Каковы ключевые зоны ответственности и почему они важны?

10 сентября 2021 г.

Ключевые области ответственности обобщают задачи сотрудников, которые им необходимо выполнять во время работы. Эти области помогают точно определить, чего работодатель ожидает от своих сотрудников, что может повысить производительность труда. Если вы менеджер или занимаете руководящую должность, вам может быть интересно узнать об основных сферах ответственности. В этой статье мы обсудим ключевые области ответственности, определив их и почему они важны, а также шаги по назначению ключевых зон ответственности.

Что является ключевой зоной ответственности?

Ключевая область ответственности, или KRA, представляет собой исчерпывающий список целей и обязанностей, которые компания ожидает от своих сотрудников. В нем подробно описывается, что делают сотрудники, как они должны это делать и как компания измеряет эти цели. KRAs помогают сотрудникам понять свою точную роль, что может дать им чувство направления во время работы. Этот список обязанностей обычно следует за описанием должности, объясняя ожидаемые обязанности сотрудника. KRA часто более информативны, чем описание работы, поскольку они перечисляют цель, объясняют ее и обеспечивают желаемые результаты цели.

Работодатели назначают ключевые области ответственности, чтобы помочь измерить производительность своих сотрудников. Эти цели обычно определяют ежедневные задачи сотрудника, а KRA обычно варьируются в зависимости от компании или должности сотрудника. Независимо от отрасли, KRA часто служат одной и той же цели, которая заключается в том, чтобы дать сотруднику четкое представление о своей работе.

Почему ключевые области ответственности важны?

Вот несколько причин, по которым ключевые области ответственности важны:

Способствует пониманию

Одна из основных целей KRA — помочь сотруднику узнать, каковы его должностные обязанности. Четкое понимание своих ролей может повысить независимость сотрудников во время работы. Это означает, что они могут работать с меньшим контролем. Если сотрудники точно знают, что делать в течение рабочего дня, то они могут выполнять больше работы, а качество их работы может улучшиться.

Мотивирует сотрудников

KRA могут помочь мотивировать сотрудников во время работы, потому что сотрудники могут использовать KRA как ежедневную или еженедельную цель, которая дает им возможность стремиться к чему-то. Мотивация на рабочем месте важна, потому что она может помочь повысить производительность сотрудников. Если у них есть цель, которую нужно достичь, например KRA, то они с большей вероятностью выполнят ее вовремя. Мотивация может сделать работу более удовлетворительной, поскольку она может повысить интерес сотрудников к своим ролям.

Повышает производительность

Общая производительность компании может увеличиться благодаря KRA. Сотрудники, которые точно знают, что делать в течение рабочего дня, с большей вероятностью выполнят свои задачи. Если большинство или все сотрудники компании работают над своими KRA, то они могут дать больше результатов. Например, сотрудник, который знает, что ему нужно выполнять пять задач в день, с большей вероятностью выполнит все свои обязанности, чем тот, кто не знает, что делать на работе.

Поощряет тайм-менеджмент

Назначение KRA также может стимулировать управление временем. Поскольку сотрудники знают, что их обязанности имеют крайний срок или желаемый результат, они могут эффективно управлять своим временем. Это может помочь компаниям достичь своих целей в области производства или производительности, а также сроков реализации проекта. Сотрудники могут использовать навыки расстановки приоритетов, чтобы выбирать более крупные или важные задачи для работы в первую очередь.

Повышает удовлетворенность сотрудников

Сотрудники могут лучше выполнять работу, которая им нравится, потому что они заботятся о том, что они делают. KRA могут помочь сделать задачи более ценными, поскольку они являются целями со сроками и желаемыми результатами. KRA также обычно специфичны для каждого сотрудника, то есть они основаны на конкретной роли и квалификации этого человека. Адаптация KRA для каждой роли может помочь сотрудникам чувствовать себя более удовлетворенными своей работой, что может привести к повышению производительности.

Как распределить ключевые зоны ответственности

Вот пять шагов, которые вы можете предпринять, чтобы назначить ключевые зоны ответственности своим сотрудникам:

1. Встретьтесь со своими сотрудниками

Вы можете встретиться с каждым из ваших сотрудников и обсудить KRA с вашими сотрудниками, чтобы решить, какими они должны быть. Вы можете сотрудничать с ними, чтобы определить их личные рабочие цели. Поскольку KRA являются их рекомендациями, вам может понадобиться их вклад при их создании. Вы можете либо встречаться с сотрудниками по отдельности, либо проводить собрания отделов для группового обсуждения. В конечном счете, сотрудник должен согласиться со своими KRA, поэтому может быть полезно встретиться с вашими сотрудниками, чтобы свести их вместе.

2. Определите роль

При составлении KRA обязательно четко определите роль. Вы можете начать с общего определения должности, прежде чем перечислять некоторые роли и обязанности, которыми обладает эта должность. Подумайте о том, чтобы объяснить, какую ценность каждая роль приносит компании, что может помочь мотивировать сотрудника, поскольку он может понять, насколько важно то, что он делает.

3. Напишите основные обязанности

Начните с перечисления каждой области, которой управляет каждый из ваших сотрудников. Вы можете составить полный список их самых важных обязанностей. После того, как вы перечислите каждую область, вы можете описать, что влечет за собой цель и как вы можете ее измерить. Например, KRA для учителя может помочь повысить результаты тестов учащихся. Измерение может состоять в том, чтобы увеличить общие результаты тестов на 5% к концу учебного года. Затем вы можете сделать несколько ожидаемых результатов для KRA, которые могут помочь сотрудникам отслеживать и измерять их производительность.

4. Организуйте свои KRA

После того, как вы напишете KRA, вы можете упорядочить их в документе. Это может помочь создать связный и легко читаемый список. Как правило, вы упорядочиваете KRA по важности, чтобы сотрудники знали, каким задачам отдавать приоритет. Однако вы можете организовать свой список таким образом, чтобы это имело смысл для вашей компании. Подумайте также о том, чтобы сгруппировать их вместе по взаимосвязи, что может помочь организовать и улучшить поток вашего документа. Например, вы можете перечислить все административные задачи в одной строке или столбце.

5. Сделайте это официально

Вы можете изложить свои KRA в письменной форме, чтобы сделать их официальными для ваших сотрудников. Покажите своим сотрудникам окончательный документ и попросите их просмотреть его. Если они согласны со всеми своими KRA, вы можете попросить их подписать его. Не забудьте указать имя, должность и отдел каждого сотрудника. Поскольку KRA — это соглашение между вами и вашими сотрудниками, вы также можете подписать документ.

Советы по распределению ключевых зон ответственности

Если вы заинтересованы в создании ключевых зон ответственности, вы можете воспользоваться этими советами, которые помогут вам их назначить:

Делайте цели конкретными и измеримыми

Постарайтесь сделать свои цели конкретными и измеримыми, чтобы помочь вашим сотрудникам отслеживать их прогресс и понимать свои роли. Конкретная цель проста для понимания и четко указывает, чего вы ожидаете от своих сотрудников. Измеримые цели легко поддаются количественной оценке, что может помочь сотрудникам отслеживать свои результаты. Чтобы сделать ваши цели конкретными и измеримыми, вы можете четко объяснить каждый шаг и указать сроки или желаемые результаты, которые они могут использовать в качестве руководства.

Используйте понятный язык

При написании KRA используйте понятный язык и разделяйте задачи, используя простые и короткие фразы. Использование ясного языка, который легко понять, может уменьшить путаницу, которая может возникнуть у сотрудников в отношении их обязанностей. Попробуйте прочитать каждый KRA вслух, чтобы убедиться, что то, что вы написали, логично и ясно.

Сделайте это актуальным

Убедитесь, что каждый из ваших KRA применяется к должностям сотрудников. Вы можете прочитать свои KRA, чтобы убедиться, что они соответствуют текущей роли каждого сотрудника. Соответствующие KRA означают, что они описывают задачи, которые сотрудник фактически выполняет. Например, если вы пишете KRA для своего помощника по административным вопросам, убедитесь, что вы включаете только задачи, относящиеся к его должности.

Мониторинг результатов

Мониторинг результатов может помочь убедиться, что ваши сотрудники достигают своих целей и выполняют свои задачи. Вы можете оценить их работу или создать самооценку для представления сотрудниками. Другой вариант — проводить индивидуальные встречи с вашими сотрудниками, чтобы обсудить их успехи. Вы и ваши сотрудники можете периодически просматривать KRA и пересматривать их по мере необходимости по мере изменения ролей или целей компании.