Канцелярское определение (плюс общие канцелярские обязанности)
13 августа 2021 г.
Если вам нравится оказывать поддержку профессионалам в офисной среде, тогда карьера канцелярский помощник может быть идеальным для вас. Офисные и административные служащие помогают в эффективном функционировании компании или организации. В этой статье мы объясняем распространенные типы канцелярских обязанностей, среднюю заработную плату канцелярских помощников и требования, чтобы стать таковым.
Что такое канцелярские обязанности?
Канцелярская работа относится к ежедневным офисным обязанностям, таким как ввод данных, ответы на телефонные звонки, а также сортировка и хранение документов. Канцелярские обязанности часто встречаются в различных типах административных и офисных вспомогательных ролей. Обычно канцелярские обязанности выполняет офисные клеркисекретарей и иногда, помощники по административным вопросам и клерки должны знать, как использовать сложные компьютерные системы, копировальные аппараты, принтеры и другое оборудование для выполнения многих канцелярских обязанностей.
Общие канцелярские обязанности
Хотя канцелярская работа может варьироваться в зависимости от рабочей среды, она обычно включает в себя:
Бухгалтерские обязанности: это включает в себя запись финансовых операций с использованием электронных таблиц и другого финансового программного обеспечения.
Завершение банковских операций: эта канцелярская обязанность включает в себя выполнение основных банковских операций и ведение учета.
Сбор и выплата денег: офисные служащие также могут заниматься сбором, подсчетом и выплатой денег в офисе.
Общение с клиентами и коллегами: офисные служащие общаются с клиентами или коллегами, отвечая на их вопросы, передавая соответствующую информацию и отвечая на жалобы клиентов.
Отвечать на телефонные звонки: отвечать на телефонные звонки и принимать сообщения — две наиболее распространенные канцелярские обязанности в офисе.
Записи и хранение документов: офисные служащие хранят важные записи компании и обеспечивают надлежащее хранение документов. Это также включает в себя составление, копирование и сортировку записей офисной деятельности.
Управление офисными машинами: канцелярские обязанности включают работу с офисными машинами, такими как системы голосовой почты, копировальные аппараты и сканеры, а также персональные компьютеры.
Ведение записей и отчетов: офисные служащие выполняют расчет и запись важных отчетов компании.
Ведение базы данных почтовых рассылок. Составление и ведение систем баз данных почтовых рассылок компании — еще одна канцелярская обязанность в офисе. Это делается либо вручную, либо с помощью компьютера.
Ответы на электронные письма: офисные служащие проверяют и записывают информацию из электронных писем компании и передают ее соответствующим отделам компании.
Доставка сообщений. Выполнение поручений и доставка сообщений в офис и за его пределы также являются обычными канцелярскими обязанностями.
Назначение встреч: офисные служащие составляют графики работы, управляют календарями и организуют встречи.
Средняя заработная плата канцелярских помощников
Типичная заработная плата канцелярских помощников зависит от опыта, отрасли и места работы. Чтобы получить самую свежую информацию от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате ниже.
Средняя зарплата в США для канцелярских помощников: $13,51 в час
Требования к канцелярским специалистам
Люди, выполняющие канцелярские обязанности, должны иметь какое-либо образование и профессиональные навыки для эффективного и действенного выполнения своих обязанностей. Ниже приведены основные категории требований к канцелярским специалистам:
Образовательные требования
Клеркам-профессионалам не требуется обширное образование после окончания средней школы для выполнения канцелярских обязанностей. Существуют программы высшего образования как для канцелярских, так и для секретарских должностей, однако они не являются обязательными, но сделают вас более конкурентоспособным кандидатом.
В связи с характером и ответственностью должности некоторые работодатели могут также потребовать от канцелярских помощников подписать соглашение о конфиденциальности и пройти проверку биографических данных, прежде чем им предложат работу.
Требования к навыкам
Канцелярские обязанности предполагают пристальное внимание к деталям. Канцелярские помощники должны убедиться, что документы должным образом проверены на наличие ошибок или опечаток до завершения.
Ниже приведены общие навыки, обычно необходимые канцелярским помощникам:
Здравое рассуждение
Правильное управление временем
Сильные навыки набора текста
Умение планировать встречи и организовывать поездки
Навыки аккуратного ведения записей
Отличные навыки решения проблем
Умение планировать и организовывать мероприятия
Хорошие навыки наблюдения
Точные аналитические способности
Навыки активного слушания
Подробнее: {Hard Skills vs. Soft Skills](career-advice/resumes-cover-letters/hard-skills-vs-soft-skills)
Административные и организаторские способности
Канцелярские помощники должны обладать следующими административными и организационными навыками:
Сильные письменные и устные коммуникативные навыки
Умение профессионально и вежливо отвечать на телефонные звонки
Хорошие навыки обслуживания клиентов
Возможность отправлять и проверять электронную почту
Умение пользоваться компьютером и оргтехникой
Умение работать в команде
Отличные навыки работы на стойке регистрации
Навыки аккуратного оформления и документирования
Хорошие навыки управления офисом
Умение эффективно расставлять приоритеты
Способность к многозадачности
Навыки работы с компьютером
Большинство канцелярских обязанностей выполняются с использованием различных компьютерных приложений и программного обеспечения. Канцелярские помощники должны владеть компьютерным программным обеспечением, таким как Microsoft Excel для ввода данных, Microsoft Word для набора документов, Microsoft PowerPoint для презентаций и другими соответствующими компьютерными приложениями. Вот некоторые навыки работы с компьютером, которыми должны обладать люди, выполняющие канцелярские обязанности:
Навыки ввода данных
Хорошее знание настольных издательских систем
Возможность использования цифровых календарей
Умение создавать и редактировать веб-страницы
Возможность обновления или публикации на сайтах социальных сетей
Отличные навыки набора текста
Навыки управления данными и визуализации
Возможность использования Microsoft Office
Прочитайте больше: Компьютерные навыки: определения и примеры
Требования к математическим навыкам
Канцелярские обязанности иногда включают выполнение различных математических процессов и расчетов. От канцелярских помощников может потребоваться выполнение некоторой степени бухгалтерских и бухгалтерских обязанностей, связанных с числовыми задачами. Ниже приведены некоторые из основных математических или числовых навыков, которые могут понадобиться людям, выполняющим канцелярские обязанности:
Знание арифметики
Отличные навыки бюджетирования
Умение быть в курсе последних компьютерных тенденций