Как вести и доставлять протокол собрания
24 ноября 2021 г.
Протоколы совещаний являются важным ресурсом во многих рабочих местах. Детали, записанные во время встречи, часто используются в качестве отправной точки позже и могут предоставить важную информацию для тех, кто не смог присутствовать. Требуется некоторая подготовка, чтобы научиться вести протокол во время встречи и оформлять его профессионально. Некоторые рабочие места могут подчеркивать этот навык больше, чем другие, например помощники руководителя или административные работники. Узнайте больше о том, как составлять протоколы с примерами протоколов совещаний, в этом всеобъемлющем руководстве.
Связанный: Документация на рабочем месте
Что такое протокол собрания?
Протокол собрания — это подробные записи, в которых описывается, что происходило во время организационного собрания. Некоторая информация, отмеченная в протоколе, может включать:
Посещаемость
Исправления к протоколу предыдущего собрания
Ключевые решения приняты
Итоги голосования
Пункты действий
Новое дело
Подробная информация о дате и времени следующей встречи
Чтобы создать протокол, кто-то будет делать заметки во время собрания. После завершения встречи кто-то напечатает заметки в удобном для чтения формате. Как правило, протокол собрания должен быть одобрен старшим коллегой, который также присутствовал на собрании, прежде чем он будет распространен среди других и отправлен в папку.
Основной целью ведения протокола собрания является создание официальной записи собрания. Протокол может служить в качестве справочного материала позже по разным причинам, таким как проверка посещаемости, отслеживание хода выполнения проекта или предоставление подробностей для судебных разбирательств.
Как вести протокол встречи
На каждой встрече необходимо записывать много информации, поэтому содержание протокола встречи должно быть как можно более подробным. Следующие стратегии помогут вам собрать всю важную информацию с каждой встречи максимально эффективно.
Сначала добавьте общую информацию о встрече.
Используйте стенографию.
Обратите особое внимание на решения и действия.
Следуйте шаблону.
Получите одобрение ваших заметок.
Распространите протокол встречи.
1. Сначала добавьте общую информацию о встрече.
Перед началом встречи запишите общую информацию, такую как дата, время и место встречи. Когда ваши коллеги просматривают записи позже, эта информация даст им правильный контекст, чтобы вспомнить, когда и почему обсуждался тот или иной вопрос.
Убедитесь, что вы также знаете имена всех, кто будет присутствовать. Вам нужно будет указать действия, предпринятые различными участниками на протяжении всей встречи. Вы можете передать лист посещаемости и попросить всех войти в систему. Кроме того, вы можете написать все имена участников собрания в своих личных заметках до начала собрания, а затем просто отмечать имена, когда люди входят в комнату.
2. Используйте стенографию.
При ведении протоколов используйте стенографию или сокращения, чтобы писать заметки быстрее. Например, вы можете использовать инициалы для идентификации участников собрания или аббревиатуру для обозначения важного проекта. Со временем вы, скорее всего, разработаете собственную стенографию, которую сможете легко перевести в полноценный текст для просмотра другими.
3. Обратите пристальное внимание на решения и действия.
Вам нужно будет точно записать эту информацию, включая любые детали, обсуждаемые в отношении результатов. Если это требуется вашей компании или организации, вам также может понадобиться указать, как люди голосовали по каждой теме. Точно так же было бы полезно отметить любые крайние сроки, события или другие важные даты, упомянутые на собрании. Протоколы служат напоминанием об обязательствах, поэтому участники собрания захотят, чтобы эти детали были четко изложены.
Попросите разъяснений, когда это необходимо. В идеале ваши заметки не будут мешать собранию, но когда дело доходит до важных решений или дискуссий, важно правильно оформить детали.
4. Следуйте шаблону.
Используйте шаблон протокола, чтобы следить за всеми важными деталями и ничего не упустить. Если вы должны внести свой вклад в собрание, а также делать заметки, может быть полезно использовать магнитофон, чтобы вы могли вернуться и убедиться, что вы включили всю наиболее важную информацию.
5. Получите одобрение ваших заметок.
После того, как вы введете свои протоколы, следующим шагом будет их утверждение. Как правило, вы отправляете протокол самому старшему члену команды, присутствовавшему на собрании. Если они потребуют каких-либо изменений, внесите необходимые изменения и повторно отправьте протокол собрания на утверждение. Старший участник собрания дает первоначальное утверждение, предоставляя вам разрешение на отправку документа другим участникам собрания.
Связанный: Как делать заметки
6. Распространите протокол встречи
После первоначального утверждения протоколов можно приступать к их распространению. Как правило, протокол собрания должен распространяться в течение нескольких дней после собрания. Способ обмена протоколами собраний зависит от процедур вашей компании. Как правило, используется один или несколько из следующих методов обмена документами:
Отправка физической копии протокола собрания по почте
Отправка протоколов каждому участнику
Использование облачного инструмента обмена, такого как Google Docs
Размещение протокола на сайте вашей компании
Спросите старшего члена собрания, следует ли вам включить примечание о том, что протокол, который вы отправляете, получил предварительное одобрение. Этот метод позволяет участникам собрания отслеживать самую последнюю версию протокола, если в него вносятся какие-либо изменения, до того, как они будут завершены на следующем собрании.
Связанный: Как написать профессиональное электронное письмо
Советы по составлению протоколов совещаний
При работе со своими заметками помните о следующих правилах ввода протокола собрания:
Следуйте всем правилам форматирования протоколов собраний, установленным вашим работодателем.
Использовать традиционный шрифт например, Arial или Times New Roman в удобочитаемом размере (минимум 10 пунктов).
Оставляйте пробелы между разделами и используйте жирные заголовки, маркеры и нумерованные списки, чтобы создать документ, который легко сканировать для получения ключевых деталей.
Будьте объективны. Включайте только факты того, что произошло, а не какие-либо впечатления или мнения. Содержание протокола вашей встречи должно быть беспристрастным по своему характеру и содержать очень мало прилагательных и наречий.
Пишите в одном и том же времени на протяжении всего протокола встречи, чтобы избежать путаницы.
После того, как вы закончите вводить свои заметки в надлежащий формат протокола собрания, прикрепите любые соответствующие документы или укажите, где их можно найти. Затем тщательно отредактируйте свою работу для ясности и проверки на наличие орфографических ошибок, неправильной грамматики и неточностей при встрече.
Пример протокола встречи
Чтобы увидеть, как выглядит правильный формат протокола собрания, и понять, какой тип контента должен быть включен, полезно посмотреть на пример. Следующие протоколы представляют собой типичное собрание членов правления организации. Обратите внимание, как протоколы отформатированы, чтобы информацию было легко найти для важных деталей.
Организация одинокой звезды
Заседание Совета директоров
Дата: среда, 3 апреля 2019 г.
Время: 15:00
Местонахождение: Штаб-квартира Одинокой Звезды
Тип: Ежемесячная встреча
Настоящее время:
• Джейн Брайант, президент
• Джозеф Хайнс, вице-президент
• Карла Браун, казначей
• Ханна Уокер
• Пол Бриггс
• Уильям Ли
• Бриджит Ньюман
Нет на месте:
• Джоанна Смит
• Эндрю Таггерт
Кворум:
• Довольный
Добро пожаловать
Звоните для заказа в 15:05 от Брайанта.
Утвержден протокол собрания за март 2019 г.
Труды
Финансовый отчет предоставлен Брауном
• Налоговая декларация Lone Star заполнена и подана. Ежегодный обзор процедур бухгалтерского учета организации будет завершен к июню 2019 года.
• Финансовые тенденции прошлого года включают увеличение денежного потока из-за изменений поставщиков, принятых в 2018 году.
• Предложение принять финансовую отчетность – поддержано и принято.
Отчет комитета по развитию предоставлен Ли
• Поиски Lone Star второго места для бизнеса пока не дали многообещающих результатов. Правление пользуется услугами базирующегося в Далласе агента по коммерческой недвижимости, чтобы помочь найти недвижимость, отвечающую потребностям организации, но комитет по развитию рекомендует расширить поиск, включив в него недвижимость в Форт-Уэрте.
• Предложение о расширении поиска недвижимости – поддержано и принято.
Новый бизнес и объявления
До сих пор усилия по сбору средств не соответствовали ожидаемым целям в этом году. Участников просят использовать свои сети для поиска потенциальных ресурсов по сбору средств и доложить об этом на следующем собрании.
Ежегодный организационный выезд состоится 26 июля 2019 года.
Следующее ежемесячное заседание Совета директоров запланировано на среду, 1 мая 2019 года.
Отсрочка
Заседание прервано в 16:35.
Ведение протоколов — важная обязанность. Воспользуйтесь этими советами и стратегиями подготовки протоколов совещаний, чтобы убедиться, что вы овладели этим профессиональным навыком.