Как вести трудные разговоры с сотрудниками

Как руководитель или менеджер, вы обязаны контролировать поведение сотрудников на рабочем месте и производительность труда. Иногда сотрудники могут не соответствовать ожиданиям компании, и вам может потребоваться решить такие проблемы с вашими сотрудниками. Эти разговоры могут быть сложными, но они также могут предоставить возможность для профессионального роста и развития. В этой статье мы обсудим причины, по которым вам может понадобиться сложный разговор с сотрудниками, как вести эти обсуждения и советы, как сделать эти разговоры эффективными и продуктивными.

Причины трудных разговоров с сотрудниками

Причины, по которым вам может понадобиться жесткий разговор с сотрудником, могут включать в себя различные профессиональные сценарии, такие как:

• Плохая работа

• Коллеги спорят

• Нарушение политики компании

• Непрофессиональное поведение

• Плохая гигиена

• Увольнения

• Прекращение

Как вести трудные разговоры с сотрудниками

Вот шесть шагов, как вести жесткие разговоры с сотрудниками:

1. Планируйте заранее

Перед трудным разговором с сотрудником подготовьте то, что вы собираетесь сказать. Соберите любые соответствующие данные или документацию, заявления сотрудников и политики компании, чтобы поделиться ими на собрании. Вы также можете написать план своих основных моментов, чтобы не отклоняться от темы и охватить всю необходимую информацию. Попробуйте отрепетировать свой разговор несколько раз, чтобы вам было удобнее обсуждать деликатные темы.

2. Запланируйте подходящее время

Выберите время для вашего разговора, которое менее мешает графику сотрудника. Например, не планируйте жесткий разговор прямо перед важной встречей или презентацией. Эта встреча может расстроить сотрудника, поэтому подумайте о том, чтобы обсудить время, которое сводит к минимуму влияние на вашу команду, например, в конце дня или в конце недели.

3. Представьте факты

На собрании представьте факты, подтверждающие вашу позицию. Избегайте использования расплывчатых или субъективных терминов, которые могут привести к недопониманию. Покажите сотруднику соответствующие измеримые данные, которые не оставляют места для неправильной интерпретации.

4. Слушайте сотрудника

После того, как вы обсудите причину встречи и представите свое дело, дайте сотруднику возможность ответить. Это дает вам представление о причине проблемы. Будьте открыты для их точки зрения, внимательно следите за тем, что они говорят, и разъясняйте любые утверждения, которые вы не совсем понимаете. Вот другие способы показать, что вы активно слушаете сотрудника:

• Повторяйте их утверждения своими словами, чтобы проверить их понимание.

• Задавайте дополнительные вопросы, чтобы собрать больше информации

• Записывать

Например, рассмотрим сотрудника, который постоянно опаздывает на работу. Это может указывать на плохое управление временем, но когда вы даете им возможность объяснить, они могут сказать вам, что каждое утро им приходится отвозить трех детей в три разные школы. Это поможет вам лучше понять ситуацию сотрудника, а не предполагать детали, о которых вы не знаете.

5. Разработайте план

Вместе с сотрудником составьте план действий по решению вопроса, если это возможно. Попросите сотрудника оставить отзыв и предложить действенные шаги, которые он может предпринять, чтобы решить проблему. Например, если у сотрудника конфликт с коллегой, попросите сотрудника придумать шаги для разрешения конфликта.

В случае с опаздывающим сотрудником, упомянутым выше, вы можете работать вместе, чтобы создать новый график, который лучше подходит для сотрудника, например, изменить время его начала на полчаса позже и сократить время обеда до получаса вместо одного часа, который позволяет им заканчивать рабочий день в одно и то же время.

Вы должны следовать всем политикам компании в отношении этого плана, например, что включать и сроки плана. Как правило, ваш план должен включать:

• Имя работника

• Дата

• Причина для плана

• Действия со сроками

• Дата проверки статуса плана

• Ваше имя

• Подписи всех присутствующих сторон

6. Задокументируйте разговор

Важно делать подробные заметки и документировать все разговоры с сотрудниками в качестве записи взаимодействия. Это гарантирует отсутствие недопонимания. Вместо того, чтобы полагаться на память, исчерпывающий обзор вашего разговора сохраняет информацию систематизированной и фактической. Вы можете добавить эту документацию в HR-файл сотрудника.

7. Свяжитесь с сотрудником

Установите время, чтобы связаться с сотрудником, чтобы узнать, как он обрабатывает разговор. Вы можете спросить, как у них дела с планом действий, и посмотреть, не нужны ли им дополнительные указания или ресурсы. Подбадривайте и поддерживайте, подчеркивая важность выполнения необходимых задач в установленные сроки.

Советы по ведению сложных разговоров с сотрудниками

Вот советы, которые помогут вам справиться с трудным разговором с сотрудником:

Поговорите, как только сможете

Уклонение от сложного разговора с сотрудником может усугубить ситуацию. Быстро запланируйте встречу, чтобы вы могли сразу решить проблему и как можно скорее начать работу над решением, сводя к минимуму любые негативные последствия для сотрудника и других.

Будьте профессионалом

Сохраняйте профессионализм во время трудных разговоров с сотрудниками. Эти обсуждения могут быть эмоционально заряженными, поэтому важно сохранять спокойствие и использовать факты, а не свое мнение, когда излагаете свою точку зрения.

Оставайся позитивным

При обсуждении деликатной или кажущейся негативной темы постарайтесь предложить позитивный подход к ситуации. Вы можете начать встречу, упомянув области, в которых сотрудник преуспевает. Вы также должны быть готовы к возможным решениям, чтобы показать, что есть способ двигаться вперед.

Включить человеческие ресурсы

Если речь идет об очень серьезных или деликатных темах, попросите представителя отдела кадров вашей компании присоединиться к обсуждению. Они могут выступать в качестве свидетелей на собрании, знакомиться с политикой компании и помогать с надлежащей документацией.

Сохраняйте конфиденциальность встречи

Делитесь причинами вашей встречи и результатами вашего обсуждения только с членами команды, которые должны знать. Сохранение конфиденциальности обсуждения свидетельствует об уважении и уважении к сотруднику. Этот уровень профессионализма может помочь ограничить отвлекающие факторы среди других сотрудников и уменьшить сплетни на рабочем месте, поскольку вы демонстрируете поведение, которого ожидаете от своей команды.