Навыки офисного бегуна: определение и примеры

26 августа 2021 г.

Должности офисных бегунов — это административные должности начального уровня, которые способствуют повседневному управлению офисом. Поскольку офисные бегуны управляют такими задачами, как доставка почты и сообщений или работа на стойке регистрации, эта роль требует широкого спектра социальных и профессиональных навыков. Изучение этих навыков может помочь вам сосредоточиться на развитии правильных качеств, чтобы преуспеть в этой роли. В этой статье мы обсудим, что такое навыки офисного бегуна, поделимся примерами, объясним, как вы можете их улучшить, и перечислим советы, как выделить эти навыки.

Что такое навыки бегуна в офисе?

Навыки офисного бегуна — это компетенции, которые офисные бегуны используют для выполнения своих служебных обязанностей. Поскольку офисные бегуны — это профессионалы, выполняющие различные административные задачи в своем офисе, им часто требуется сочетание социальных и технических навыков. Навыки, которые им нужны, также различаются в зависимости от их рабочей среды и отрасли. Например, офисному работнику в офисе адвоката могут потребоваться базовые юридические знания. Некоторые ключевые навыки, которые могут понадобиться офисному бегуну, включают:

• Межличностные навыки

• Навыки фронт-офиса

• Навыки общения

• Компьютерная грамотность

• Умение работать с оргтехникой, например факсом

• Управление поставками

• Навыки многозадачности

• Конфиденциальное обращение с документами

• Исследовательские навыки

• Отраслевые знания

Примеры навыков офисного бегуна

Вот некоторые из наиболее важных навыков, которые могут понадобиться офисному бегуну, и почему они важны:

Межличностные навыки

Навыки межличностного общения относятся к тому, как профессионалы взаимодействуют с другими людьми на работе. Офисные бегуны часто работают с широким кругом людей в своем офисе, а также с посетителями клиентов. Знание того, как эффективно взаимодействовать с уникальными личностями, может помочь вам поддерживать позитивную рабочую атмосферу.

Навыки фронт-офиса

Навыки фронт-офиса включают способность работать с поступающими клиентами и выполнять административные задачи, такие как управление информацией о клиентах и ​​регистрация. В определенных ситуациях офисные работники также могут работать администраторами, поэтому подчеркнув свои навыки фронт-офиса в своем резюме, вы можете показать работодателям, что вы можете эффективно представлять их офис. Сотрудники фронт-офиса также часто развивают навыки тайм-менеджмента, что может помочь им завоевать репутацию профессионалов.

Навыки общения

Коммуникативные навыки включают в себя как интерпретацию запросов от коллег, так и передачу четких сообщений. Во многих офисах, таких как юридические или финансовые офисы, офисные курьеры доставляют сообщения от внешних лиц сотрудникам. Они также могут доставлять сообщения, которые сотрудники отправляют друг другу внутри компании, например разговоры между коллегами, работающими в разных отделах. Эффективные коммуникативные навыки могут помочь вам собрать необходимую информацию и передать ее четко, чтобы получатель понял сообщение.

Навыки работы с компьютером и факсом

Многие должности офисных бегунов требуют базовых знаний о том, как использовать офисное оборудование, такое как компьютеры и факсимильные аппараты. На компьютере вы можете управлять данными клиентов, отправлять электронные письма, создавать отчеты, вести электронные таблицы или просматривать расписания. В некоторых офисах, например в юридических, вы можете использовать факсимильные аппараты для отправки контрактов или другой конфиденциальной информации. Для успешного выполнения этой задачи полезно знать, как управлять факсимильным аппаратом, устранять неполадки и пополнять запасы.

Управление канцелярскими товарами

Офисные работники часто несут ответственность за управление запасами канцелярских товаров, таких как ручки и бумага. Это может включать наблюдение за текущими расходными материалами в офисе и своевременный заказ пополнения запасов. Некоторые офисы могут искать бегунов с опытом покупки канцелярских товаров в магазинах или их заказа через Интернет.

Навыки многозадачности

Многозадачность предполагает одновременное управление несколькими задачами. Это может включать в себя определение приоритетов ваших ежедневных задач и сосредоточение внимания на выполнении одной за раз, чтобы убедиться, что вы можете выполнить все свои обязанности и уложиться в сроки. Например, если почта обычно приходит в ваш офис в полдень, вы можете заказать канцелярские товары в Интернете утром, а затем доставить почту во второй половине дня.

Как улучшить навыки бегуна в офисе

Если вы хотите улучшить свои навыки работы в офисе, рассмотрите следующие шаги:

1. Сосредоточьтесь на одном навыке за раз

Попробуйте провести самооценку, чтобы определить свои сильные и слабые стороны. Затем выберите конкретный навык, который вы хотите улучшить в первую очередь. Вместо того, чтобы пытаться улучшить различные навыки, вы можете сосредоточиться на одном, что поможет вам разработать конкретный план вашего прогресса. После того, как вы улучшили первый навык, вы можете выбрать другой, который хотите улучшить.

2. Наблюдайте за своими коллегами

Чтобы улучшить свои навыки работы в офисе, вы можете понаблюдать за другими профессионалами, выполняющими свои обязанности. Подумайте о том, какие навыки могут иметь ваши коллеги, имеющие отношение к вашей работе, и как они используют эти навыки для выполнения своих должностных обязанностей. Например, если ваш коллега — опытный бегун в офисе, вы можете наблюдать за приемами, которые он использует для выполнения своих задач, а затем применять их, чтобы помочь себе работать более эффективно.

3. Установите SMART-цели

Цели SMART являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Создание целей SMART может помочь вам определить, какие навыки вы хотите улучшить, и разработать конкретный план их улучшения. Например, если вы заинтересованы в улучшении своих навыков многозадачности, вы можете поставить перед собой цель попробовать три новых метода расстановки приоритетов и посетить вебинар по многозадачности в течение трех месяцев. Через три месяца вы сможете оценить свой прогресс и использовать полученные знания для постановки эффективных целей в будущем.

4. Исследовать возможности обучения

Продолжение обучения с помощью учебных ресурсов может дать вам доступ к советам профессионалов в вашей отрасли. Рассмотрите возможность изучения возможностей обучения, таких как вебинары, онлайн-курсы, книги и видео, которые помогут вам улучшить свои навыки. Вы можете ознакомиться с основными обязанностями офисных бегунов, которые обычно выполняют на работе, чтобы понять, какие навыки следует искать во время исследования.

Навыки офисного бегуна на рабочем месте

Вот несколько советов по применению навыков офисного бегуна на рабочем месте:

• Делайте заметки. Делайте заметки, которые помогут вам понять ваши задачи и предоставить ссылки, которые вы сможете просмотреть в будущем. Это может помочь вам расставить приоритеты в своих обязанностях и более эффективно работать в режиме многозадачности.

• Создавайте списки дел: списки дел могут прояснить задачи, которые вам нужно выполнить, что может помочь вам добиться большего на работе. В свой список дел подумайте о том, чтобы включить как задачи, которые вам необходимо выполнить для вашей работы, так и задачи, которые могут помочь вам достичь целей развития навыков.

• Задавайте вопросы. Задавая вопросы, вы можете показать менеджерам и руководителям, что вы заинтересованы в развитии своего понимания ключевых концепций в работе. Спрашивая информацию, которая может вам понадобиться, вы также можете улучшить свои навыки общения и межличностного общения.

Как подчеркнуть свои навыки бегуна в офисе

Перед тем, как нанять офисного работника, полезно подчеркнуть свои навыки в материалах заявки, чтобы рекрутеры и менеджеры по найму могли понять, что вы соответствуете необходимым требованиям. Вы можете выделить свои навыки тремя способами:

1. Добавьте навыки офисного бегуна в свое резюме

Вы можете указать свои навыки бегуна в разных местах своего резюме. Рассмотрите возможность включения профессионального резюме, в котором подчеркиваются ваши самые сильные навыки и то, чего они помогли вам достичь на работе. Вы также можете включить раздел навыков, в котором перечислены ваши программные и технические навыки в виде маркированного списка. Кроме того, вы можете просмотреть описание вакансии, чтобы убедиться, что вы включили навыки, которые компания ищет в идеальных кандидатах.

2. Включите навыки офисного бегуна в сопроводительное письмо

Если вы хотите предоставить более подробную информацию о достижениях, которые вы включили в свое резюме, рассмотрите возможность написания сопроводительного письма. В сопроводительном письме кратко опишите, как вы использовали свои навыки на предыдущих должностях для выполнения задач. Включение абзаца о том, как ваши навыки могут помочь в выполнении обязанностей, перечисленных в описании работы, может помочь менеджерам по найму признать, что вы хорошо подходите для этой должности.

3. Обсудите навыки офисного бегуна на собеседовании

На собеседовании менеджер по найму может спросить вас о ваших сильных сторонах, опыте работы и о том, как вы справляетесь с обязанностями на работе. Вы можете использовать эту возможность, чтобы обсудить конкретный опыт, который подчеркивает, что вы успешно применяете свои навыки офисного бегуна. Подумайте об использовании метода STAR, чтобы эффективно отвечать на вопросы. При использовании метода STAR вы можете описать ситуацию, задачу, которую необходимо выполнить, действие, которое вы предприняли, и результаты.