Как закончить электронное письмо (с примерами закрытия)

Электронная почта — одна из немногих основных форм общения во время поиска работы и на рабочем месте. Хотя важно тщательно продумывать каждую часть вашего сообщения, хорошо продуманная подпись (последняя строка вашего электронного письма и ваша подпись) необходима для того, чтобы оставить у читателя положительное впечатление.

Написание четких, профессиональных электронных писем может помочь вам позитивно позиционировать себя в карьере среди коллег, людей из вашей сети или потенциальных работодателей. Чтобы помочь вам достичь этой цели, вот некоторые сведения о том, как заканчивать электронное письмо, элементы, которые вы должны включить, и несколько полезных примеров.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

1. Сюжетная линия

2. Приветствие

3. Тело

4. Закрытие

5. Подпись

Лучшие практики:
Определите свою цель, подумайте о своей аудитории, будьте лаконичны, откорректируйте свою электронную почту, соблюдайте надлежащий этикет и не забывайте о дальнейших действиях.

Почему важно закрытие электронной почты

Завершение электронного письма — это последнее, что ваша аудитория прочитает после того, как закончит ваше сообщение, и оно может быть мотивирующим фактором в том, насколько быстро они ответят или ответят ли они вообще.

Представьте себе встречу с новым деловым контактом на отраслевом мероприятии. Как только ваш разговор завершился, вы бы не повернулись и не ушли, не сказав больше ни слова. Это было бы грубо, оставило бы плохое впечатление и, вероятно, помешало бы дальнейшим обсуждениям. Вместо этого вы, вероятно, сказали бы что-то вроде:

«Было так приятно познакомиться с вами! Пожалуйста, возьмите одну из моих карт. Надеюсь услышать тебя позже!”

Воспринимайте закрытие письма как окончание разговора. Используя дружелюбный, вежливый и профессиональный язык с четким призывом к действию, у вас больше шансов получить положительный ответ.

Советы по созданию профессионального окончания электронного письма

Вот несколько вещей, о которых следует помнить, когда вы составляете закрытие электронного письма:

• Используйте свое полное имя. Всегда указывайте свое имя и фамилию в заключении, особенно в первых нескольких письмах. Таким образом, ваш получатель четко определит вашу личность и с меньшей вероятностью спутает вас с другими контактами с таким же именем.

• Будьте профессионалом. Используйте контекстные подсказки, чтобы определить подходящий тон для завершения. Если вы пишете по электронной почте кому-то, кого вы никогда не встречали, сохраняйте профессиональный тон, избегая случайных подписей, таких как «Скоро в чат!» Если вы обменялись несколькими электронными письмами и считаете, что более непринужденное завершение было бы более подходящим, не стесняйтесь отражать тон вашей аудитории. Если вы не уверены, всегда лучше ошибиться на стороне профессионала.

• Решите, подходит ли закрытие. Если вы обменялись с кем-то несколькими электронными письмами, может возникнуть соблазн пропустить закрытие. В этом случае хорошо подумать о включении закрытия в ваше электронное письмо. В то время как ваши разговоры могли стать более непринужденными, завершение электронной почты по-прежнему демонстрирует внимание к деталям и профессионализм. Кроме того, получатель может переслать вашу электронную почту другим сотрудникам организации, которые, возможно, ранее не общались с вами. Продуманное завершение произведет на них благоприятное впечатление и сделает общение ясным и легким для понимания.

Что включать в окончания писем

Есть несколько элементов, которые вы должны учитывать при написании заключительного электронного письма. Вот что вам нужно включить:

1. Заключительная строка

Последняя строка вашего электронного письма должна не только выражать благодарность получателю за то, что он прочитал ваше сообщение, но также включать призыв к действию или заявление, которое либо побудит получателя ответить, либо покажет, что вы ожидаете ответа. Например, заключительная строка может выглядеть так:

Спасибо, что нашли время, чтобы просмотреть мое резюме и профессиональные рекомендации. Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время!

Искренне,
Бет Макнайт

2. Ваше полное имя

Используйте имя и фамилию в подписи по электронной почте, чтобы избежать путаницы и помочь им запомнить вас. Используя свое полное имя в подписи электронной почты, резюме, сопроводительном письме и любых других документах, которыми вы делитесь, ваши шансы на получение ответа должны увеличиться.

3. Ваше профессиональное звание

Вам не обязательно использовать вашу текущую должность (например, менеджер по работе с клиентами в компании ABC), но может быть полезно включить название, которое иллюстрирует, чем вы занимаетесь. Например,

Джо Джефферсон
Менеджер по продажам

4. Контактная информация

Даже если человек, получающий ваше сообщение, уже имеет ваш адрес электронной почты, важно указать дополнительные способы связи, например прямой номер телефона.

Фразы, которые следует использовать и избегать в профессиональном заключении электронной почты

Если вы уже работаете в компании и обмениваетесь сообщениями с коллегами, вам может подойти более непринужденная заключительная фраза, но вы должны убедиться, что фразы, которые вы используете в процессе найма, более профессиональные.

Профессиональные примеры закрытия электронной почты

Вот несколько наиболее распространенных способов закончить профессиональное электронное письмо:

• Лучший

• Искренне

• С уважением

• С уважением

• Спасибо

• С наилучшими пожеланиями

• С благодарностью

• Большое спасибо

• С уважением

Примеры закрытия электронной почты, которых следует избегать

Вот некоторые заключительные фразы, которых следует избегать в профессиональной среде:

• Твой друг

• Ваше здоровье

• Мир

• Огромное спасибо

• Спишемся позже

• С уважением

5 способов закончить письмо (с примерами)

Вот пять примеров того, как закончить электронное письмо в зависимости от того, на каком этапе процесса найма вы находитесь.

При приеме на работу:

Спасибо, что рассмотрели меня на эту должность. С нетерпением жду Вашего ответа!
Искренне,
Мохаммад Рахим
Опытный специалист по продажам
123-555-4567

После завершения проверки телефона:

Я приложил мое портфолио для вашего обзора. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужно что-то еще.
Теплые пожелания,
Эрика Гарза
Веб-дизайнер и иллюстратор
456-555-1234

При ответе на приглашение на встречу:

Я с нетерпением жду встречи с вами в следующий понедельник.
Спасибо,
Джефф Ричардс
Специалист по маркетингу в социальных сетях
www.portfoliowebsite.co
789-555-4567

После завершения интервью:

Я с нетерпением жду следующего шага в этом процессе.
Лучший,
Аника Патель
Инженер-программист полного стека
www.имясайтаздесь.com
111-555-6789

При принятии предложения о работе:

Я с нетерпением жду обсуждения деталей и дальнейших шагов!
С благодарностью,
Юнг Ли
Опытный финансовый специалист
678-555-6789

Демонстрация безупречного внешнего вида в конце вашего электронного письма поможет укрепить положительное впечатление и убедит получателей, что вы гордитесь тем, как вы представляете себя в профессиональных ситуациях. Применяя эти советы и используя эти примеры, чтобы помочь создать окончание вашего электронного письма, вы можете убедиться, что ваше электронное сообщение отражает вашу компетентность, внимание к деталям и профессионализм.