Методы контроля затрат: определения и примеры

Контроль затрат является важным аспектом построения финансов бизнеса и помогает повысить его прибыльность. Понимание методов контроля затрат может помочь вам сохранить бюджет ваших проектов и повысить прибыльность проекта. В этой статье мы обсудим, что такое контроль затрат, почему он важен для бизнеса и какие существуют методы контроля затрат.

Что такое контроль затрат?

Контроль затрат — это практика, используемая профессионалами в области финансов, которая анализирует общие расходы бизнеса и снижает затраты по проекту для увеличения прибыли. Как правило, компания нанимает специалистов по финансам для контроля эффективности затрат, планирования бюджета для каждого проекта и внесения изменений в проекты, которые могут повысить финансовые показатели бизнеса.

Специалисты по финансам также разрабатывают, поддерживают и организуют бюджет проекта от начала до конца, чтобы убедиться, что сотрудники тщательно соблюдают бюджет. Целью использования методов контроля затрат является повышение финансовых показателей проекта при одновременном снижении его стоимости.

Важность контроля затрат

Контроль затрат позволяет предприятиям поддерживать строгий бюджет, что обеспечивает стабильность их финансов и может помочь увеличить прибыльность их проектов. Вот несколько причин, по которым использование методов контроля затрат имеет важное значение для бизнеса:

• Бюджеты помогают не сбиться с пути: методы контроля затрат часто включают в себя установление строгого бюджета, которому должна следовать команда, что помогает не сбиться с пути во время проекта. Если бюджет предусматривает завершение проекта к определенному сроку, сотрудники могут чувствовать себя более обязанными завершить проект к сроку, указанному в бюджете.

• Предотвращает рост стоимости проекта. Использование методов контроля затрат может помочь предотвратить быстрый рост стоимости проекта по мере его выполнения. Участники проекта могут проконсультироваться с финансовым специалистом, если они считают, что бюджет не покрывает достаточно затрат, необходимых для проекта.

• Поддерживает высокую прибыльность: методы контроля затрат позволяют получать доход от проектов выше, чем стоимость проекта, что поддерживает высокую прибыльность и увеличивает финансы компании.

Факторы контроля затрат

Вот несколько факторов, которые участвуют в мониторинге контроля затрат проекта:

Стоимость рабочей силы

Сумма заработной платы, выплачиваемой сотрудникам, работающим над проектом, включая вознаграждения работникам и налоги, является стоимостью рабочей силы. При составлении бюджета проекта важно учитывать стоимость рабочей силы, поскольку в проекте может одновременно работать несколько сотрудников. Например, если вы составляете бюджет, не забудьте указать общее количество сотрудников в проекте и время, в течение которого каждый сотрудник может работать над проектом, чтобы получить точную оценку общей стоимости проекта.

Стоимость материалов

Общая стоимость всех расходных материалов и оборудования, необходимых для проекта, является стоимостью материалов. Сюда входят материалы, которые заказываются до начала проекта, во время завершения проекта и после завершения проекта.

Фактическая стоимость

Фактическая себестоимость — это общие расходы, понесенные проектом с начала проекта до конца. Это включает в себя стоимость рабочей силы, материалов и любые другие расходы, связанные с проектом.

Разница в стоимости

Отклонение по стоимости относится к любой разнице в цене между фактической стоимостью проекта и установленным бюджетом. Например, если бюджет проекта составляет 1000 долларов, а фактическая стоимость проекта составляет 1500 долларов, то отклонение по стоимости составит 500 долларов, поскольку это разница между бюджетом и фактической стоимостью проекта.

Возврат инвестиций (ROI)

Возврат инвестиций (ROI) — это то, насколько прибыльным является проект по сравнению с тем, сколько денег вы вложили в проект. Высокий ROI означает, что проект принес больше денег, чем фактическая стоимость проекта.

5 методов контроля затрат

Вот пять методов контроля затрат, которые позволяют компании поддерживать и отслеживать свои общие затраты:

1. Правильное планирование бюджета

Одним из методов контроля затрат, который большинство компаний использует при запуске нового проекта, является управление бюджетом. Выделение достаточного количества времени для разработки точного бюджета для новых проектов важно, потому что составление бюджета помогает оценить затраты, организовать финансы и обеспечить относительно низкую дисперсию затрат. При составлении бюджета предприятия принимают во внимание все части проекта, в том числе количество сотрудников, необходимых для проекта, сколько времени может потребоваться для завершения проекта и сколько материалов им нужно для его завершения.

Очень важно оставить достаточно места в вашем бюджете для любых неожиданно возникающих расходов. Например, некоторые проекты могут занять больше времени, чем ожидалось, или могут потребовать больше материалов, чем предполагалось изначально, поэтому важно экономить средства в рамках бюджета на случай внезапных изменений.

2. Контроль всех расходов с помощью контрольно-пропускных пунктов

Мониторинг всех расходов, связанных с проектом, является распространенным методом контроля затрат, который предприятия используют для обеспечения правильного соблюдения бюджета. У компаний часто есть контрольные точки, которые периодически анализируются на протяжении всего проекта, чтобы проверить, соблюдают ли члены команды бюджет, и решить, есть ли какие-либо изменения, которые необходимо внести, например, если члены команды запрашивают больше времени или материалов для завершения проекта. Профессионалы могут анализировать эти контрольные точки еженедельно или ежемесячно.

Специалисты по финансам могут проанализировать необходимые изменения, используя эти контрольные точки, и соответствующим образом согласовать бюджет. Использование этого метода контроля затрат позволяет вносить изменения, которые не оказывают существенного влияния на бюджет.

3. Использование систем контроля изменений

Системы управления изменениями — это методы контроля затрат, которые учитывают любые изменения, которые могут оказать большое влияние на бюджет. Эти изменения могут произойти из-за любых проблем, возникающих во время проекта, или значительных задержек, из-за которых проект не укладывается в срок, что может привести к увеличению стоимости труда и материалов. Системы контроля изменений отслеживают все изменения, вносимые в проект, чтобы специалисты могли корректировать бюджет. Они также документируют изменения и гарантируют, что все вносимые изменения имеют жизненно важное значение для проекта.

4. Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это метод контроля затрат, который может снизить расходы по проекту за счет соблюдения сроков проекта. Когда проект выходит за рамки крайнего срока, это может привести к увеличению стоимости общих расходов по проекту, поскольку они продолжают использовать материалы и сотрудников для завершения проекта, что снижает рентабельность проекта.

5. Отслеживание заработанной стоимости

Использование освоенной стоимости — популярный среди бухгалтеров метод контроля затрат. Он включает в себя умножение процента работы, выполненной по проекту, на бюджет на момент завершения проекта. Приведенная стоимость помогает профессионалам прогнозировать финансовый результат проекта в зависимости от времени завершения проекта, общих расходов по проекту и общей стоимости проекта.