Лучшие шаблоны электронных писем о вакансиях (и как их создать)

9 апреля 2021 г.

Общение по электронной почте является важной частью профессиональной рабочей культуры. Зная что включить в письмо столь же важно, как и то, насколько хорошо он написан. Многие профессионалы используют шаблоны электронной почты с вакансиями для организации и структурирования своего общения с потенциальными работодателями. В этой статье мы опишем, что такое шаблон электронного письма с вакансиями и как его создать, а также рассмотрим некоторые примеры шаблонов, которые помогут вам написать собственное электронное письмо с вакансиями.

Что такое шаблон письма о вакансии

Шаблон электронной почты с вакансиями представляет собой схему, которая поможет вам в электронном общении с нынешними или будущими работодателями. Шаблон обычно содержит ключевые заголовки и заполнители разделов, которые заполняются применимым конкретным содержимым при составлении отдельных электронных писем. Шаблоны электронной почты с вакансиями могут быть полезны в различных обстоятельствах, в том числе:

• Обращение к потенциальному работодателю по поводу открытия вакансии

• Ответ на ранее оставшееся без ответа электронное письмо потенциальному работодателю

• После интервью

• Отклонение предложения о работе

• Просьба о рекомендательном письме

• Ищу сетевую помощь с предполагаемой работой

Как создать шаблон письма о вакансии

Вот пять шагов для создания шаблона электронной почты с вакансиями:

1. Придумайте броские сюжетные линии.

2. Начните с уважительного и индивидуального приветствия.

3. Организуйте контент, используя профессиональную структуру.

4. Завершите призывом к действию.

5. Включите официальную подпись.

1. Придумайте броские темы

Независимо от типа контента, эффективная строка темы имеет решающее значение для успеха электронного письма о работе. Полезным первым шагом в создании шаблона может стать создание банка примеров строк темы, соответствующих различным типам электронных писем о вакансиях. Это ускорит процесс настройки при составлении фактических электронных писем и повысит ваши шансы на получение ответа.

2. Начните с уважительного и индивидуального приветствия

Любое профессиональное электронное письмо должно начинаться с вежливого и уважительного приветствия, которое начинается со слов «Уважаемый» или «Приветствую», а затем обращается к человеку по имени. Даже если вы уже встречали этого человека раньше, упоминание его фамилии может быть необходимой профессиональной вежливостью, например, при письме менеджеру по найму. Если вы хорошо знаете человека и часто общаетесь с ним по имени, рассмотрите возможность использования только его имени.

При создании шаблона вы можете создать строку заголовка для приветствия, которая включает формальное вступительное слово, а затем оставляет место для фактического имени человека.

3. Организуйте контент, используя профессиональную структуру

Хотя фактическое содержание вашего электронного письма зависит от типа шаблона, все основное содержимое должно быть содержательным, но кратким. Каждый тип электронного письма также должен включать как введение, так и основную часть.

Во введении должно быть четко указано, почему вы отправляете электронное письмо, например, после собеседования. Ваше введение также может включать ссылку на то, как вы знаете получателя, например: «Было здорово поговорить с вами в прошлую пятницу о позиции маркетолога в вашей компании».

В теле письма содержится дополнительная информация о том, почему вы отправляете электронное письмо, например, чтобы задать вопрос, сделать запрос или предоставить информацию. Например, вы можете предоставить свой список профессиональных рекомендаций после отличного собеседования по запросу работодателя.

Чтобы создать шаблон электронной почты, вы можете перечислить заголовки или основы предложений, которые обозначают тип информации, которую необходимо включить. Например, ваш шаблон может включать приглашение указать цель вашего электронного письма, одно или два предложения с точным запросом и последнее предложение или два для уточнения ключевых деталей.

4. Завершите призывом к действию

Если ваш запрос будет четким и простым для ответа, это повысит ваши шансы на получение ответа. Вы можете сделать это, завершив сообщение призывом к действию, который сообщает получателю желаемый следующий шаг. Например, вы можете написать: «Я хотел бы назначить время на следующей неделе, чтобы обсудить следующие этапы процесса найма по телефону». Включение призыва к действию в качестве последнего элемента шаблона перед вашей подписью может помочь вам стандартизировать эту практику. Также полезно добавить положительное выражение благодарности к вашему призыву к действию, например: «Я очень ценю, что вы нашли время, чтобы поговорить со мной».

5. Включите официальную подпись

Все шаблоны должны заканчиваться заполнителем для подписи, оставляющим место для вашего имени и соответствующей контактной информации, каждый в отдельной строке.

Примеры шаблонов писем с вакансиями

Вот шаблоны электронных писем о вакансиях, которые можно использовать, когда:

• Обращение к потенциальному работодателю по поводу открытия вакансии

• После интервью

• Просьба о рекомендательном письме

Обращение к потенциальному работодателю по поводу открытия вакансии

Рассмотрите этот шаблон электронной почты для информирования о вакансиях, который поможет вам создать свой собственный:

Сюжетная линия: [Company’s Name] Новый [Job Title] – [Your Name]

Уважаемый господин/госпожа/доктор. [Last Name],

Меня зовут [Your Name]и я [insert job title and any personal connections to the company]. Я обращаюсь к вам, чтобы сообщить о своей заинтересованности в [insert job position]. Я узнал об этом по [insert research or prior knowledge of the company].

Я уверен, что моя квалификация и опыт отлично подходят для этой должности. В частности, у меня [insert one to two highly relevant accomplishments not mentioned in the cover letter]. К этому письму для вашего обзора прикреплены мои [insert specific documents, typically cover letter and resume].

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы доступны для [insert specific ask and time frame]. Мое имя и контактная информация указаны ниже для вашего удобства.

Заранее благодарим вас за внимание. С нетерпением жду Вашего ответа.

Искренне,

[Name]
[Phone number]
[Email address]

После интервью

Вот пример шаблона электронного письма для продолжения собеседования:

Тема: Интервью Продолжение – [Your Name]

Уважаемый господин/госпожа/доктор [Last Name],

Я хочу поблагодарить вас за ваше время на [insert interview date]. Было очень приятно познакомиться с вами и узнать больше о [insert job title] положение в [insert company name]. Наш разговор укрепил мой искренний интерес к этой возможности и мою уверенность в том, что мои предыдущие навыки и опыт отлично подходят для ваших нужд.

Пожалуйста, обращайтесь, если есть какая-либо дополнительная информация, которой я могу поделиться, чтобы помочь вам принять решение в это время.

С нетерпением жду Вашего ответа.

Теплые пожелания,

[Name]
[Phone number}
[Email address]

Скачать шаблон продолжения интервью
Чтобы загрузить шаблон в Документы Google, выберите «Файл» > «Открыть» > и выберите правильный загруженный файл.

Просьба о рекомендательном письме

Рассмотрите этот шаблон при создании собственного шаблона электронного письма с рекомендательным письмом:

Тема письма: Рекомендательное письмо Запрос на [Your Name]

Привет [First Name or Mr./Mrs./Dr. Last Name],

Я нахожусь в процессе подачи заявки на [insert position title] положение с [insert company name]. Одним из требований к заявке является рекомендательное письмо от [reference category, such as a former employer] кто может описать мою квалификацию в областях [insert specific content areas]. Так как мы работали вместе для [insert length of working relationship]Я уверен, что вы могли бы положительно отзываться о моих навыках и способностях.

Буду очень признателен, если вы напишете [insert required length, if any] рекомендательное письмо с описанием моей компетенции в областях [insert areas related to the desired job] и успешный опыт управления [insert area of clear strength].

Заявка должна быть [insert deadline]для подачи через [insert submission requirements from the prospective employer]. Копия моего текущего резюме и [insert supporting materials provided, if any] прилагается для вашего обзора. Я буду рад продолжить обсуждение или ответить на любые нерешенные вопросы, которые могут у вас возникнуть.

Заранее благодарим вас за внимание.

Лучший,

[Name]
[Phone number]
[Email address]

Советы по созданию шаблона электронного письма о вакансии

В дополнение к общей структуре, основанной на цели, есть и другие элементы, которые следует учитывать при составлении эффективного сообщения электронной почты, например, слова, которые вы выбираете. Вот четыре полезных совета по созданию шаблона электронной почты с вакансиями:

Будьте кратки

Если ваш шаблон и соответствующий контент будут краткими, это повысит ваши шансы на получение ответа. Эффективной практикой может быть установка желаемого количества слов или несколько раз перечитывание электронной почты в поисках того, что можно сказать более кратко.

Избегайте жаргона или случайного языка

Общение по электронной почте следует рассматривать так же официально, как и любое другое письменное или личное общение, особенно с потенциальным работодателем. Держите его таким же формальным, как и любую другую форму общения при приеме на работу.

Упростите им ответ

Форматирование вашего призыва к действию таким образом, чтобы получатель мог ответить «да» или «нет», выбрав вариант с несколькими вариантами ответов или предоставив другой простой ответ, также может повысить вероятность и своевременность получения ответа. Может быть полезно отформатировать это в вашем шаблоне с помощью основ предложений. Например, добавьте заполнитель с призывом к действию, который гласит: «Пожалуйста, дайте мне знать, в какую из следующих дат вы можете подключиться».

Настройте его для получателя

В дополнение к использованию правильного имени и должности человека, настройка содержимого электронной почты для демонстрации доказательств исследований и предшествующих знаний может увеличить ваши шансы на получение ответа. Это особенно верно при отправке электронных писем компаниям, с которыми вы ранее не общались и которые не знают, кто вы такой. В своем шаблоне электронной почты вы можете использовать основы предложений или заголовки, чтобы предложить вам включить эту информацию.