Как встроить Excel в документы Word (с советами)

8 апреля 2022 г.

Многие профессионалы используют цифровые инструменты в своей повседневной работе, чтобы улучшить общение и оптимизировать рабочий процесс. Двумя распространенными инструментами на рабочем месте являются Excel и Word, которые могут эффективно работать вместе. Если вы постоянно используете Excel и Word, вам может быть полезно узнать, как эти инструменты могут совпадать в вашей работе. В этой статье мы объясним, как внедрить Excel в Word, опишем, когда это важно, и дадим несколько советов по этому процессу.

Когда важно встраивать Excel в Word?

Частое использование Excel и Word на рабочем месте может оказаться сложным для некоторых специалистов, поскольку использование обоих означает хранение данных в разных местах. Изучение того, как встраивать данные из Excel в документ Word, может упростить вашу работу. Встраивание листов Excel в документ Word может быть важно в следующих случаях:

Общий доступ к документу Word

Для некоторых рабочих проектов вам может потребоваться предоставить общий доступ к документу Word вашей команде или другим специалистам. Если вы хотите включить данные из Excel в этот документ, вы можете напрямую встроить электронную таблицу. Если вы будете совместно использовать лист Excel и документ Word по отдельности, это может привести к путанице или недопониманию. Вместо этого при встраивании листа в документ все необходимые данные сохраняются в одном месте. Это гарантирует, что исходная электронная таблица останется нетронутой и защищенной.

Если вы предоставляете общий доступ к листу и документу как к отдельным объектам, вам необходимо предоставить доступ к листу всей команде. Встраивание листа Excel в документ дает команде возможность просматривать данные и редактировать их соответствующим образом, не вмешиваясь в исходную электронную таблицу. Любые изменения, внесенные в лист Excel из Word, не влияют на исходный файл Excel.

Захват определенных данных

Другой случай, когда важно встроить Excel в Word, может возникнуть, когда вы хотите, чтобы документ отображал определенные данные. Например, если ваш лист Excel обновляется еженедельно, вы можете собирать данные один раз в неделю. Затем вы можете встроить эти еженедельные данные в документ Word. После внедрения еженедельные данные не будут обновляться так же, как исходный документ. Это дает возможность захвата определенного набора данных или отображения данных в определенный момент времени.

Создание проекта

При подготовке проекта вы можете захотеть встроить листы Excel в документ Word, чтобы улучшить внешний вид. Например, если вы планируете представить свой проект членам правления, вам нужно убедиться, что вы включили соответствующую информацию и разработали привлекательную презентацию. Вы можете комбинировать изображения и данные, встраивая ячейки из листа Excel в документ Word. Это может создать оптимизированную презентацию и потенциально улучшить понимание данных, которыми вы делитесь.

Как вставить Эксель в Ворд

Если вы планируете поместить электронную таблицу Excel в документ Word, рассмотрите возможность выполнения следующих шагов, чтобы сделать это эффективно:

1. Откройте документы

Прежде чем начать процесс, первым шагом будет открытие обоих документов одновременно. Сначала откройте документ Word, в который вы планируете добавить лист Excel. Затем откройте лист Excel на том же рабочем столе, чтобы упростить процесс. Потратьте несколько минут на просмотр обоих документов, чтобы убедиться, что они точны и готовы к переносу в Excel.

2. Выберите, что вы хотите встроить

Просмотрев оба документа, вы можете выбрать или выделить ячейки, которые хотите встроить. Если вы планируете встроить весь лист Excel, вы можете щелкнуть поле, расположенное между «Столбцами» и «Строками» в верхней левой части листа Excel. Если вы хотите встроить только несколько выбранных ячеек, вы можете щелкнуть и перетащить, пока не выделите каждую нужную ячейку. Прежде чем перейти к следующему шагу, рассмотрите возможность просмотра выбранных вами ячеек, чтобы убедиться, что вы собрали всю необходимую информацию.

3. Скопируйте выбранные ячейки

После выбора ячеек следующим шагом будет их копирование. В зависимости от типа вашего компьютера, вы можете нажать клавишу «Control» и букву «C», чтобы скопировать ячейки. В противном случае у вас есть возможность щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Копировать» из списка доступных вариантов. Прежде чем закрыть лист Excel, лучше всего убедиться, что вы сохранили исходную электронную таблицу на свой компьютер или рабочий стол. Это обеспечивает некоторую безопасность исходного набора данных.

4. Перейдите в документ Word

Скопировав нужные ячейки с листа Excel, вы можете перенести их в документ Word. С документом в поле зрения вы можете переместить курсор в то место, где вы хотите встроить лист Excel. Вам может быть полезно перевести документ Word в полноэкранный режим, чтобы вы могли четко видеть лучшее место для встраивания данных. В зависимости от цели вашего проекта расположение листа Excel может изменить внешний вид и структуру документа. Подумайте о том, чтобы добавить заголовок или заголовок для листа Excel, чтобы без труда представить его в документе.

5. Нажмите «Домой» в верхней части документа Word.

Как только вы переместите курсор в нужное место, вы можете нажать кнопку «Домой» в верхней части документа Word. Параметр «Домой» — это один из многих вариантов на панели инструментов Word, он расположен в левой части экрана. После того, как вы выберете «Домой», появится раскрывающееся меню с различными вариантами.

6. Выберите «Специальная вставка».

После нажатия «Домой» выберите «Специальная вставка» из списка доступных вариантов. Это действие отображает всплывающий экран. Постарайтесь установить флажок «Вставить» вместо «Вставить ссылку». После того, как он настроен на вставку, вы можете выбрать «Объект рабочего листа Microsoft Excel» из вариантов на экране. Затем нажмите кнопку «ОК» в правом нижнем углу всплывающего меню. Затем вы должны увидеть лист Excel, отображаемый в Word. Прежде чем двигаться дальше, лучше проверить отображаемый лист, чтобы убедиться, что данные точно скопированы в документ Word. Если нет, попробуйте повторить процесс.

7. Отредактируйте электронную таблицу Excel

Поскольку это встроенный лист, при необходимости вы можете редактировать данные непосредственно из документа Word. Чтобы отредактировать лист Excel, все, что вам нужно сделать, это дважды щелкнуть электронную таблицу. Это действие сигнализирует Word об изменении доступных инструментов. По сути, двойной щелчок помогает сделать инструменты Excel доступными в верхней части экрана, а не инструменты Word.

Важно помнить, что лист, который вы редактируете в документе Word, отличается от исходной электронной таблицы, созданной в Word. Это означает, что любые изменения, которые вы вносите в документ Word, отображаются только в Word. Исходная электронная таблица, сохраненная в Excel, остается неизменной после внесения изменений в Word. После внесения необходимых изменений можно щелкнуть за пределами электронной таблицы, чтобы вернуться к инструментам Word.

Советы по внедрению Excel в Word

Вот еще несколько советов, которые вы можете применить при встраивании Excel в Word:

• Выберите наилучшее расположение: когда вы перемещаете электронную таблицу Excel в документ, вы хотите убедиться, что она находится в лучшем месте. Это гарантирует, что электронная таблица способствует потоку документа и увеличивает силу визуальных компонентов документа.

• Включите заголовки: когда вы копируете ячейки из Excel, рассмотрите возможность выделения заголовков и заголовков из исходной электронной таблицы. Это сохраняет маркировку ячеек, что может улучшить организацию документа и способствовать четкой коммуникации.

• Внесите изменения перед внедрением. Перед внедрением листа Excel попробуйте сначала внести окончательные изменения в исходный документ. Выполнение этого в исходном документе гарантирует, что ваши данные совпадают, и что вы сохраняете обновленный файл перед встраиванием.

• Объясните данные: когда вы встраиваете лист Excel в документ Word, рассмотрите возможность добавления раздела документа, в котором вы объясняете данные и их важность. Это может прояснить, почему вы включили лист Excel, и дает объяснение назначения данных по отношению ко всему проекту.

Обратите внимание, что ни один из продуктов или компаний, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.