Как внедрить управление интеграцией проекта (с советами)

15 апреля 2021 г.

Успешный проект начинается с организованного плана. Предприятия могут использовать управление интеграцией проектов, чтобы определить наиболее эффективный способ достижения своих целей. Если вы отвечаете за планирование проектов, важно понимать этапы стратегического планирования и то, как этот процесс может повлиять на то, как вы общаетесь с командой проекта. В этой статье мы даем определение управлению интеграцией проекта и объясняем, как реализовать стратегию для вашего следующего организационного проекта.

Что такое управление интеграцией проекта?

Управление интеграцией проекта — это протокол, который собирает каждый элемент проекта в единый план. Этот процесс оценивает и координирует все действия проекта в единую структуру и находит компромиссы по таким факторам, как:

• Бюджет

• Время

• Ресурсы

• Качественный

• Ожидания

Ключевым аспектом управления интеграцией проекта является принятие решений относительно этих факторов, чтобы определить, какие из них наиболее необходимы. Например, вам может понадобиться использовать этот процесс, чтобы решить, закончить ли проект с опозданием или превысить указанный бюджет. Управление интеграцией проекта включает поиск компромиссов и принятие решения о том, как эффективно распределять ресурсы.

Почему управление интеграцией проекта важно?

Управление интеграцией проекта важно по следующим причинам:

• Разрешение конфликта: например, на этапах предварительного планирования проекта вы можете обнаружить, что ваш бюджет мешает вашему графику. Управление интеграцией проекта может позволить вам находить компромиссы с элементами вашего проекта в соответствии с потребностями вашей организации.

• Понимание того, как проект влияет на организацию: с помощью четких прямых сообщений каждый член команды может узнать, как его роли влияют на проект и как проект влияет на организацию. Управление интеграцией проекта может сообщить о срочности и важности проекта.

• Повышает производительность: члены команды, которые понимают ценность своей работы и взаимосвязь их специальностей, могут хорошо сотрудничать друг с другом, что может повысить производительность.

Как внедрить управление интеграцией проекта

Чтобы начать использовать управление интеграцией проектов в своей компании, выполните следующие действия:

1. Найдите подходящую команду

Ваша команда — это группа профессионалов, которые вместе работают над завершением проекта. Вот факторы, которые следует учитывать при выборе команды:

• Стили работы: некоторые профессионалы могут предпочесть работать в небольших группах, в то время как другие более продуктивны, работая в одиночку. Старайтесь нанимать людей, которые открыты для сотрудничества и достаточно самодостаточны, чтобы выполнять свою работу вовремя.

• Креативность. Если вы хотите, чтобы ваша работа превзошла конкурентов, наличие творческих мыслителей в вашей команде может способствовать инновациям и предлагать свежие перспективы.

• Технические навыки: важно, чтобы члены вашей команды знали, как управлять оборудованием и эффективно выполнять задачи проекта. Найдите коллег с навыками, которые дополняют друг друга.

• Расписание: оцените доступность своих коллег, прежде чем пригласить их в свою команду, чтобы убедиться, что у них достаточно времени для участия в вашем проекте.

2. Разработайте устав проекта

Устав проекта – это документ, утверждающий проект. В нем указаны цель и задачи проекта, на которые члены вашей команды могут ссылаться по мере завершения проекта. Он также определяет руководителя проекта, который следит за ходом выполнения и управляет расписанием членов команды. Независимо от того, являетесь ли вы руководителем проекта или назначаете им кого-то другого, важно, чтобы этот лидер обладал следующими навыками межличностного общения:

• Решение проблем

• Критическое мышление

• Организация

• Межличностные связи

• Лидерство и коучинг

3. Напишите описание области действия

Описание содержания устанавливает этапы проекта с измеримыми целями. Вы можете установить крайние сроки для выполнения шагов вашего проекта, что поможет вам расставить приоритеты задач. Вы также можете отредактировать описание области, чтобы отразить меняющиеся потребности и ресурсы.

Например, предположим, что вы и ваша команда создаете мобильное приложение, и ваша организация урезает бюджет, что приводит к изменению средств для вашего проекта. Вы можете переопределить свои цели, чтобы будущая работа соответствовала изменениям в бюджете.

4. Разработайте план проекта

План проекта — это официальный документ, который направляет вас и вашу команду в процессе производства. Соберитесь со своей командой, чтобы обсудить интересы ваших заинтересованных сторон и следующие компоненты:

• Делегирование задач: вы можете назначать результаты проекта конкретным членам вашей команды. Может быть полезно делегировать задачи, исходя из сильных сторон каждого человека. Например, если вы запускаете новый корпоративный веб-сайт, вы можете поручить копирайтинг члену команды, который является сильным писателем и редактором, или графический дизайн члену художественной команды.

• Оценка рисков. Важно, чтобы в плане проекта были указаны потенциальные угрозы, которые помогут вашей команде избежать проблем, которые могут затормозить завершение проекта. Например, если ваш производственный процесс происходит во время напряженного квартала для вашей организации, вы можете разработать стратегии управления временем, чтобы обеспечить постоянную производительность как для проекта, так и для других обязанностей.

• План коммуникации: Ваш план коммуникации определяет, как вы делитесь идеями и сообщаете новости о проекте своим коллегам. Возможно, вы можете начать групповой чат для обмена информацией, связанной с проектом, или создать актуальную электронную таблицу, которую каждый сможет редактировать и просматривать.

• Управление затратами: План проекта влечет за собой ограничения ваших финансовых ресурсов. Укажите деньги, которые вам нужны для каждого результата проекта, такого как реклама или технология, чтобы предотвратить перерасход.

• Необходимая технология: определите оборудование, необходимое для завершения проекта. Например, если вы строите новую парковку, вам могут понадобиться инструменты для укладки бетона и грузовики для перевозки материалов.

5. Выполнить план проекта

Этап выполнения включает в себя выполнение задач, поставленных вашим менеджером проекта, и отслеживание вашего прогресса. Например, если вы химик-косметик, создающий новую линию средств по уходу за кожей, вы можете протестировать формулы и поэкспериментировать с красителями и ингредиентами. Если вы являетесь руководителем проекта, вы обязаны следить за производительностью своей команды, чтобы убедиться, что прогресс соответствует установленным срокам.

6. Проанализируйте результаты

Как только вы закончите свой проект, вы сможете оценить его успех и определить способы улучшения своей работы для будущих начинаний. Создайте документ, описывающий уроки, которые вы извлекли в процессе управления интеграцией проекта. Например, возможно, вы поняли, что ваши первоначальные сроки были слишком строгими, поэтому вы знаете, что нужно дать вашей команде больше времени для выполнения своих обязанностей в будущем.

Советы по внедрению управления интеграцией проекта

Чтобы узнать больше об управлении интеграцией проектов, воспользуйтесь следующими советами:

Используйте простой план

Наличие четкого плана проекта может помочь каждому члену вашей команды одинаково понять условия проекта. Используйте простые формулировки в документах вашего проекта, чтобы передать сообщения и избежать путаницы. Как менеджер проекта, вы можете поддерживать открытую линию связи с членами вашей команды и при необходимости давать разъяснения.

Установить формальный процесс изменения

Поскольку непредвиденные обстоятельства меняют условия вашего проекта, вы можете установить формальный процесс изменения, который предупреждает вашу команду об изменениях. Вы можете попросить своих коллег отправить запрос, прежде чем они изменят свои подходы, что может помочь вам сохранить согласованность элементов проекта.

Например, предположим, что вы возглавляете политическую кампанию, и ваши читатели опроса определяют, что вам нужно ориентироваться на другую демографическую группу избирателей, чем указано в плане проекта. Ваш формальный протокол изменения может информировать ваших создателей контента, что позволит им создавать рекламу, ориентированную на вашу новую целевую аудиторию.

Ставьте перед собой реалистичные цели

Реалистичные цели могут дать представление о возможностях вашей команды. Когда вы проанализируете результаты своего проекта, у вас будут точные данные, которые помогут вам определить, какие элементы вашей стратегии сработали, а какие нужно перестроить. Вот несколько вопросов, которые вы можете задать себе при разработке реалистичных целей:

• Сколько времени у меня есть, чтобы завершить проект?

• Какие ресурсы есть в моем распоряжении?

• Возможны ли мои цели с моим временем и ресурсами?

• Должен ли я стремиться выше или ниже с моими целями?

• Могу ли я удовлетворить потребности своих заинтересованных сторон и обеспечить продуктивность моей команды с моими целями?

Будьте последовательны в каждом шаге

Последовательность также может облегчить анализ ваших результатов. Подумайте о том, чтобы принять ту же стратегию интеграции проектов для будущих проектов и установить шаблоны с их успехами. Например, вы можете поручить одному и тому же члену команды выполнять одни и те же задачи, что позволит вам следить за их эффективностью и профессиональным ростом. Вы также можете использовать ту же технологию, чтобы увидеть, имеет ли она долгосрочную эффективность.