Кто такой онбординг-специалист? (Определение и обязанности)

19 августа 2021 г.

Эффективное управление человеческими ресурсами может помочь организациям обеспечить своих сотрудников всеми ресурсами, необходимыми для достижения успеха. Специалисты по адаптации являются важной частью команды HR, и их работа обеспечивает обучение и ресурсы для новых сотрудников, которые могут повлиять на долгосрочный успех новых сотрудников в компании. Если вы хотите узнать больше о роли специалиста по адаптации, полезно ознакомиться с некоторыми общими обязанностями и навыками, связанными с этой должностью.

В этой статье мы определяем, что такое специалист по адаптации, перечисляем общие обязанности этой роли, предлагаем список полезных навыков и способы обучения для этой должности.

Кто такой онбординг-специалист?

Специалист по адаптации — это специалист по кадрам (HR), который управляет последней частью процесса найма: адаптацией. Адаптация относится к методам, которые компании используют для интеграции новых сотрудников в рабочую силу, информируя их о существующих практиках и операциях своей организации. Специалисты по адаптации обучают новых сотрудников знаниям, навыкам и стандартам, которые им необходимы для достижения успеха в новой роли. В основном они работают с новыми сотрудниками, но они также могут работать с другими представителями отдела кадров, руководством компании и менеджерами по найму, чтобы обеспечить плавный переход и успешную практику найма.

Чем занимается онбординг-специалист?

Специалисты по адаптации выполняют множество обязанностей, которые могут варьироваться в зависимости от размера их организации и типа компании, в которой они работают. Однако, как правило, специалисты по адаптации выполняют следующие обязанности:

• Создавайте ресурсы для сотрудников, например справочники для сотрудников.

• Сообщите о политике компании, включая дресс-код, расписание и информацию о парковке.

• Дизайн приветственных наборов для сотрудников

• Проводите экскурсии по офису и знакомьте с новыми членами команды

• Обрабатывайте документы, такие как налоговые документы, контакты сотрудников и соглашения о неразглашении (NDA)

• Отправьте соответствующие ссылки на обучение по электронной почте и предоставьте информацию для входа в учетные записи компании.

• Свяжите новых сотрудников с ИТ-персоналом, который может помочь с настройкой оборудования и программного обеспечения.

• Администрирование любых документов или материалов, необходимых сотрудникам для начала выполнения своих задач.

• Отвечайте на новые вопросы о найме

• Проведение презентаций или демонстраций для новых сотрудников

• Обеспечить прохождение вводного обучения

• Отвечать на вопросы сотрудников о заработной плате, политике компании или требованиях к должностям

Навыки онбординг-специалиста

Если вы заинтересованы в том, чтобы стать специалистом по адаптации, есть множество навыков, которые помогут вам добиться успеха в этой роли. Вот некоторые навыки, которые могут вам пригодиться:

Коммуникация

Отличные коммуникативные навыки необходимы специалистам по адаптации. Поскольку они отвечают за обучение новых сотрудников и передачу политики компании, четкое информирование об ожиданиях чрезвычайно важно. Навыки общения могут помочь специалистам по адаптации в их письменных сообщениях, таких как электронные письма, справочники и учебные материалы. Это также может помочь им в устном общении, например, в объяснении процессов, лучших практик и процедур.

Эффективное информирование новых сотрудников может существенно повлиять на успех сотрудников в их работе. Предоставление рекомендаций и правильные ответы на вопросы могут помочь новым сотрудникам приспособиться к своей новой должности и понять культуру компании.

Знание трудового законодательства

Некоторые юридические знания также могут помочь тем, кто выполняет эту роль. Базовое понимание трудового законодательства может помочь специалистам по адаптации отвечать на вопросы сотрудников, касающиеся их заработной платы и льгот, сообщать о важных правовых изменениях и правильно обрабатывать налоговые документы. Знание и актуальная информация о трудовом законодательстве гарантирует, что процедуры адаптации останутся в соответствии со всеми применимыми законами и рекомендациями.

Организация

Организационные навыки могут помочь специалистам по адаптации отслеживать прогресс новых сотрудников по мере их интеграции в компанию и обеспечивать сотрудников всеми ресурсами и знаниями, необходимыми для достижения успеха. Поскольку специалисты по адаптации управляют многими аспектами обучения новых сотрудников, такими как управление униформой, обработка документов и наблюдение за завершением модулей обучения, организованность может помочь им отслеживать сотрудников, которые не прошли все этапы адаптации.

Часто специалисты по адаптации управляют одновременной адаптацией нескольких новых сотрудников. Организованность помогает каждому новому сотруднику получать все необходимые ресурсы и помощь.

Социальные способности

Онбординг может быть очень социальной ролью. Знакомство новых сотрудников с их менеджерами и командами, содействие в инициировании и предоставление советов, а также помощь на ранних этапах того, как кто-то начинает новую работу, могут потребовать социальной осведомленности и компетентности. Дружелюбные, общительные и позитивные специалисты могут обеспечить радушный опыт для новых сотрудников и помочь им быстрее освоиться на своих должностях.

Профессионализм

Поскольку специалисты по адаптации работают почти исключительно с новыми сотрудниками, они часто являются первым реальным деловым взаимодействием нового сотрудника в его новой роли. Для специалистов важно оставаться профессионалами и создавать хорошее первое впечатление о компании. Оставаясь доступными, специалисты по адаптации могут использовать свой профессионализм для проведения качественных брифингов и обучающей информации для новых сотрудников. Их энергия и стремление помочь кандидатам добиться успеха, а также уважение их конфиденциальности могут сделать их ценным ресурсом для тех, кто начинает новую должность.

Навыки работы с компьютером

В этой роли также важны навыки работы с компьютером. Специалистам может понадобиться знать, как использовать:

• Документы для обработки текстов. Использование программного обеспечения для обработки текстов может помочь в создании учебных материалов и руководств.

• Электронная почта: часто специалисты по адаптации передают важную информацию о найме, например подробности о первом дне сотрудника, по электронной почте.

• Программное обеспечение для презентаций. Умение разрабатывать презентации и управлять ими — важный навык для специалиста по адаптации. Владение компьютером может помочь им устранять технологические проблемы и эффективно проводить презентации.

• Корпоративное программное обеспечение. Некоторые компании используют собственное программное обеспечение для обмена учебными материалами и отслеживания выполнения. Знание программного обеспечения, характерного для компании, помогает специалистам по адаптации отслеживать прогресс сотрудников и гарантировать, что они завершат каждый этап процесса адаптации.

• Сканеры и факсимильные аппараты: им может понадобиться копировальный аппарат для сканирования важных документов, таких как налоговые документы и контракты.

Как стать специалистом по онбордингу

Если вы заинтересованы в обучении на роль специалиста по адаптации и приобретении соответствующих навыков, вот несколько шагов, которые вы можете предпринять:

1. Получить степень

Один из лучших способов подготовиться к роли специалиста по адаптации — это получить степень в области управления персоналом или в смежной области, например, в области коммуникаций. Программы на получение степени обучают важным навыкам, необходимым для достижения успеха в этой роли, с помощью таких курсов, как организационная коммуникация, трудовые отношения и планирование рабочей силы. Многие компании требуют, чтобы их HR-специалисты имели как минимум степень бакалавра.

2. Будьте в курсе отраслевых изменений

Помимо степени, полезно регулярно просматривать обновления трудового законодательства или законодательные изменения. Это может гарантировать, что ваша компания всегда соблюдает самые последние протоколы и рекомендации по управлению персоналом. Сосредоточение внимания на постоянном изучении данной области может сделать вас лучшим профессионалом в области управления персоналом и более ценным ресурсом для вашей организации и ее сотрудников.

3. Получите сертификат

Прохождение дополнительных HR-сертификатов поможет вам оставаться в курсе отраслевых изменений и обновлений. Это также может помочь в развитии вашей карьеры, компетенций и потенциального заработка. Есть много сертификатов, доступных для специалистов по персоналу, которые могут помочь им в обучении, чтобы преуспеть в своей должности. Подумайте о поиске программ и курсов, которые подходят вам и потребностям вашей организации.

4. Спросите об обратной связи

Еще один способ оптимизировать свое обучение для этой должности — запросить обратную связь. Если вы уже являетесь специалистом по адаптации, рассмотрите возможность отправки опросов тем, кто завершил процесс адаптации. Отзывы, которые они предоставляют, могут дать вам ценную информацию о том, на чем сосредоточить свои усилия по обучению.