Навыки организатора мероприятий: определение и примеры

31 марта 2021 г.

Если вы подумываете о карьере организатора мероприятий, вам необходимо обладать несколькими навыками, чтобы эффективно работать на этой должности. Организаторы мероприятий часто отвечают за несколько разных задач и должны, среди прочего, обладать отличными навыками организации и управления временем. В этой статье мы рассмотрим, что такое организатор мероприятий, наиболее распространенные навыки, необходимые этим профессионалам, как улучшить и реализовать эти навыки на рабочем месте и как подчеркнуть свои навыки планировщика мероприятий в своем резюме, сопроводительном письме и на собеседованиях.

Что такое планировщик мероприятий?

Планировщик мероприятий, иногда называемый организатором съездов или встреч, — это профессионал, который отвечает за координацию всех аспектов мероприятия. Они могут работать в профессиональной среде, например, планируя мероприятия для организаций, или они могут работать независимо для отдельных лиц, например, планируя свадьбы и дни рождения. Они несут ответственность за инструктаж мероприятия, координацию всех компонентов мероприятия и обеспечение того, чтобы участники мероприятия получали удовольствие во время мероприятия.

Общие типы событий, которые может координировать организатор мероприятий, включают:

• Деловая встреча

• Дни рождения

• Свадьбы

• Соглашения

• Выставки

• Частные вечеринки

• Деловые мероприятия, такие как выезд сотрудников

Общие обязанности организатора мероприятий включают в себя:

• Встреча с заинтересованными сторонами мероприятия, чтобы лучше понять, чего они ожидают от мероприятия и своих целей

• Создание и следование бюджетному плану, указанному участником мероприятия

• Осмотр и разведка локаций и мест проведения мероприятий

• Планирование мероприятий с владельцами площадок

• Работа с поставщиками для получения необходимых услуг для мероприятий и обеспечения того, чтобы услуги соответствовали бюджету мероприятия.

• Управление контактами поставщиков

• Координация логистики мероприятия, включая оборудование и технологии, транспорт, питание, напитки и проживание

• Совещания с персоналом на месте, чтобы убедиться, что все детали понятны и обязанности делегированы

• Мониторинг мероприятий на протяжении всего мероприятия и обеспечение того, чтобы участники хорошо проводили время и были довольны своим опытом.

Примеры навыков организатора мероприятий

Организаторы мероприятий должны обладать несколькими навыками, чтобы быть эффективными на своих должностях. Вот некоторые из наиболее важных навыков, необходимых организаторам мероприятий:

Организационные навыки

Организаторы мероприятий должны быть хорошо организованы и успешно отслеживать все движущиеся части мероприятия. От координации с поставщиками и площадками до управления бюджетом мероприятия организаторы мероприятий должны соблюдать сроки, контролировать процесс планирования и следить за тем, чтобы все аспекты проекта были учтены. Внедрение надежной организационной системы в вашу повседневную работу поможет вам стать более организованным и эффективным планировщиком мероприятий.

Межличностные навыки

Организаторы мероприятий регулярно работают с разными людьми при выполнении своей работы. Они должны быть сильными собеседниками, отличными слушателями и представительными в своих делах с другими людьми. Понимание людей и способность извлекать соответствующую информацию и использовать ее для планирования мероприятия является важным компонентом обязанностей организатора мероприятий.

Общие ситуации, в которых навыки межличностного общения используются организаторами мероприятий, включают:

• Контроль персонала мероприятия

• Общение с другими организаторами мероприятий и отдельными лицами или организациями, которые ищут услуги по планированию мероприятий

• Работа с вендорами

• Встреча с заинтересованными сторонами для изучения их целей на мероприятие

• Взаимодействие с гостями и сотрудниками на протяжении всего мероприятия

Навыки общения

Недопонимание в процессе планирования мероприятия может привести к серьезным проблемам и не оправдать ожиданий клиента от мероприятия. Организаторам мероприятий необходим ряд различных коммуникативных навыков, включая письменное общение, вербальное общение, невербальное общение и навыки слушания.

Креативные навыки

Организаторы мероприятий часто творческие по своей природе, и креативность является важным аспектом этой профессии. Эти специалисты должны уметь мыслить творчески и помогать воплощать идеи в жизнь для достижения целей клиентов. Они также должны быть в состоянии создавать темы для событий, разрабатывать способы позволить себе различные компоненты мероприятия и решать проблемы, используя творческие и часто решения в последнюю минуту.

Навыки многозадачности

Многие планировщики событий выполняют несколько задач одновременно или несут ответственность за управление рядом различных задач в определенный период времени. Каждое мероприятие состоит из нескольких движущихся частей, за каждой из которых должен следить организатор мероприятия. Навыки многозадачности, которые помогают планировщикам мероприятий добиться успеха в своей работе, включают расстановку приоритетов, сосредоточенность, управление стрессом и внимание к деталям.

Навыки ведения переговоров

Организаторы мероприятий должны быть отличными переговорщиками, поскольку они регулярно взаимодействуют и работают с поставщиками и должны обеспечивать соблюдение бюджета. Им может потребоваться обсудить цены и условия с поставщиками, помочь клиентам в принятии наилучших решений для их мероприятий, заключить контракты со спонсорами.

Как улучшить навыки организатора мероприятий

Ниже приведены несколько способов улучшить свои навыки планировщика мероприятий:

• Установите четкие цели. Знание целей мероприятия заранее может дать четкое представление о том, что необходимо сделать для достижения этих целей. Сделайте каждую цель как можно более конкретной и определите шаги, которые необходимо предпринять для достижения этих целей для каждого мероприятия, над которым вы работаете.

• Тренируйтесь вести переговоры. Переговоры — важная составляющая работы организатора мероприятий, поэтому оттачивая свои навыки ведения переговоров, вы сможете повысить свою роль на этой должности. Подумайте о ролевой игре с другом или членом семьи, и пусть другой человек выступит в роли продавца или клиента. Ведите с ними переговоры, пока они не согласятся с вашими условиями или пока обе стороны не придут к жизнеспособному соглашению.

• Будьте открыты для обратной связи. Если вы уже запланировали мероприятия, попросите своих предыдущих клиентов оставить отзыв о ваших услугах. Как хорошие, так и плохие отзывы могут помочь вам расти как планировщику мероприятий и определить области, в которых вам нужно улучшиться.

Навыки организатора мероприятий на рабочем месте

Вот несколько способов, которыми вы можете использовать свои навыки планировщика мероприятий на рабочем месте:

• Поставить цели. Постановка и достижение целей обязательны при планировании мероприятий. Найдите время, чтобы определить каждую цель, разбить ее на более мелкие задачи, организовать и делегировать эти задачи по приоритету.

• Общайтесь регулярно. Поддержание открытой линии связи с клиентами, поставщиками и работниками мероприятий может помочь вам преуспеть в своей должности. Сообщите каждой стороне, что вы доступны для общения, и попробуйте общаться различными способами, например, по электронной почте, по телефону или лично.

• Сеть. Организаторы мероприятий должны создать надежную сеть площадок и поставщиков, на которых они могут положиться, когда потребуются услуги. Практика хороших сетевых навыков поможет вам построить отношения с этими сторонами и облегчит работу с ними в будущем.

Как подчеркнуть навыки организатора мероприятий

Ниже приведены способы, которыми вы можете подчеркнуть свои навыки организатора мероприятий в своем резюме, сопроводительном письме и во время собеседований:

В резюме и сопроводительном письме

Вы можете выделить свои навыки организатора мероприятий, включив конкретные случаи, в которых вы использовали свои навыки для достижения желаемых результатов, в разделе опыта в своем резюме. Вы также можете использовать отдельный раздел навыков, чтобы еще больше подчеркнуть навыки организатора мероприятий, характерные для работы, на которую вы претендуете.

В сопроводительном письме выберите от одного до трех навыков организатора мероприятий, наиболее подходящих для должности, которую следует выделить. В сопроводительном письме приведите один или два примера того, как вы использовали каждый навык. Не забудьте включить навыки и примеры, которые поддаются количественной оценке. Например, вместо того, чтобы заявлять, что у вас хорошие коммуникативные навыки, вы можете упомянуть, что вы создали метод связи, который позволяет поставщикам напрямую связываться с вами для более эффективного общения.

На собеседовании при приеме на работу

А собеседование предоставляет прекрасную возможность подчеркнуть свои навыки планирования мероприятий. Перед собеседованием составьте список наиболее важных навыков, поскольку они относятся к этой конкретной должности. Во время собеседования приведите примеры того, как вы использовали каждый навык на своих предыдущих местах работы и как эти навыки сделали вас более эффективным организатором мероприятий.