можете найти новый самолет или такси для одного из ваших клиентов. Это включает в себя общение с персоналом туристического агентства и информирование ваших клиентов об изменениях.

• Выполнять техническое обслуживание сайта. Некоторые клиенты хотят, чтобы вы поддерживали их веб-сайты, отслеживали аналитику и планировали публикации в блогах. Они также могут попросить вас выполнить больше технических задач, например, перенести их веб-сайт на новый домен.

Как выделить навыки виртуального помощника

Вот несколько способов подчеркнуть свои навыки виртуального помощника во время поиска работы:

Навыки виртуального помощника для резюме и сопроводительного письма

Вот список некоторых стратегий, которые вы можете использовать, чтобы выделить определенные навыки в своем резюме и сопроводительном письме:

• Создайте в резюме отдельный раздел навыков. Если вы хотите сделать свой набор навыков более запоминающимся, вы можете рассмотреть возможность создания отдельного раздела для навыков. Вы можете создать краткий список и добавить описания того, насколько вы сильны в каждом навыке.

• Исследуйте самые востребованные навыки. Прежде чем писать резюме и сопроводительное письмо, вы можете изучить навыки, которые клиенты больше всего ценят в своих виртуальных помощниках. Вы можете перечислить навыки, которые у вас есть, в своем резюме и использовать сопроводительное письмо как возможность упомянуть соответствующие навыки, которые клиент упустил из своего объявления о работе.

• Будьте конкретны в своих обязанностях. Когда вы пишете о своем опыте работы, подробно опишите свою роль и обязанности. Упомяните типы клиентов, с которыми вы работали, над какими проектами вы работали и какие навыки вы использовали для их завершения.

Навыки виртуального помощника для собеседования

Вот список стратегий, которые вы можете использовать, чтобы подчеркнуть свои навыки на собеседовании:

• Приводите примеры, когда отвечаете на вопросы. Отвечая на вопросы, расскажите историю об одном из ваших опытов работы. После рассказа истории свяжите ее с тем, как вы выполняете свою работу для текущих клиентов.

• Сбалансируйте жесткие и мягкие навыки. Клиенты часто ценят виртуальных помощников, которые могут выполнять технические задачи, но многие также отдают предпочтение кандидатам, с которыми они могут эффективно общаться.

• Поговорите о том, как вы можете помочь. Подумайте о том, чтобы сосредоточиться на том, как ваш опыт работы делает вас способным помочь клиенту достичь его целей. Если вы сформулируете свои ответы таким образом, чтобы было ясно, какую пользу вы можете из них извлечь, вы можете убедить больше клиентов нанять вас.