Межведомственное сотрудничество: 12 советов по его развитию на работе

Сильная командная работа является жизненно важным компонентом успешного бизнеса и компаний, а сотрудничество между отделами — один из способов укрепить командную работу. Партнерство с командами внутри компании поможет вам найти новые идеи, решения или возможности для повышения производительности, доходов или удовлетворенности сотрудников. Понимание того, что такое сотрудничество между отделами и как его применять, может помочь вам в вашей карьере, независимо от отрасли или области. В этой статье мы узнаем, что такое сотрудничество между отделами, его преимущества, пример того, как оно улучшает бизнес, и 12 советов о том, как использовать его на рабочем месте.

Что такое межведомственное сотрудничество?

Межведомственное сотрудничество — это когда группа людей с разными должностными обязанностями или функциями собирается вместе и работает над достижением общей цели, проекта или решения. Совместная командная работа часто приводит к большему количеству идей, совместной работе, значительным улучшениям процессов и культуре непрерывного обучения.

Сотрудничество — это больше, чем сотрудничество. Оно требует общего видения, взаимного уважения, понимания ролей и обязанностей друг друга и общей цели. Благодаря сотрудничеству члены команды развивают уровень комфорта друг с другом, учатся более эффективному общению и получают более глубокое понимание обязанностей и функций друг друга.

Сотрудничество между отделами важно, независимо от размера компании или отрасли. У вас может быть межведомственное сотрудничество с двумя сотрудниками из разных отделов или целыми командами из нескольких отделов, работающих над проектом. Успешное сотрудничество часто приводит к экономии средств, увеличению доходов или выгоде для клиента.

Преимущества межведомственного сотрудничества

Сотрудничество между отделами часто улучшает коммуникацию и эффективность бизнеса и имеет следующие существенные преимущества:

• Инновации. Креативные идеи и продуманные решения часто исходят из свежих взглядов, предлагаемых, когда над проектом работает разнородная группа людей. Среда совместной работы может бросить вызов стандартному способу ведения дел и найти возможности для повышения эффективности, экономии средств или получения дохода.

• Непрерывное обучение. Когда команды работают вместе и лучше понимают роли друг друга, вместе происходит более глубокое изучение бизнеса. Например, когда представитель по связям с общественностью узнает больше о процессе ИТ-отдела по доставке устройств новому сотруднику, он может улучшить процесс найма и настройки для таких предметов, как компьютеры, сотовые телефоны или другие технологические устройства.

• Командная работа: сотрудничество между отделами поощряет все идеи, независимо от должности или заработной платы, и может укрепить командную работу в компании или бизнесе.

• Принадлежность к проекту. Командная работа способствует развитию ответственности за проект, и зачастую продуктивность, энтузиазм и приверженность тем выше, чем больше кто-то вовлечен в задачу.

• Удовлетворенность сотрудников: совместная работа также может поддерживать моральный дух команды и компании, показывая сотрудникам, что вы цените их вклад, идеи и трудовую этику. Когда сотрудники положительно относятся к своему рабочему месту, это может повысить удовлетворенность работой и улучшить показатели удержания.

Пример межведомственного сотрудничества

Вот пример сценария межведомственного сотрудничества на рабочем месте, чтобы проиллюстрировать, как это способствует улучшению бизнеса:

Авиакомпания меняет предложение закусок и напитков

Национальная авиакомпания хочет изменить свои предложения бесплатных закусок и напитков и добавить питание для продажи, чтобы увеличить доход. Они организуют команду проекта и приглашают членов из следующих отделов: маркетинга, коммуникаций, продуктов и разработки, информационных технологий и рабочей группы бортпроводников. Благодаря сотрудничеству и идеям команд они обнаруживают следующие предложения, вопросы и действия:

• Экономия средств благодаря новым партнерским отношениям с закусками и напитками

• Дифференцируйте выбор продуктов, например, предлагайте варианты без орехов.

• Исходные решения для хранения блюд на продажу, в том числе способы их охлаждения

• Найдите поставщиков для производства еды и сравните цены

• Спланируйте, на каких рейсах хватит времени для сервисной доставки товаров со скидкой

• Сотрудничайте с ИТ-отделом для разработки программ по сбору платежей и инвентаризации для бортпроводников.

• Создавайте новые маркетинговые кампании для обучения клиентов

• Обновите все маркетинговые материалы, такие как веб-сайт компании, меню на спинках сидений и бортовая телевизионная реклама.

• Проект сообщений для всей компании и для рабочей группы бортпроводников, чтобы подготовить их к изменению

• Пишите сценарии бортовых объявлений для распространения на рейсах.

Благодаря межведомственному сотрудничеству авиакомпания может лучше спланировать это изменение и получить ключевую информацию от всех команд, чтобы обеспечить плавный переход, который готовит к трудностям, находит решения и снижает затраты и риски.

12 советов по межведомственному сотрудничеству

Сотрудничество развивается со временем и требует усилий. Вот как вы можете способствовать сотрудничеству между отделами с помощью этих 12 советов:

Содействовать сотрудничеству

Сотрудничество может происходить спонтанно, хотя чаще требуется поддержка на всех уровнях, чтобы обеспечить его эффективность во всех командах. Будьте преднамеренными в содействии сотрудничеству внутри вашей собственной команды и между командами и расставляйте приоритеты, зная, что преимущества переносятся на другие аспекты бизнеса.

Ведите с направлением

Менеджеры и другие руководители высшего звена должны регулярно и на виду у других использовать кросс-функциональное сотрудничество. Подавайте пример, устраивая официальные или неформальные встречи, мероприятия или мероприятия по созданию команды для укрепления сотрудничества. Следите за изолированностью проекта или нерешительностью в сотрудничестве, помогайте налаживать связи и поощряйте участие на рабочем месте, а не ждите, пока коллеги начнут действовать самостоятельно.

Улучшение коммуникаций

Установите процедуры или системы, чтобы держать всех в курсе основных этапов проекта, достижений, изменений или оценок рисков. Будь то еженедельная сводка по электронной почте, электронные таблицы отслеживания задач или программное обеспечение для управления проектами, открытое общение помогает членам команды узнать о статусе проекта, важных датах и ​​деталях для поддержания производительности и совместной работы.

Соберите команду

Найдите возможности для взаимодействия помимо работы, чтобы собраться вместе и пообщаться друг с другом, позволяя людям узнать друг друга не только как коллеги. Вы можете организовывать такие мероприятия, как ежемесячные обеды, счастливые часы, книжные клубы, кофе-брейки или волонтерские и фитнес-мероприятия. Они могут быть дополнительными функциями в нерабочее время или проводиться в течение рабочего дня. Это важно, потому что знакомство ведет к новым рабочим отношениям, которые могут способствовать будущим возможностям сотрудничества между отделами. Командообразующие мероприятия также помогают понять сильные и слабые стороны каждого человека.

Отмечайте достижения

Вы можете культивировать доверие, уважение и мотивацию в команде, отмечая достижения и признавая проделанную работу. Сохраняйте импульс и мотивацию, отмечая небольшие достижения, а не только окончательное завершение проекта. Празднования могут варьироваться от простых до сложных. Например, небольшой обед позволяет людям собраться, пообщаться и отпраздновать достижение.

Создайте программу признания

Признание индивидуальных и командных талантов, достижений и идей способствует вовлеченности, удовлетворенности работой и дальнейшему успеху в совместных проектах. Подумайте о разработке официальной программы признания или поощрения, чтобы подчеркнуть усилия и способности других, и не забывайте также признавать их лично.

Иметь общее видение

Объединение вокруг общей цели — эффективный способ наладить межведомственное сотрудничество. Это позволяет командам сосредоточиться на том, чего нужно достичь, и может помочь установить функции для каждой группы или члена, чтобы достичь этого. Предлагайте четкие цели, чтобы каждый понимал проект, действия и обязанности. Подумайте о том, чтобы поделиться причинами личного участия, чтобы мотивировать усилия каждого.

Предлагайте ясность

Четко сообщайте об ожиданиях и убедитесь, что все знают, что от них ожидается. Обсудите и задокументируйте роли, обязанности, планы и прогресс, а также укажите сроки, когда это применимо. Будьте прозрачны в отношении ролей, ожиданий или ограничений, а также того, как работа команды повышает ценность проекта.

Внимательно встречайте

Сотрудничество часто работает лучше, когда люди находятся вместе, например, на телефонных конференциях или во время личных встреч. Проводите организованные и эффективные собрания, которые будут продуктивными и оставят достаточно времени в сутках, чтобы коллеги могли справиться со своей работой. Имейте повестку дня, блокнот и время для вопросов. Будьте внимательны при планировании последующих встреч и дайте возможность выполнить задачи перед повторной встречей.

Затеняйте или обучайте команду

Рассмотрите возможность создания дубликата работы или программы перекрестного обучения, где коллеги могут больше узнать о работе друг друга, особенно о рабочих функциях или проектах, в которых задействовано более одного отдела. Это может помочь командам понять влияние или объем работы, требуемой, когда они делают запросы друг к другу, и может привести к более глубокому пониманию среди сотрудников.

Начать больше межведомственных проектов

Продолжайте развивать более тесную командную работу и сотрудничество, инициируя другие межведомственные проекты. Даже работа небольших команд может принести пользу компании, и чем чаще команды сотрудничают, тем проще становится процесс и тем больше идей или решений создается. Внимательно рассмотрите каждый проект, чтобы определить, имеет ли организация группы дополнительную ценность.

Поощряйте обратную связь

Сотрудничество часто приносит отличные идеи, и обратная связь может сделать то же самое. Рассмотрите возможность создания системы, позволяющей членам команды и руководителям обмениваться отзывами официально, конфиденциально, в частном порядке или на собраниях по закрытию проекта. Это может помочь руководителям проектов узнать, что работает хорошо, а что нет, и как внести улучшения для улучшения команды и достижения ее цели. Предоставление командам возможности обмениваться отзывами и мнениями может расширить их возможности и помочь оптимизировать процессы.