Как встроить файл Excel в PowerPoint (с преимуществами)

8 апреля 2022 г.

Хотя Microsoft Excel и PowerPoint — это две программы с разными функциями, вы можете извлечь содержимое из одного файла и вставить его в другой. Существует три метода внедрения данных Excel в файл PowerPoint. Изучение методов дублирования рисунков из ваших электронных таблиц может позволить вам сделать содержание вашей презентации более полным. В этой статье мы рассмотрим преимущества встраивания файла Excel в презентацию PowerPoint и шаги по вставке файлов вместе со связанным и несвязанным содержимым.

Преимущества встраивания файла Excel в PowerPoint

Встраивание файла Excel в PowerPoint может помочь вам при создании презентации. Вот пара преимуществ:

Делаем контент доступным

Если вы используете электронную таблицу для записи важной информации, дублирование данных на слайд презентации может сделать содержимое более доступным. Может быть полезно использовать функцию встраивания, если вы хотите сохранить информацию по одной и той же теме в одном и том же файле. Это может облегчить вам поиск данных, которые могут вам понадобиться, и вы сможете сэкономить место на вашем компьютере.

Организация презентации

Доступность контента также может облегчить вам проведение презентации перед вашими коллегами на рабочем месте. Например, если вы завершили исследовательский проект, у вас может быть электронная таблица Excel, в которой отображаются результаты ваших экспериментов, и презентация PowerPoint, демонстрирующая ваши выводы. Поскольку вы используете слайды для обмена результатами, встраивание файла Excel может поместить всю информацию в один файл. Теперь вы можете легче переходить между слайдами, избегая необходимости открывать несколько окон во время выступления.

Как вставить файл Excel в PowerPoint

Выполните следующие действия, чтобы вставить содержимое электронной таблицы Excel в презентацию PowerPoint:

1. Откройте файл презентации

На рабочем столе дважды щелкните значок Microsoft PowerPoint, чтобы открыть пустую презентацию. Если вы хотите отредактировать существующий файл, найдите вкладку «Файл» в верхнем левом углу экрана. Прокрутите до параметра «Открыть» и щелкните вкладку «Последние», чтобы просмотреть презентации, над которыми вы недавно работали. Вы также можете нажать кнопку «Обзор», чтобы просмотреть список всех презентаций PowerPoint, которые вы сохранили на своем компьютере. Выберите тот, который вы хотите получить доступ к редактированию в программе.

2. Перейдите на вкладку «Вставить».

Расположение вкладки «Вставка» находится на ленте на экране. Когда вы щелкаете по нему, он показывает список параметров, которые вы можете выбрать для встраивания элементов в свою презентацию. Перейдите в раздел «Текст» и нажмите «Объект», который находится в крайнем правом углу меню. Выбор вызывает диалоговое окно под названием «Вставить объект».

3. Выберите «Создать из файла».

В левой части диалогового окна вы можете увидеть кружок со словами «Создать из файла». Это позволяет вам извлекать данные из документа Excel, который вы уже создали. Наведите курсор внутрь круга, чтобы выбрать вариант.

4. Найдите документ Excel

Под полем «Файл» нажмите кнопку с надписью «Обзор». Он вызывает всплывающее окно, в котором отображаются рабочие листы Excel, сохраненные на вашем компьютере. Щелкните файл, содержащий данные, которые вы хотите встроить в презентацию PowerPoint.

5. Установите флажок “Ссылка”

После того, как вы выбрали рабочий лист, вы можете увидеть ссылку на документ в поле с надписью «Файл». Там также есть поле с надписью «Ссылка». Щелкните внутри поля, чтобы материализовать галочку. Проверьте свой выбор, чтобы убедиться, что вы выбрали правильный файл Excel. Когда вы закончите, нажмите кнопку «X» в правом верхнем углу диалогового окна, чтобы закрыть его.

Как связать данные Excel с PowerPoint

Вместо того, чтобы вставлять весь рабочий лист, вы можете связать некоторое содержимое из документа Excel и прикрепить его к своей презентации PowerPoint. Выполните следующие действия, чтобы использовать эту функцию:

1. Получите доступ к электронной таблице Excel

Дважды щелкните значок Excel на рабочем столе вашего компьютера. Чтобы открыть существующий файл, выберите опцию «Открыть» в меню на вкладке «Файл». Найдите электронную таблицу, из которой вы хотите получить данные, и откройте ее в программе.

2. Выберите данные, которые вы хотите связать

Прочитайте данные в электронной таблице, чтобы определить, какие цифры вы хотите вставить в свою презентацию. Щелкните курсором внутри ячейки, чтобы выбрать отдельную ячейку. Для диапазона ячеек щелкните внутри одной ячейки, удерживайте и перетаскивайте курсор соседних ячеек, чтобы выделить их. Нажмите левую сторону мыши, чтобы открыть меню, и нажмите «Копировать».

3. Найдите слайд PowerPoint, чтобы вставить ссылку

Вернитесь к презентации в программе PowerPoint. Выберите слайд, на который вы хотите вставить ссылку на данные из электронной таблицы Excel. Убедитесь, что вы поместили курсор именно в то место, где должна появиться ссылка. Вы также можете изменить гарнитуру и размер шрифта, чтобы они соответствовали визуальному дизайну вашей презентации.

4. Нажмите «Специальная вставка».

Убедитесь, что вы находитесь на вкладке «Главная» в верхней части экрана. В левой части меню выберите кнопку с надписью «Вставить» со значком в виде буфера обмена. Там есть небольшое раскрывающееся меню, которое называется «Параметры вставки». Внизу нажмите кнопку с надписью «Специальная вставка».

5. Нажмите «Объект рабочего листа Microsoft Excel».

Параметр «Специальная вставка» вызывает диалоговое окно. С левой стороны наведите курсор на кружок с надписью «Вставить ссылку». Рядом с ним есть поле с надписью «Как:» с другим параметром под названием «Объект рабочего листа Microsoft Excel» внутри поля. Выберите элемент, чтобы получить данные, скопированные из электронной таблицы Excel.

Как внедрить несвязанные данные Excel в PowerPoint

Другой метод объединения содержимого файла Excel с презентацией PowerPoint — встраивание содержимого без использования ссылки. Следующие шаги могут показать вам, как:

1. Откройте документ Excel

Создав презентацию PowerPoint, вернитесь на рабочий стол, чтобы открыть вкладку электронной таблицы. Используйте ленту, чтобы найти окно рабочих листов, к которым вы обращались в прошлом. Выберите тот, содержимое которого вы хотите прикрепить в другом месте.

2. Выделите ячейки, которые хотите вставить

После того, как вы получили файл, просмотрите электронную таблицу, чтобы найти рисунки для встраивания в презентацию. Используйте мышь, чтобы выделить одну ячейку или группу ячеек. Щелкните левой кнопкой мыши и выберите параметр «Копировать», чтобы подготовиться к дублированию параметра. Вы также можете вернуться на вкладку «Главная» и нажать кнопку «Копировать».

3. «Вставьте» ячейки в PowerPoint.

Откройте окно PowerPoint, чтобы получить презентацию. Найдите слайд, на который вы хотите вставить данные из листа Excel. Поместив курсор, найдите меню «Параметры вставки» в разделе «Вставить» на вкладке «Главная».

4. Выберите метод вставки

Существует пять вариантов дублирования данных электронной таблицы в PowerPoint. Вы можете навести курсор на каждый значок, чтобы понять, как содержимое может выглядеть на слайде презентации после его вставки. Ваши варианты включают в себя:

• «Сохранить только текст»: вы дублируете сами данные, а не их форматирование из исходного файла Excel. После того, как вы нажмете «Вставить», вы можете использовать настройки «Шрифт» в PowerPoint, чтобы изменить внешний вид текста.

• «Изображение»: данные, скопированные из электронной таблицы, отображаются в виде изображения на слайде презентации. Хотя вы можете редактировать само изображение, вы не можете изменить текст, извлеченный из рабочего листа Excel.

• «Внедрить»: встраивание файла позволяет реплицировать таблицу данных в презентацию. Вы можете редактировать цифры в таблице в программе Excel.

• «Сохранить исходное форматирование»: когда вы вставляете содержимое, вы сохраняете то же форматирование, что и в исходной электронной таблице. Помните, что вы можете изменить данные в таблице.

• «Использовать целевые стили»: вставка скопированных данных может позволить использовать форматирование, выбранное вами для презентации. Он отображается в виде таблицы в программе.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.