Карты процессов: определение и примеры

29 апреля 2021 г.

Карты процессов — это инструменты, которые профессионалы могут использовать для организации проектов и управления ими. Картирование процессов включает в себя создание визуальной карты задач проекта. Дополнительные сведения о картировании процессов могут помочь вам повысить эффективность вашего проекта. В этой статье мы обсудим, что такое карты процессов, покажем, чем они полезны, и приведем примеры различных типов карт процессов.

Что такое карта процесса?

Карта процесса — это визуальное представление, показывающее этапы или задачи проекта. Она может включать действия, необходимые для завершения задачи, и роль каждого сотрудника. Создание карты процесса включает в себя рисование фигуры, обычно круга или квадрата, и соединение ее с другими фигурами с помощью стрелок или пунктирных линий. Компании могут использовать карты процессов для разработки и планирования новых проектов, документирования процессов, поощрения автономии, обмена идеями и анализа эффективности работы. Многие компьютерные программы имеют инструменты для создания карт процессов.

Преимущества использования карты процесса

Вот несколько преимуществ, которые дает создание карты процесса для проекта:

Повышает эффективность

Создание карты процесса повышает общую эффективность, предоставляя четкое представление о стоимости, времени и качестве проекта. Он показывает, сколько времени может занять проект, что позволяет сотрудникам соответствующим образом планировать задачи проекта.

Поощряет организацию

Картирование процессов позволяет членам команды использовать организационные навыки при принятии решений и решении проблем для своей компании. Они могут организовать задачи на карте процесса, чтобы показать различные приоритеты и области внимания.

Выявляет потенциальные задержки

Карты процессов предлагают широкий обзор этапов проекта, которые могут показать сотрудникам, где могут быть потенциальные задержки. Анализируя карту процесса, члены команды могут определить части проекта, которые могут иметь большее значение. Они могут использовать эту информацию для корректировки своих планов и обеспечения бесперебойной работы проекта.

Позволяет провести мозговой штурм

При создании карты процесса члены команды могут обсудить различные идеи, чтобы включить их в карту. Это может способствовать созданию творческой рабочей среды и поощрять командную работу.

Экономит время

Карты процессов экономят время, устраняя необходимость в руководстве, поскольку они показывают, какова роль каждого члена команды и какие задачи они должны выполнять. Это может создать более эффективную систему./p>

Показывает, где проект нуждается в улучшении

Карта процесса показывает все части проекта одновременно. Анализируя это широкое представление, профессионалы могут определить, какие области требуют большего внимания.

Создает автономию

Карты процессов назначают каждому сотруднику определенную роль. Это может помочь создать автономию или независимость для членов команды. Если у сотрудника есть вопрос о своей роли, он может обратиться к карте и определить свой следующий шаг.

Шаблон карты процесса

Хотя карты процессов различаются в зависимости от типа проекта, все карты процессов обычно имеют одинаковый стандартный формат. Вот общий шаблон для создания карт процессов:

[Identify a problem or create a goal]

↓

[Decide how to resolve that problem or reach the goal]

↓

[Include an actionable task]

↓

[Include an actionable task]

↓

[Include an actionable task]

↓

[Evaluate project progress]

↓

[Make necessary changes]

↓

[Document completion of the project]

Примеры карт процессов

Вот несколько примеров различных типов карт процессов:

Карта улучшения процесса

Карта улучшения процесса позволяет вносить изменения в проект для улучшения качества, управления затратами или временем. Он включает в себя выбор проекта, который уже находится в разработке, определение проблемы и перечисление необходимых шагов для ее решения. Вот пример карты улучшения процесса:

Проект на две недели превышает первоначальный срок

↓

Проекту требуется больше членов команды, чтобы ускорить выполнение проекта.

↓

Официальная просьба о привлечении пяти новых членов команды

↓

Отправьте запрос тимлиду по электронной почте

↓

Нанять пять новых членов команды

↓

Сообщите персоналу об изменениях

↓

Ознакомить членов команды с проектом

↓

Пересмотрите сроки проекта

↓

Задокументируйте, как изменения помогли сократить сроки проекта

Карта процессов службы поддержки

Карты процессов службы поддержки помогают решать проблемы, связанные с ИТ-программным обеспечением. Создание карт процессов службы поддержки помогает ИТ-специалистам эффективно реагировать на запросы на обслуживание и позволяет им решать проблемы для исправления технических ошибок. Вот пример карты процессов службы поддержки:

Анализ запроса сотрудника на обслуживание

↓

Просмотрите предыдущие сбои программного обеспечения, связанные с этим инцидентом

↓

Спросите сотрудника о типе ошибки, с которой он столкнулся.

↓

Запуск диагностических тестов программного обеспечения

↓

Оценить результаты теста

↓

Выполнение ремонта на основании диагностического тестирования

↓

Заявка на обслуживание документов

↓

Проверка программного обеспечения через две недели после запроса на обслуживание для обеспечения эффективности

Карта процесса найма и отбора

Карта процесса найма и отбора может помочь менеджерам по найму при наборе новых сотрудников. Эта карта процессов помогает компаниям исследовать потенциальных кандидатов на работу и нанимать новых сотрудников. Он включает в себя планирование процесса найма в компании от начала до конца, чтобы компании могли иметь организованный план, сопровождающий их политику найма. Вот пример карты процесса найма и отбора:

Наша компания ищет на работу 30 новых, высококвалифицированных сотрудников

↓

Формировать требования к новым сотрудникам

↓

Размещайте объявления о вакансиях в социальных сетях

↓

Предлагайте денежное поощрение за рекомендацию сотрудника

↓

Анализируйте заявления о приеме на работу

↓

Отбирать кандидатов для собеседования

↓

Проводите виртуальные интервью

↓

Отбор кандидатов для финального собеседования

↓

Решите, подходит или не подходит для работы

↓

Если подходит, дайте официальное предложение о работе

↓

Если не подходит, отправьте электронное письмо с благодарностью

Карта процесса продаж

Картирование процесса продаж включает в себя принятие мер по улучшению общих продаж бизнеса. Карта может включать способы взаимодействия с клиентом, способы увеличения оборота продаж или повышения производительности. Вот пример карты процесса продаж, которая направлена ​​на улучшение продаж за счет маркетинга для потребителей:

Наша команда по продажам поставила перед собой цель увеличить продажи на 25%.

↓

Для достижения цели нам нужно, чтобы в нашем магазине ежедневно совершали покупки дополнительно 35 покупателей.

↓

Покупка рекламы в социальных сетях

↓

Попросите сотрудников обзвонить клиентов в вашем районе

↓

Пусть сотрудники раздают листовки

↓

После первой недели запишите изменение количества продаж.

↓

Продолжить рекламу в социальных сетях

↓

Приостановите холодные звонки и раздачу листовок, чтобы сотрудники могли работать в магазине.

↓

Улучшение продаж документов

Карта процесса обслуживания клиентов

Карта процесса обслуживания клиентов включает в себя создание действий, задач и проектов для лучшего удовлетворения потребностей клиентов. Компании могут использовать эту карту как способ улучшить свои навыки обслуживания клиентов. Вот пример карты процесса обслуживания клиентов:

Клиент сообщает, что кассир переплатил за его заказ еды

↓

Возврат клиенту

↓

Общаться с сотрудниками по вопросам кассы

↓

Провести дополнительное обучение сотрудников работе с кассой

↓

Отслеживайте количество жалоб клиентов на проблемы с кассой

↓

Контролировать продвижение сотрудника на кассе

↓

Ход документирования

↓

Предлагайте дополнительное обучение работе с кассой каждые три месяца

Карта процесса приема платежей

Карта процесса получения платежа отслеживает процесс оплаты от начала до конца. Эта карта обычно короче, поскольку ее единственной целью является документирование процессов поступления. Это может помочь сотрудникам, обрабатывающим платежи для клиентов, или может помочь клиентам понять процесс оплаты. Вот пример карты процесса получения платежа:

Клиент производит оплату чеком

↓

Сотрудник вводит данные чека в систему

↓

Сотрудник сканирует чек с помощью кассового сканера

↓

Клиент получает копию квитанции

↓

Сотрудник кладет чек в нижний лоток кассового аппарата]

↓

Когда магазин закрывается, менеджер забирает чек, чтобы внести его в банк]

Часто задаваемые вопросы

Вот несколько вопросов, связанных с картами процессов:

Когда бы вы использовали карту процесса?

Вы можете использовать карту процесса в любое время, когда у вашей команды есть проект, который нужно организовать, спланировать или изменить. Некоторые специалисты создают карты процессов до начала проекта, чтобы иметь возможность составить карту проекта от начала до конца, в то время как некоторые специалисты используют карты процессов только для разработки изменений в проекте.

Каков наилучший подход к картированию процессов?

Лучший подход к картированию процессов — начать с мозгового штурма, что нужно вашему проекту и каких целей вы хотите достичь. После того, как вы завершите сеанс мозгового штурма, у вас, вероятно, будет лучшее представление о том, какие задачи и идеи следует включить в карту процесса.

В каких профессиях используется картирование процессов?

Любой профессионал, который управляет проектами, может использовать картирование процессов для организации своих задач. Вот несколько распространенных профессий, в которых используется картирование процессов:

• Финансовые менеджеры: эти специалисты могут использовать картирование процессов для создания четких и эффективных финансовых планов для клиентов.

• Архитекторы: Архитекторы могут использовать карты процессов при исследовании и планировании дизайн-проекта.

• Инженеры: эти специалисты могут использовать карты процессов для составления подробного плана своих задач, чтобы помочь им оставаться организованными, поскольку они работают со многими измерениями и инструментами.

• Работники здравоохранения. Специалисты в области здравоохранения могут использовать карты процессов для отслеживания прогресса пациента, создания планов лечения и наблюдения за любыми изменениями в состоянии здоровья пациента.

Вам нужно специализированное программное обеспечение для создания карт процессов?

Вам не нужно специализированное программное обеспечение для создания карт процессов. Хотя существует доступное программное обеспечение, которое помогает пользователям создавать сложные карты процессов, вы можете создавать карты процессов самостоятельно, используя бесплатные онлайн-ресурсы, которые позволяют создавать карты процессов, или вы можете нарисовать карту процесса с помощью карандаша и бумаги.