Какие документы нужны для начала работы?

28 октября 2021 г.

Начало новой работы может быть захватывающим, но этот процесс также сопряжен с некоторыми требованиями. Возможно, вам придется заполнить документы и пройти процедуру адаптации компании. Новые сотрудники также должны предоставить личные документы для различных целей. В этой статье мы перечисляем некоторые общие документы, которые могут вам понадобиться при поступлении на работу.

Почему необходимы документы для начала работы?

Компании должны следовать определенным правилам и нормам, когда они нанимают новых сотрудников. Компания несет ответственность за удержание и уплату налогов с выплачиваемой заработной платы, ведение документации о ваших доходах и решение любых юридических вопросов, которые могут возникнуть. Работодатели также несут ответственность за то, чтобы все сотрудники, которых они нанимают, имели законное разрешение на работу.

Когда вы предоставляете необходимые документы, представитель отдела кадров компании подтверждает, что вы действительно тот, за кого себя выдаете, и что вы можете легально работать в стране. Они хранят копии документов на случай, если компания когда-либо столкнется с судебным иском и ей потребуется предоставить доказательства надлежащей практики найма. Требуемые документы могут также показывать, сколько налога нужно удержать из заработной платы работника, и включать банковские реквизиты для прямого депозита.

9 документов, необходимых для начала работы

Требуемые документы могут различаться в зависимости от штата, отрасли и работодателя, но эти девять являются одними из наиболее распространенных требуемых документов:

1. Идентификация

Работникам необходимо подтвердить свою личность, предоставив работодателю определенные документы. Некоторые документы, удостоверяющие личность, подтверждают как личность, так и право на участие, в то время как другие подтверждают одно или другое. Некоторые из наиболее часто используемых документов, которые подтверждают как право на трудоустройство, так и идентификацию, включают паспорт США и карточку разрешения на работу. Работники из-за пределов США также могут предоставить заграничный паспорт со штампом I-551 или формой I-94, карточку постоянного жителя или регистрационную карточку иностранца. Все документы должны быть оригиналами и актуальными.

Обычно используемые документы для подтверждения личности включают водительские права или удостоверение личности государственного образца, военный билет, документ племени коренных американцев и регистрационную карточку избирателя. Учащиеся или сотрудники моложе 18 лет могут использовать школьные удостоверения личности, медицинские записи и школьные записи для подтверждения своей личности. Карточка социального обеспечения, свидетельство о рождении, удостоверение личности гражданина-резидента или гражданина США и документ о принадлежности к коренным американцам могут подтвердить право человека на работу.

2. Форма W-4

Форма W-4 — это налоговая форма Службы внутренних доходов, которую сотрудник заполняет, чтобы указать свою индивидуальную налоговую ситуацию, включая любые применимые льготы. В форме требуется, чтобы сотрудник перечислил все надбавки или исключения. Каждая надбавка, заявленная в форме, корректирует налоговый статус работника и позволяет работодателю определить, какую часть зарплаты удерживать для целей налогообложения. Примеры пособий включают работника, его супруга, любых иждивенцев и любые другие варианты.

Хотя работодатель не предоставляет форму W-4 в IRS, работник заполняет ее, чтобы помочь в правильном расчете налоговых удержаний и требований. Специалисты по расчету заработной платы используют информацию, представленную в форме, для определения суммы налога, подлежащей удержанию и уплате от имени работника за каждый налоговый год. Сотрудники могут подать новую форму W-4, если их жизненная ситуация изменится, например, если они вступят в брак или разведутся, заведут ребенка или получат другой источник дохода.

Связанный**: [Guide to Additional Amount Withheld and Form W-4**](career-advice/career-development/additional-amount-withheld)

3. Форма I-9

Министерство внутренней безопасности США требует, чтобы работодатели получали форму I-9 от каждого нанятого ими подходящего сотрудника. Форма и документы должны быть представлены работодателю в течение трех рабочих дней с первого дня начала работы. Если сотрудник не может предоставить требуемую информацию в течение трех дней, он может предъявить расписку о применении документа и должен предоставить оригиналы документов в течение 90 дней.

4. Реквизиты банковского счета

Многие работодатели предлагают прямой депозит зарплаты, что означает, что работодатель вносит средства непосредственно на банковский счет работника. Прямой депозит может сэкономить деньги работодателей, снизить риск потери или кражи чеков, обеспечить лучший контроль над процессами расчета заработной платы и обеспечить своевременное получение сотрудниками зарплаты, даже если они не работают в день выплаты жалованья.

Если работодатель предлагает этот вариант оплаты, одним из необходимых документов при приеме на работу в эту компанию является информация о банковском счете нового сотрудника. Они могут предоставить аннулированный чек, который включает номер счета и номер маршрута. Некоторые работодатели предоставляют форму прямого депозита, которую новый сотрудник может заполнить своими банковскими реквизитами.

5. Разрешение на работу

Неграждане могут легально работать в США, если у них есть разрешение. Если компания нанимает кого-то, кто не является гражданином США, они должны подтвердить, что у этого человека есть разрешение на работу в стране. Два основных типа разрешений на работу включают документы о разрешении на работу (EAD) и грин-карты. EAD показывает квалификацию человека для работы в США, у которого нет грин-карты или статуса условного резидента. Зеленая карта дает право на постоянное проживание в стране.

6. Судимость

При заполнении заявления о приеме на работу вы, возможно, ответили на вопросы о своем криминальном прошлом. Некоторые компании не хотят или не могут нанимать лиц, совершивших определенные преступления. Когда юридическая история вызывает беспокойство, например, на должностях, связанных с работой с детьми или другими уязвимыми группами населения, работодатель может запросить криминальное прошлое кандидата. Вы можете получить копию своей истории, обратившись в местную службу условно-досрочного освобождения или службы пробации. Просмотр истории до того, как потенциальный работодатель запросит ее, может гарантировать, что вся информация является точной, или даст вам время для ее исправления.

Связанный**: [Job Search Guide for People with Convictions**](career-advice/finding-a-job/people-with-convictions-job-search-guide)

7. Записи о прививках

Хотя медицинские записи защищены законами о конфиденциальности, некоторые работодатели могут потребовать, чтобы новые сотрудники предоставили записи о прививках. Работа в определенных отраслях может потребовать вакцинации сотрудников, чтобы защитить себя и тех, с кем они взаимодействуют и служат. Например, во многих медицинских компаниях действуют требования по вакцинации, чтобы защитить уязвимых пациентов от заражения болезнями от непривитого персонала.

8. Кредитный отчет

В некоторых штатах работодатели могут получать и просматривать кредитные отчеты для потенциальных сотрудников. Многие компании в финансовой индустрии тянут кредитные отчеты. Как правило, вы должны дать согласие организации на получение вашей кредитной истории. Прежде чем перейти к этому этапу процесса найма, вы можете просмотреть свой кредитный отчет, чтобы убедиться, что он точен. Если вы обнаружите в отчете что-то неверное, вы можете выполнить требуемый процесс, чтобы удалить или устранить проблемы.

9. Другие документы компании

Компания также может потребовать от новых сотрудников заполнить документы, характерные для организации, такие как:

• Соглашение о неразглашении: Это не позволяет сотрудникам раскрывать личную информацию о компании во время и после трудоустройства.

• Справочник для сотрудников: этот документ включает политики компании, такие как выходные дни, стандарты одежды и ухода за собой, правила посещаемости и другие связанные темы.

• Контактная информация для экстренных случаев**:** Сюда входит информация о том, с кем компания может связаться, если с новым сотрудником что-то случится во время работы.