Модель управления проектом: определение и шаги по ее созданию

22 февраля 2021 г.

Организации выигрывают от структурированного набора правил, разъясняющих роль каждого члена в проекте. Управление проектом сообщает о процедурах и распределяет различные обязанности, чтобы помочь команде успешно управлять проектом. Если вы работаете в области управления проектами, полезно понимать, что влечет за собой управление проектами. В этой статье мы обсудим управление проектом, что оно означает и как оно может помочь вам добиться успеха в вашем проекте.

Что такое управление проектом?

Управление проектом — это набор процессов и правил, которые помогают вам управлять проектом. Он сообщает о различных видах деятельности организации и сообщает вам, кто несет ответственность.

Что описывает управление проектом

Управление проектом описывает следующее:

• Информация: управление проектом обеспечивает метод обмена информацией. Обмен согласованными данными может иметь решающее значение для успеха вашего проекта.

• Структура: Управление проектом детализирует всю структуру организации вместе с непосредственной командой проекта. У вашего проекта больше шансов на успех, если его поддерживает окружающая среда, например, когда высшее руководство предлагает руководителям проектов свое видение.

• Люди. Управление проектом описывает цели, которые должны достичь менеджеры проекта. Эти цели ясны, достижимы и устойчивы. Лучше всего, если старшие менеджеры потратят время на то, чтобы понять деятельность менеджеров проектов, чтобы установить соответствующие цели.

Управление проектом против организационного управления

Управление проектом отличается от организационного или повседневного управления. Организационное управление – это система правил, которая помогает организации достичь своих целей. Он предоставляет практики и процессы для ведения обычного бизнеса, но не дает основы, позволяющей реализовать проект и изменить бизнес.

Управление проектом охватывает следующие аспекты:

• Правила

• Процедуры

• Процессы

• Обязанности

• Функции

Роли в управлении проектом

В управлении проектами выделяют три основные роли:

• Владелец проекта: Владелец проекта несет ответственность за менеджера проекта.

• Ключевые заинтересованные стороны. Ключевыми заинтересованными сторонами могут быть поставщики, покупатели конечного продукта или люди, финансирующие проект.

• Консультативная группа: Консультативная группа может быть полезна в проектах, где количество заинтересованных сторон настолько велико, что может повлиять на процесс принятия решений. Он функционирует как форум и позволяет заинтересованным сторонам оставаться вовлеченными в проект.

В крупных компаниях офис управления проектами часто обеспечивает формализацию и надлежащее осуществление управления проектами. В небольших компаниях эту функцию обычно выполняет руководитель проекта.

Почему важно управление проектом?

Управление проектом важно, потому что оно может помочь вам успешно реализовать проекты по следующим причинам:

• Правильные процессы: управление проектом информирует заинтересованные стороны о соответствующих процессах в проекте. Правила должны соответствовать типу проекта. Например, ИТ-проекту нужны специальные технические методы, такие как управление данными.

• Подотчетность: управление проектом дает организации основу для принятия решений, которая помогает руководителям, проектной группе и другим сотрудникам оставаться подотчетными и согласованными.

• Время и бюджет. Управление проектами помогает выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета. Заинтересованные стороны проекта часто работают в разных отделах организации. Управление проектом объединяет их для эффективного принятия решений.

• Правильный выбор: Управление проектом помогает выбрать правильный проект для вашей организации, предоставляя соответствующую информацию, людей и структуру.

• Коммуникация: управление включает протоколы связи для обеспечения передачи информации соответствующим сторонам.

• Распределение ресурсов: руководство расставляет приоритеты в отношении ресурсов. Это способствует уменьшению разногласий между сотрудниками.

• Масштаб: Хорошо структурированная модель управления назначает нужных заинтересованных лиц для модерации несанкционированных дополнений к проектам.

• Управление заинтересованными сторонами: управление проектом определяет обязанности конкретных заинтересованных сторон и создает группы для надзора.

• Культура проекта. Модель управления может повысить вовлеченность и приверженность успеху проекта.

• Оценки: комитеты по управлению сотрудничают с различными отделами, такими как ИТ, управление проектами и финансы, чтобы гарантировать, что оценки включают все аспекты.

• Управление проектом как фактор успеха: Предоставление правильных ресурсов, планирования и целей может помочь проекту добиться успеха.

Что такое модель управления?

Модель управления представляет собой скоординированное взаимодействие трех элементов:

Структуры принятия решений

Организации часто используют диаграммы для определения структур принятия решений. Многие трехуровневые модели управления четко отображают иерархический поток управления. Диаграммы управления выигрывают от предварительно определенных ролей и матриц ответственности, которые обеспечивают большую ясность и позволяют принимать точные решения о том, кто может принимать какие решения в организации.

Модель управления обычно представляет следующие элементы на диаграмме:

• Руководящий комитет: это руководители, отвечающие за стратегические инвестиции, принятие решений, планирование и организацию.

• Совет директоров: генеральный директор и финансовые представители обычно отвечают за отчетность и надзор.

• Консультативные комитеты: Консультативный комитет состоит из представителей нескольких департаментов.

• Спонсоры: это члены команды, которые поддерживают проект и несут ответственность.

На этих диаграммах макрорешения принадлежат руководителям, заинтересованным сторонам и другим лицам, принимающим решения на этой диаграмме. Однако важно понимать, что многие выборы происходят на микроуровне. Влияние многих мелких микрорешений членов команды, которые работают над достижением своих индивидуальных целей, накапливается и создает импульс для завершения проекта. Примеры небольших решений включают изменение дизайна или решение о риске.

Операционные процедуры

Процедуры определяют ожидания проекта для достижения коллективных результатов. Хотя процессы должны быть специфическими для вашего проекта, некоторые из них важны и необходимы для успешной реализации проекта. Это включает:

• Управление планом: наличие плана для достижения результатов

• Управление коммуникациями: Общение с заинтересованными сторонами

• Управление взаимозависимостью: решение о том, как работать с другими командами

• Управление областью действия: управление границами области действия

• Управление рисками: определение того, как избежать рисков

• Управление проблемами: устранение препятствий, мешающих выполнению плана

Чтобы определить, какие процессы требуются вашему проекту, полезно сначала понять методы, которые лучше всего помогут вам достичь цели проекта. Имея в виду цель, вы можете выбрать существующие процессы или адаптировать или смешать их, чтобы они наилучшим образом соответствовали вашим потребностям.

Чтобы убедиться, что процесс остается актуальным для вашего проекта, вы можете просмотреть их заранее для следующего этапа.

Средства совместной работы

Инструмент совместной работы предоставляет заинтересованным сторонам проекта систему для обмена своими наблюдениями и знаниями. Вместо того, чтобы полагаться на коллективную память, организации могут извлечь выгоду из инструмента, в котором члены команды регистрируют данные о решениях по мере развития проекта. Это позволяет вам ответить на многие вопросы и вспомнить, почему было принято конкретное решение, независимо от того, где вы находитесь в проекте. Эта передача информации в режиме реального времени может превратить случайные данные в ценную информацию.

Наконец, адекватная модель должна определять следующее:

• Структура отчетности для сотрудников и заинтересованных сторон

• Как совет контролирует риски

• Кто имеет полномочия по юридическим вопросам, аудиту, финансам и рискам.

Как использовать модель управления проектами

Выполните следующие действия, чтобы создать и использовать модель управления проектом:

1. Определите заинтересованные стороны

Заинтересованными сторонами могут быть руководители высокого уровня, сотрудники или сторонние лица, связанные с проектом. Как только вы определите их, объясните им важность управления проектом для облегчения перехода.

2. Определите приоритеты ваших бизнес-целей

Руководящий комитет определяет приоритетность бизнес-целей и инициатив. Члены комитета могут разрабатывать цели, в которых они имеют опыт. Затем они сотрудничают, чтобы определить те, на которых следует сосредоточиться.

3. Создайте правильные процессы

Создайте процессы, чтобы прояснить поток коммуникаций и определить, как получить одобрение. Напишите правила и установите стандарты, которые позволят всем заинтересованным сторонам работать вместе для достижения одной цели.

4. Выберите членов комитета

Выберите сотрудников из разных отделов и назначьте им четкую роль для выполнения проекта. Вы можете сформировать свой комитет, выбрав людей, доказавших свою способность обеспечивать, анализировать и контролировать стратегическое направление проекта и давать политические указания заинтересованным сторонам и команде проекта. Эти члены будут рекомендовать проектные подходы и обсуждать общие стратегии планирования и реализации проекта. В состав руководящего комитета обычно входят старшие менеджеры и высокопоставленные представители клиентов проекта.

5. Общайтесь четко

Проинформируйте всех участников проекта о комитетах и ​​процессах, связанных с проектом. Предоставление обучения участникам проекта показывает, что руководство инвестирует в управление проектом и помогает вовлечь всех сотрудников.