Канбан-карты: определение, преимущества и советы

14 октября 2021 г.

Канбан — это визуальный инструмент, используемый в управлении проектами для повышения эффективности текущих проектов. Канбан-карты — один из нескольких элементов этого метода, которые помогают членам команды визуализировать работу по мере ее выполнения. Если вы узнаете о них больше, это поможет вашей команде более эффективно выполнять задачи и даст вам возможность улучшить рабочий процесс в целом. В этой статье мы обсудим, что такое канбан-карты, изучим их преимущества, объясним различия между физическими и цифровыми картами и дадим советы по их использованию.

Что такое канбан-карты?

Карточки канбан — это визуальные изображения, используемые для отображения текущего состояния карточки по мере ее перемещения по рабочему процессу доски. Это могут быть физические карты, такие как стикеры или виртуальные изображения на цифровой доске.

Есть много причин для использования канбан-карт. Они позволяют команде быстро просматривать сведения о выполняемом рабочем элементе при переходе от одного столбца к другому. Например, если член команды завершил часть процесса проектирования, карточка затем переводится в категорию разработки. Команда может прочитать карточку, чтобы определить, кто станет следующим и каковы следующие шаги. Наконец, канбан-карты могут помочь повысить общую производительность, отслеживая, сколько времени требуется для выполнения рабочего элемента от подготовки до завершения.

Преимущества канбан-карт

Некоторые из преимуществ использования канбан-карт включают в себя:

Расширение сотрудничества

Использование канбан-карт облегчает обсуждение между членами команды. Вы можете просмотреть карточки с другими членами команды и обсудить роль каждого человека в течение дня. Кроме того, вы можете обсудить, какие процессы в настоящее время работают хорошо, а какие можно было бы изменить.

Предоставление времени команде, чтобы сосредоточиться

Канбан использует лимит WIP (незавершенное производство), который гарантирует, что команда может иметь только определенное количество карточек, перемещающихся по доске одновременно. Например, если команда соглашается с тем, что их лимит WIP составляет восемь элементов, то в столбце «В процессе» может быть только восемь карточек. Прежде чем поместить другую карточку на доску, член команды должен закончить рабочий элемент, чтобы он оказался в столбце «завершено». Наличие лимита незавершенного производства помогает им сосредоточиться на работе, которую они выполняют, а не пытаться выполнить слишком много задач одновременно.

Повышение эффективности

Когда организация использует канбан-метод, команды могут анализировать прогресс на доске, чтобы определить области потенциальных улучшений. Карточки помогают членам команды определить, какие столбцы работают хорошо, а какие можно изменить, чтобы они работали более эффективно. Как только команда улучшит конкретный столбец, весь рабочий процесс сможет двигаться быстрее, и количество рабочих элементов, которые они завершат, может увеличиться.

Физические и цифровые карты канбан

Физические и цифровые канбан-карты во многом похожи. Они имеют одни и те же основные характеристики, такие как лицевая и оборотная сторона с важной информацией о задаче каждой карты. Кроме того, информация на карте доступна для всех членов команды на протяжении всего рабочего процесса карты, например, роль участника, общие сведения о работе и срок выполнения элемента. Они также позволяют легко переходить от одного столбца к другому.

Существуют также некоторые различия между физическими и цифровыми картами канбан. Некоторые из них включают:

Место нахождения

Физические карты канбан полезны, когда все члены команды находятся в одном месте. Каждый может подойти к доске, когда ему нужна информация, чтобы посмотреть на прогресс определенных карт. Цифровые карты полезны, когда члены команды находятся в разных местах, потому что участники могут получить к ним доступ из любого места, если есть доступ в Интернет. Вы можете хранить их в облачной службе, компьютерной программе или приложении для использования всеми членами команды.

Удобство

Хотя и физические, и цифровые карты могут быть удобны в использовании, для их эффективной работы требуются разные инструменты. Вам понадобится только доска, маркер и несколько стикеров, чтобы сделать простую канбан-доску. Члены команды могут легко обновлять доску, перемещая и добавляя заметки по ходу рабочего процесса.

Если у вас есть компьютерная программа для создания канбан-досок, то цифровые карты также просты в использовании. Вы можете вводить информацию в программу, обновлять статус каждого рабочего элемента и вносить небольшие корректировки, которые предупреждают всех членов команды, как только вы загружаете изменения.

Коммуникация

Физические карточки способствуют большему общению между сотрудниками, потому что члены команды должны вставать и перемещать карточки из одного столбца в другой. Это дает им возможность покинуть свои рабочие места, поговорить с другими людьми и совместно работать над выполнением задач. При использовании цифровых канбан-карт нет необходимости в физическом взаимодействии. Члены команды используют свои компьютеры или мобильные телефоны для проверки обновлений статуса на карточках и могут использовать электронную почту, если им нужно задать вопрос другому человеку.

Содержание канбан-карты

Канбан-карта содержит множество элементов, позволяющих членам команды быть в курсе всех аспектов выполняемой ими задачи. Некоторые из основных материалов включают в себя:

• Название: все карты имеют короткое название, которое сообщает назначенному члену команды цель карты. Например, на одной карточке может быть написано «дизайн молнии», а на другой — «дизайн шитья».

• Описание задачи: Карты также имеют краткое описание задачи для этой карты. Если карточка фокусируется на дизайне молнии, задание может описывать, какую молнию разрабатывает команда, а также цвет и длину молнии.

• Назначенный член команды: важно, чтобы все члены команды знали, кто отвечает за каждую задачу по мере продвижения карточки по столбцам. Некоторым карточкам назначается только один человек, в то время как другим назначается несколько членов команды, если каждый член выполняет работу в разных столбцах.

• Срок выполнения. Срок выполнения — еще один важный элемент канбан-карты, поскольку он указывает дату, когда карточка должна быть завершена.

Советы по использованию канбан-карт

Вот несколько советов, которые вы можете применить при использовании канбан-карт:

• Представляйте точную информацию. При создании или изменении карты канбан убедитесь, что информация, которую вы добавляете на карту, полностью точна, чтобы избежать любых потенциальных проблем во время работы с картой.

• Сделайте изменения минимальными. Рабочий процесс на канбан-доске является постоянным, поэтому полезно сводить изменения к минимуму, когда карточка находится в столбце «В процессе».

• Установите лимит WIP. Ограничение количества карточек в столбце «В процессе» помогает членам команды сосредоточиться на меньшем количестве задач одновременно. Это может помочь им выполнить их быстрее и эффективнее.