Как связать электронные таблицы в Excel (с советами и когда это делать)

4 ноября 2021 г.

Microsoft Excel может быть мощным инструментом для любого профессионала, который хочет отслеживать важные данные и показатели производительности. Изучение того, как получить максимальную отдачу от этой программы, может быть полезным для всех, кто ее использует. Связывание электронных таблиц может упростить сбор и хранение данных вашей команды, а также обеспечить актуальность и точность всех таблиц. В этой статье мы обсудим, почему связывание электронных таблиц в Excel полезно, объясним, когда вам может понадобиться это сделать, и предложим шаги для правильного связывания электронных таблиц.

Зачем связывать электронные таблицы в Excel?

Связывание электронных таблиц или рабочих книг в Excel может быть полезным, поскольку позволяет ссылаться на данные из различных источников на одном основном листе. Это также обеспечивает точность всей вашей информации в ваших документах, поскольку изменения, которые вы вносите в один лист, автоматически обновляются во всех документах, с которыми он связан. Вы можете связать листы в одной книге или листы из двух книг на вашем компьютере. Связывание электронных таблиц может уменьшить количество ошибок, сохраняя согласованность всех форм, и может сэкономить время, поскольку вам не нужно обновлять каждый лист вручную для одного изменения.

Случаи, когда вы можете связать электронные таблицы

Если с набором данных работает несколько человек, может оказаться полезным связывание используемых ими электронных таблиц, поскольку это позволяет синхронизировать любые обновления во всех связанных наборах данных. Например, если бумажная компания имеет электронные таблицы для своего торгового персонала, бухгалтерии и склада, которые содержат одну и ту же информацию о запасах, связывание электронных таблиц может гарантировать, что все команды будут иметь самую последнюю информацию о запасах при ее обновлении. Если у вас есть команды, работающие из разных мест и использующие одну и ту же информацию, вы можете связать электронные таблицы, содержащие информацию, которую они все используют.

Как связать таблицы в Excel

Связывая листы в разных книгах, вы соединяете один лист, известный как источник, с другим, который является местом назначения. Это соединение позволяет ссылаться на данные из нескольких источников в месте назначения. Вы можете связать отдельные ячейки или группу смежных ячеек, например таблицу. Вот четыре метода, которые можно использовать при связывании электронных таблиц:

Связывание электронных таблиц щелчком

Этот метод позволяет связать две книги, щелкнув ячейки в каждой из них. Рассмотрите возможность использования этого метода, если вы хотите связать только одну ячейку, не вводя функцию. Шаги для связывания двух электронных таблиц щелчком:

1. Откройте исходную и конечную электронные таблицы.

2. В месте назначения щелкните ячейку, с которой вы хотите связать источник, и введите «=».

3. Перейдите к электронной таблице, которую вы хотите использовать в качестве источника.

4. Нажмите на ячейку, которую вы хотите связать с пунктом назначения, и нажмите Enter.

Теперь Excel создал формулу, которая связывает эти две электронные таблицы.

Связывание электронных таблиц путем копирования и вставки

Когда вы копируете и вставляете информацию из одной электронной таблицы в другую с помощью стандартных функций, значения в одной не обновляются автоматически, если вы изменяете их в другой. Этот метод позволяет копировать и вставлять данные из источника в место назначения, а также обеспечивает репликацию любых изменений, внесенных в исходные данные, в место назначения. С помощью этого метода вы можете копировать несколько соседних ячеек, так что это может быть полезно при копировании таблицы. Вот шаги для связывания путем копирования и вставки:

1. Откройте исходную и конечную электронные таблицы.

2. В источнике выделите все соседние ячейки, которые вы хотите скопировать в место назначения.

3. После выделения скопируйте данные, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «копировать» или нажав «Ctrl» и «C» на клавиатуре.

4. Перейдите к целевому листу и щелкните ячейку, в которую вы хотите скопировать данные.

5. На вкладке «Главная» нажмите «Вставить», затем «Вставить ссылку».

Когда вы делаете это, Excel связывает выбранную ячейку или ячейки из источника с местом назначения. Чтобы обеспечить правильную связь ячеек, вы можете просмотреть переменные в строке формул.

Связывание электронных таблиц с помощью формулы

Если вам удобнее вводить формулу самостоятельно, а не заставлять ее заполнять Excel, рассмотрите этот метод. Это может быть эффективно при связывании одной ячейки или нескольких несмежных ячеек. При связывании нескольких ячеек с помощью этого метода вы можете скопировать формулу и вставить ее, изменив только расположение исходной ячейки. Вот шаги для связывания электронных таблиц с помощью формулы:

1. Откройте исходную и конечную электронные таблицы.

2. Определите ячейку в источнике, на который вы хотите сослаться.

3. Выберите ячейку в месте назначения, где вы хотите связать информацию.

4. Введите формулу «=SheetName!CellReference», заполнив переменные.

При вводе формулы «SheetName» относится к имени файла исходного документа, а «CellReference» относится к ячейке в источнике, на который вы ссылаетесь. Например, если вы хотите связать ячейку B8 в электронной таблице с надписью «Продажи» с ячейкой в ​​той же книге, формула будет выглядеть так: «=Продажи! B8». Если вы связываете две электронные таблицы, которые не находятся в одной книге, вы также включаете имя книги в формулу. Если вы ссылаетесь на книгу под названием «2020Data», та же формула будет выглядеть так: «=[2020Data]Продажи! B8.”

Связывание электронных таблиц с помощью гиперссылок

Гиперссылка между электронными таблицами — это еще один способ соединения двух документов, но этот метод не передает данные. Гиперссылки полезны, когда вам нужен быстрый и простой способ перехода к источнику данных в таблице или если вы просто хотите быстро найти конкретный рабочий лист. Вот шаги для создания гиперссылок на электронные таблицы Excel.

1. Откройте исходную и конечную электронные таблицы.

2. Выберите место, где вы хотите разместить гиперссылку.

3. Перейдите в «Библиотека функций» на вкладке «Формулы».

4. В меню «Поиск и ссылка» выберите «Гиперссылка».

5. В диалоговом окне введите расположение ссылки. Формат должен быть «#SheetName!CellReference», где SheetName — это лист, на который вы ссылаетесь, а CellReference — расположение ячейки.

6. Необязательно заполнять поле «Friendly_name». Это изменит внешний вид ссылки.

7. Нажмите «ОК» во всплывающем окне.

Теперь гиперссылка активна. Попробуйте щелкнуть ссылку, чтобы убедиться, что она ведет в правильное место.

Советы по использованию связанных электронных таблиц

Вот некоторые рекомендации, которые следует учитывать при использовании связанных электронных таблиц:

Дважды проверьте, включен ли автоматический расчет.

Когда ваши данные обновляются, важно, чтобы любые вычисления, происходящие в электронной таблице, обновлялись с учетом новой информации. Чтобы это происходило автоматически, перейдите в раздел «Расчет» на ленте Excel. Нажмите на стрелку рядом с «Параметры расчета» и выберите «Автоматически». Кроме того, вы можете нажать «Файл», «Параметры Excel», затем «Формулы». На вкладке «Формулы» убедитесь, что вы выбрали «Автоматически» в разделе «Параметры расчета».

Резервное копирование данных в несвязанную электронную таблицу

Поскольку лист назначения автоматически обновляется при изменении исходного листа, рассмотрите возможность регулярного резервного копирования обоих листов. Тем самым вы создаете дополнительный вариант на случай, если кто-то случайно удалит или испортит данные на любом листе. Вы можете сделать это, перейдя в «Файл», нажав «Сохранить как» и создав новый документ с другим именем.

Как отменить связь ваших электронных таблиц

Если вы больше не хотите, чтобы источник и место назначения были связаны, их отсоединение может быть простым. Для этого нажмите кнопку «Редактировать ссылки» на любом листе. Вы можете найти это в разделе «Запросы и подключения» на вкладке «Данные» на верхней ленте. В появившемся диалоговом окне вы можете увидеть любые ссылки на этот лист или с него. Нажмите кнопку «Разорвать ссылки» и подтвердите, какую ссылку вы хотите отключить.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.