Как управлять бюджетом

Если вас повысили до руководящей должности или вы занимаете ее в новой компании, возможно, вы впервые видите бюджет отдела. Понимание того, как отслеживать расходы или вносить коррективы в середине года, может помочь менеджерам чувствовать себя уверенно и расширять свои возможности в этой части своей роли.

Изучение шагов по управлению существующим бюджетом может помочь менеджерам более эффективно взять на себя эту ответственность. В этой статье мы обсудим, почему важно управлять бюджетом, как им управлять, а также советы, как сделать это более эффективно.

Почему важно управлять бюджетом

Принятие на себя обязательств по управлению бюджетом поможет вам:

• Определите области для экономии: управление бюджетом и его постоянная оценка позволяют выяснить, где вы можете сэкономить деньги.

• Создавайте новые привычки. Понимая, как вы используете деньги, вы можете изменить свои привычки расходования средств и при необходимости лучше распределять ресурсы.

• Почувствуйте себя более уполномоченным: когда у вас есть больше контроля и понимания того, как вы тратите деньги, вы чувствуете себя гораздо более уполномоченным.

• Сосредоточьтесь на долгосрочных целях. Бюджет поможет вам начать оценивать деньги как инструмент, что поможет вам больше сосредоточиться на своих будущих потребностях и долгосрочных планах.

Как управлять бюджетом

Вот несколько шагов, которые вы можете использовать для более эффективного управления бюджетом:

1. Проверьте бюджет

У каждого отдела в компании есть бюджет. Внимательно просмотрите его и получите представление о различных расходах отдела. Вы даже можете посидеть со своим менеджером, чтобы просмотреть бюджет и задать вопросы о конкретных расходах.

2. Узнайте о прогнозах бюджета

Если вы берете на себя бюджет, который уже был в наличии, вы можете не знать обо всех областях отдела. Запланируйте встречу с различными членами вашего отдела и узнайте об использовании ресурсов и о том, какие они прогнозируют различные расходы в следующем году. Они также могут объяснить, что исторически было необходимо отделу для различных областей.

3. Понимание бюджетных ожиданий

Руководители многих отделов сообщают, каким будет их бюджет на следующий год. Например, менеджеру могут сказать, что бюджет его отдела останется прежним или увеличится на 5 % в следующем году. Заранее понимая ожидания, вы можете оценить текущий бюджет и узнать, какие увеличения или уменьшения необходимы или куда выделить ресурсы для достижения целей вашего отдела.

4. При необходимости внесите коррективы

Требования к бюджету изменятся. Учтите это, обозначив статьи бюджета как оперативные или дискреционные. Оплачивается статья операционного бюджета каждый месяц. Дискреционная статья — это расходы, связанные с конкретным видом деятельности или проектом. Оставляя многие из ваших товаров в рабочем состоянии или на свое усмотрение, вы избавляетесь от долгосрочных договорных обязательств. Это позволяет легко вносить изменения или исключать элементы, если вам нужно перераспределить расходы.

5. Попросите о помощи, если она вам нужна

В финансовом или бухгалтерском отделе вашей компании, скорее всего, есть аналитики бюджета, которые хорошо осведомлены и могут помочь, если у вас возникнут вопросы или вам потребуется консультация. Они могут помочь вам решить, следует ли использовать статьи расходов в рамках вашего операционного бюджета или капитализировать статьи в рамках бюджета основных средств. Например, ваш финансовый отдел может создать электронную таблицу, которая рассчитывает для вас конкретную цифру, что позволяет легко контролировать ваш бюджет на постоянной основе.

Советы по управлению бюджетом

Используйте эти советы, чтобы легче взять на себя ответственность за управление бюджетом:

Пройдите курс по финансам и бюджетированию

Обратитесь в местный университет или местный колледж, чтобы узнать, есть ли какие-либо курсы, посвященные теме составления бюджета. Большинство бизнес-школ предлагают одно- или трехдневные курсы.

Инвестируйте время в обучение в самом начале

Если вы новичок в процессе управления бюджетом, потратьте время, чтобы научиться делать это с самого начала. Попросите вашего менеджера уделить вам время, чтобы просмотреть ваши цели, формат вашего бюджета и каждую позицию, которая уже была создана. Вы также можете попросить кого-нибудь из финансового отдела вашей компании также ответить на вопросы.

Стать владельцем

Возьмите в личное владение ресурсы вашего отдела, как если бы это был ваш собственный бизнес.

Поймите, как ваш бюджет вписывается в

Спросите своего руководителя, как бюджет вашего отдела поддерживает организационные цели компании. Если возможно, просмотрите бюджет вашего руководителя, чтобы иметь более широкое представление о том, как ваш бюджет вписывается в него. Если у другого отдела есть финансовые потребности, которые являются более приоритетными, проявите инициативу и предложите помощь в сокращении вашего собственного бюджета для перераспределения средств.

Отслеживайте ежемесячные расходы и вносите исправления

Отслеживайте свои ежемесячные расходы или запрашивайте ежемесячные отчеты о расходах вашего отдела. Измерьте себя и заблаговременно сообщите об этом своему руководителю. При необходимости внесите коррективы в свои расходы, чтобы убедиться, что вы не выходите за рамки бюджета.

Будьте стратегическими

Готовя бюджет на следующий год, разработайте стратегию и цели, а затем определите ресурсы, которые потребуются вашему отделу для достижения этих целей. Узнайте, можете ли вы взять деньги из одних областей для покрытия расходов в других областях. Если вам необходимо запросить дополнительное финансирование, подготовьте аргументы в пользу запроса.

Поделитесь своим бюджетом с вашей командой

Будьте откровенны со своей командой и покажите им свой бюджет на год. Возможно, вы даже захотите поработать с ключевыми членами вашей команды, чтобы спрогнозировать расходы на предстоящий год. Вовлекая свою команду в процесс, они будут иметь общее чувство сопричастности. Это также побуждает их изучать другие варианты управления расходами.