Картирование процессов: что это такое и как оно может помочь вашей компании

Картирование процессов предоставляет предприятиям метод повышения производительности, начиная от анализа и заканчивая производством. Методы отображения существуют в различных форматах, причем разные стили лучше подходят для разных задач. Понимание основных идей картирования процессов, а также различных подходов к картированию может позволить вам приспособить методы картирования процессов к вашим профессиональным потребностям. В этой статье мы обсудим картографирование бизнес-процессов, преимущества использования карт процессов и методы успешного применения картирования процессов в вашей компании.

Что такое картирование бизнес-процессов?

Картирование бизнес-процессов — это метод создания визуальной схемы бизнес-процесса. Компания может использовать картирование процессов во многих отделах как в качестве инструмента планирования, так и в качестве справочного пособия, которое сотрудники могут проверять во время выполнения проекта, чтобы убедиться, что они следуют плану. Хотя информация, включенная в карту процесса, различается в зависимости от стиля, основными категориями информации на карте процесса являются:

• Какие действия составляют этапы плана

• Когда эти действия происходят во время процесса

• Кто из сотрудников отвечает за их заполнение

Например, компания-разработчик программного обеспечения может использовать карту процессов для построения графика разработки новой части программного обеспечения. Окончательная карта может включать в себя узлы, показывающие различные модули в программном обеспечении, в том числе ответственных за их кодирование, когда каждый кодировщик должен предоставить свой код и ожидания для каждого модуля.

Преимущества картирования процессов

Картирование процессов может быть полезным инструментом для повышения производительности компании различными способами. Некоторые из наиболее полезных причин, по которым следует рассмотреть возможность использования картирования процессов в ваших проектах, включают:

• Установление ожиданий: карта процесса может позволить вам и вашим сотрудникам изучить каждый шаг процесса и определить предпочтительный подход в каждом разделе. Эта карта четко определяет ожидания от проекта и ваши цели, поэтому все сотрудники понимают процесс, который вы наметили.

• Предоставление справочных материалов: карта также может быть полезна во время выполнения процесса. Если сотруднику нужно проверить, какая у него следующая задача, он может свериться с картой процесса, чтобы определить, что требует план, что может сократить потери времени.

• Установление рабочих стандартов: карта процесса может создать ожидания для проекта, включая цели, которых должен достичь сотрудник или команда. Это может поддерживать стандарты на желаемом уровне и общий процесс в соответствии с предложенным графиком.

• Сокращение ошибок. Сведение к минимуму ошибок на рабочем месте является одним из наиболее эффективных способов повышения качества продукции и прибыльности компании. Тщательно документированный процесс может снизить вероятность ошибок и повысить общий уровень качества.

• Избегайте избыточной работы: карта процесса может помочь каждому члену команды понять свою конкретную роль. Это может позволить каждому сотруднику внести свой вклад в проект, что может максимизировать результат для вашей команды.

• Соблюдение нормативных требований. При ведении бизнеса важно соблюдать все правила и законы о надзоре. Картирование процессов — эффективный инструмент для обеспечения соответствия требованиям, поскольку он может помочь вам учесть любые требуемые спецификации и обеспечить соблюдение вашими сотрудниками рекомендаций по соблюдению требований.

• Увеличение производства: картирование процессов может позволить персоналу улучшить качество производства процессов в вашей компании и устранить неэффективность. Улучшения могут привести к более быстрому завершению и увеличению количества продукции.

• Улучшение процессов обзора. После того, как вы завершили процесс, рассмотрите возможность проведения сеанса обзора, чтобы определить сильные и слабые стороны и внести улучшения для будущих усилий. Карта процесса может помочь вам оценить этапы процесса, и вы можете обновить карту, чтобы исправить области, в которых вы определили лучший способ работы.

Методы картирования процессов

Картирование процессов предоставляет методы визуализации процессов, охватывающих широкий спектр обязанностей и действий. Хотя конкретные задачи, связанные с созданием карты процесса, могут различаться в зависимости от ваших потребностей, существуют общие методы для большинства процессов картирования процессов, в том числе:

Постановка целей

Создание четких целей — важный шаг для многих карт процессов. Понимание того, какова ваша цель с помощью процедуры, позволяет вам скорректировать карту процесса, чтобы наилучшим образом достичь ваших целей. Вы можете выбрать встречу с заинтересованными сторонами компании или высшим руководством при установлении целей для компании, чтобы обсудить их цели для компании и их ожидания в отношении вас.

Оценка персонала и ресурсов

Анализ ресурсов вашей компании и доступности персонала может повысить эффективность ваших усилий по картированию процессов. При планировании процесса может потребоваться учет наличия рабочего времени для сотрудников, физических ресурсов и финансирования процесса. Встреча с руководителями отделов команд может помочь повысить точность оценок и составить более ценные карты процессов.

Создание рабочих групп

Группирование сотрудников в рабочие группы может быть полезным методом для картирования процессов. Ваша карта процессов может быстро обращаться к группам сотрудников, позволяя назначать узлы командам, а не отдельным сотрудникам. Рабочие группы могут быть внутриведомственными, например группа программистов, работающих над проектом разработки. Они также могут быть межфункциональными, когда сотрудники из нескольких отделов работают над процессом, требующим широкого спектра навыков.

Выбор стиля отображения

Существует множество подходов к созданию карты процесса, каждый из которых имеет свои преимущества. Некоторые из наиболее распространенных вариантов карты процесса включают в себя:

• Пять «почему»: этот план решения проблем, также известный как «дерево почему», включает в себя определение исходной проблемы, затем вопрос о том, почему эта проблема существует, и запись ее под первой проблемой. Повторяйте этот процесс для проблемы более низкого уровня, добавляя дополнительные узлы, пока не определите исходную проблему, требующую плана лечения.

• Карты нотации карты бизнес-процессов (BPMN): BPMN использует определенные формы узлов, стрелки и метки для создания карты процесса. В качестве стандартизированного подхода к созданию карты процесса в виде блок-схемы карта BPMN является отличным вариантом для планов, требующих координации с другими компаниями или подрядчиками.

• Диаграммы потоков данных: Диаграмма потоков данных отображает поток информации во время процесса. Это может помочь вам в обмене и распространении информации, а также поможет убедиться, что у вас есть технические возможности для ваших планов.

• Диаграммы «рыбий скелет»: этот процесс решения проблем включает в себя сначала определение компонентов, способствующих возникновению проблемы. Затем вы можете оценить каждый компонент по отдельности, чтобы определить потенциальные способствующие факторы и создать план устранения потенциальных проблем.

• Гравитация, срочность, тренд (GUT) Картирование приоритетов: Диаграмма GUT позволяет компании с множеством одновременных проектов определить свои приоритеты при распределении ресурсов. Оценка GUT может определить потенциальный ущерб и выявить проблемы, требующие немедленного выделения ресурсов.

• Модель «входы-процесс-выход» (IPO): модель IPO делит карту на три фразы. Входные данные включают в себя все данные, поддерживающие план, в то время как процесс включает в себя выполнение, а выходные данные перечисляют ожидаемую производительность для выполнения.

• Диаграммы поставщиков, входов, процессов, выходов, клиентов (SIPOC): В качестве карты процессов на основе диаграмм диаграмма SIPOC имеет столбец для каждого из ее основных элементов. Каждый столбец содержит либо список элементов, соответствующих этому элементу, либо блок-схему, представляющую компоненты этого сектора при выполнении плана.

• Диаграммы на унифицированном языке моделирования (UML). Диаграммы UML, которые в основном используются компаниями, разрабатывающими программное обеспечение, представляют собой серию стилей диаграмм, которые обеспечивают универсальную структуру для отображения процессов. Существует 14 типов дизайна UML, которые включают варианты как поведенческих, так и структурных диаграмм для наилучшего представления процесса.

• Картирование потока создания ценности (VSM): VSM предоставляет диаграмму текущего метода завершения процесса в вашей компании. Это в первую очередь аналитический инструмент, позволяющий исправить недостатки в вашем процессе для повышения эффективности.

Распространение карт процессов

Предоставление доступа к вашим картам процессов может увеличить пользу, которую они приносят компании. После того как вы разработаете карту процесса для проекта, рассмотрите возможность распространения копий среди команд, чтобы они могли получить доступ к картам процессов во время работы над проектом. Распространение физических копий или предоставление цифровой карты может позволить персоналу быстро проверить карту процесса, что может направить их рабочий процесс и повысить эффективность.

Проверка производительности карты

Завершая проект и оценивая его результаты, изучите, как ваша карта процессов для проекта повлияла на выполнение. Выявление сильных сторон карты процесса может помочь вам определить, какие методы работы повторять в будущем. Вы также можете определить места, где вы можете улучшить свой процесс, чтобы повысить эффективность будущих карт процессов.