Кредиторская задолженность (AP): определение и принцип работы

Анастасия Инохоса

30 сентября 2021 г.

Анастасия Инохоса — опытный финансовый бухгалтер, получившая диплом Техасского университета A&M-Corpus Christi и Колумбийского университета. Работает в сфере здравоохранения более десяти лет.

Понимание кредиторской задолженности (AP) важно для всех, кто работает с финансами или счетами бизнеса. Управление кредиторской задолженностью является ключевой частью успешного управления денежными потоками компании и поддержания хороших деловых отношений. В этой статье мы определяем кредиторскую задолженность и обсуждаем процесс кредиторской задолженности.

Что такое кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность — это то, что компания должна поставщикам или продавцам за полученные товары или услуги. Термин «кредиторская задолженность» относится к индивидуальному балансовому счету, который отслеживает краткосрочные долги за деловые товары и услуги, купленные в кредит, а также к бизнес-отделу, ответственному за погашение этих краткосрочных долгов.

Этапы работы с кредиторской задолженностью

Следование четкому и последовательному процессу расчета кредиторской задолженности помогает предприятиям точно и вовремя оплачивать законные счета. Это помогает им управлять своими финансами и поддерживать хорошие деловые отношения. Если вы являетесь сотрудником отдела кредиторской задолженности, бухгалтером или владельцем малого бизнеса, вы можете предпринять следующие шаги в процессе работы с кредиторской задолженностью:

1. Проверьте детали счета.

2. Внесите счет-фактуру в бухгалтерские документы.

3. График оплаты счетов.

4. Отметить счет как обработанный.

5. Оплатить счет.

6. Разрешить бухгалтерские записи.

1. Проверьте детали счета

Некоторые общие сведения, которые следует искать в счете-фактуре, включают:

• Связанный заказ на поставку (PO): Внутренняя политика компании определяет, для каких позиций требуется заказ на поставку, а для каких нет. Счета за коммунальные услуги могут не требовать заказа на поставку, но крупные, материальные предметы, такие как офисная мебель, компьютеры, телефоны или другие предметы, которые необходимо отслеживать, обычно требуются.

• Дата: если счет-фактура датирован в будущем, вы не должны оплачивать его до указанной даты. Если он необычно старый, вам следует изучить его, чтобы убедиться, что он не был оплачен ранее. Вам также следует связаться с поставщиком или внутренним закупщиком, чтобы указать, почему счет-фактура был получен так поздно.

• Поставщик: у некоторых компаний есть утвержденный список поставщиков. Убедитесь, что это поставщик, которому вы уполномочены платить. Вы также можете потребовать форму W9 для новых поставщиков для целей налогообложения.

• Описание услуг/продуктов. Счета должны быть детализированы, чтобы вы могли четко видеть, за что платите. Убедитесь, что вы получили то, что заказывали.

• Цена: убедитесь, что детализированные затраты составляют общую цену. Помните об ограничениях на покупку. Например, для счетов на сумму более 1000 долларов США может потребоваться дополнительное утверждение. Материальные объекты стоимостью более 10 000 долларов США, возможно, потребуется капитализировать как основные средства. Счета на сумму более 25 000 долларов США могут потребовать утверждения советом директоров. Освобожденные от налогов организации не должны платить налог с продаж.

• Условия оплаты: убедитесь, что вы оплачиваете счет вовремя, чтобы избежать штрафов за просрочку платежа. Некоторые продавцы предлагают скидки за досрочную оплату, поэтому ищите возможности сэкономить.

• Разрешающая подпись: убедитесь, что кто-то утвердил счет для оплаты. Внутренняя политика может разрешать оплату определенных счетов без предварительного утверждения, например, общий заказ на поставку, поэтому ознакомьтесь с политикой вашей компании.

2. Внесите счет-фактуру в бухгалтерские записи

После того, как вы убедитесь, что счет-фактура является точным и полным, введите данные в качестве кредита в раздел кредиторской задолженности балансового отчета компании. Большинство компаний записывают в свои бухгалтерские программы следующую информацию:

• Номер счета

• Дата счета

• Код или название поставщика

• Сумма, зачисленная на кредиторскую задолженность

• Сумма и счет(а) к списанию

• Дата предполагаемого платежа

Затем введите сумму по дебету в отчет о прибылях и убытках компании. Такая практика двойной записи максимально увеличивает шансы на то, что финансовые отчеты вашей компании будут точными и полезными. Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, то оно создаст эти записи для вас, но вам нужно будет знать коды счетов для дебетовых транзакций, поскольку вам потребуется ввести их в программное обеспечение для бухгалтерского учета.

3. Запланируйте оплату счета

Внимательно прочитайте условия счета и запланируйте оплату счета. Предполагаемая дата платежа будет зависеть от условий счета и политики оплаты компании. Как правило, предприятия оплачивают счета как можно ближе к сроку их оплаты, поскольку удержание средств как можно дольше улучшает денежный поток. Однако вы можете оплатить счета досрочно, если поставщики предлагают скидки за досрочную оплату. Дайте время для доставки, если вы отправляете платеж по почте.

4. Отметить счет как обработанный

Отметьте свой счет, чтобы показать, что он был введен в систему учетных записей. Этот шаг снижает вероятность дублирования записей в счетах и ​​совершения платежей. Многие компании используют штамп или перфорацию, чтобы показать обработку. Некоторые сшивают счет-фактуру, заказ на покупку и заказ на получение вместе с титульным листом, называемым ваучером.

5. Оплатите счет

Затем счет оплачивается. Этот шаг часто происходит автоматически, поскольку компании все больше полагаются на автоматизированные способы оплаты. Однако это может происходить вручную для предприятий, которые предпочитают оплачивать счета наличными или чеками.

6. Разрешить бухгалтерские записи

После оплаты спишите сумму со счетов к оплате и зачислите наличными. Если вы используете программное обеспечение для бухгалтерского учета, оно должно автоматически создавать эти записи в системе при выполнении проверки. Предприятия, использующие систему ваучеров, также перемещают ваучер и прилагаемые к нему документы, включая копии всех выданных чеков, из открытого файла в файл оплаченного счета. Некоторые предприятия сканируют и прикрепляют эти записи в своих компьютерных системах в электронном виде, чтобы свести к минимуму хранение бумажных документов.

Различия между кредиторской и дебиторской задолженностью

Кредиторская задолженность — это счет, показывающий сумму, которую компания должна третьим сторонам, а дебиторская задолженность — это счет, показывающий сумму, которую третьи лица должны организации. В то время как кредиторская задолженность является текущим обязательством, дебиторская задолженность является текущим активом. Думайте о кредиторской и дебиторской задолженности как о двух противоположных сторонах бизнес-операции.

Например, Amy’s Cleaning убирает офис William’s Mortgage Brokers. Amy’s Cleaning выставляет ипотечным брокерам William’s Mortgage Brokers счет за услуги по уборке. Amy’s Cleaning записывает сумму счета в свою бухгалтерскую книгу с кредитом на выручку от услуг и дебетом на дебиторскую задолженность. William’s Mortgage Brokers записывает покупку по дебету счета расходов и кредиту кредиторской задолженности. Когда компания William’s Mortgage Brokers оплачивает счет, она дебетует кредиторскую задолженность и кредитует денежные средства. Когда Amy’s Cleaning получит платеж, она дебетует денежные средства и кредитует дебиторскую задолженность.

Прочитайте больше: 6 основных навыков бухгалтерского учета

Почему важна кредиторская задолженность?

Кредиторская задолженность помогает предприятиям управлять своими денежными потоками и контролировать свои финансы. Использование кредиторской задолженности и покупка товаров и услуг в кредит вместо внесения авансовых платежей позволяет предприятиям пользоваться новыми активами, сохраняя при этом средства на своих счетах дольше, чтобы получать больше процентов. Более длительное удержание средств также может помочь предприятиям тратить больше средств, чтобы способствовать росту бизнеса.

Предприятия могут понять свои привычки в отношении расходов, сравнивая показатели своей кредиторской задолженности от одного финансового года к другому. Если сумма кредиторской задолженности увеличивается, бизнес покупает больше товаров или услуг в кредит. Если сумма кредиторской задолженности уменьшается, бизнес погашает предыдущие долги быстрее, чем покупает новые товары или услуги в кредит.

Советы по отслеживанию кредиторской задолженности

Эти стратегии могут помочь вам отслеживать кредиторскую задолженность, особенно при работе с несколькими поставщиками и продавцами:

• Создайте отдельную учетную запись электронной почты для счетов: отдельная учетная запись электронной почты для счетов гарантирует, что все ваши цифровые счета и переписка с кредиторской задолженностью находятся в одном месте для более удобного отслеживания. Это будет полезно, если в отделе кредиторской задолженности есть обороты.

• Используйте отдельные лотки: отдельные лотки для бумажных счетов, ожидающих обработки и ожидающих оплаты помогают визуально отслеживать, на каком этапе процесса кредиторской задолженности они находятся. После обработки бумажных счетов переместите их в отдельную папку в вашем шкафу для документов. . Вы также можете распечатать любые цифровые счета и использовать лотки для входящих сообщений, чтобы хранить все свои счета вместе.

• Регулярно выполняйте задачи с кредиторской задолженностью: выбор регулярного времени для выполнения задач с кредиторской задолженностью, например, ежедневно после обеда или каждую пятницу днем, помогает выполнять свои обязанности и снижает риск потери документов. Выберите подходящую частоту для количества кредитных транзакций вашего бизнеса.

• Используйте качественное бухгалтерское программное обеспечение: Качественная бухгалтерская система упрощает отслеживание и получение сведений о кредиторской задолженности. Эти программы позволяют фильтровать кредиторскую задолженность по полям, включая сумму счета, дату выдачи и другие переменные.

• Общайтесь с покупателями: кредиторская задолженность и закупки связаны, но эти функции должны быть разделены, чтобы предотвратить мошенничество. Если в вашем бизнесе есть отдельный отдел закупок, регулярное общение с ними имеет смысл. Проконсультируйтесь с отделом закупок, когда вы оплачиваете крупные покупки или у вас есть вопросы о счете. Если нет отдельного отдела закупок, регулярно общайтесь с персоналом, который делает или утверждает закупки.