Как стать успешным специалистом по документам
Если вы хорошо организованы и любите создавать системы хранения и хранения документов, вы можете преуспеть в качестве специалиста по документам. Эти сотрудники создают и внедряют новые организационные системы для постоянного обеспечения безопасности документов компании. Есть много потенциальных отраслей, в которых вы можете работать специалистом по документам, в зависимости от ваших интересов, образования и уровня навыков. В этой статье мы рассмотрим, что такое специалист по документам, какие обязанности он несет, сколько он зарабатывает и как стать специалистом по документам.
Кто такой документолог?
Специалист по документам – это профессионал, который хранит, хранит и извлекает цифровые и физические документы компании с использованием компьютерных, кабинетных и информационных систем хранения данных. Специалисты по документам создают организационные системы, которым должны следовать сотрудники, чтобы обеспечить доступ ко всем документам и их безопасное расположение в нужном месте. Специалисты по документам работают в самых разных отраслях, включая финансы, юриспруденцию и здравоохранение.
Что делает специалист по документам?
Специалисты по документам отвечают за все бумажные и цифровые файлы, хранящиеся в компании. Многие из этих документов содержат конфиденциальную и важную информацию о компании или сотрудниках, поэтому специалист по документам следит за тем, чтобы к ним имели доступ только люди, имеющие соответствующие разрешения. Они часто используют систему записей для ввода, редактирования и просмотра различных документов компании. К другим основным обязанностям специалиста по документам относятся:
Анализ правил и требований компании для создания документации, отвечающей потребностям организации, перед ее распространением среди сотрудников.
Сотрудничество с различными сотрудниками и руководителями отделов по всей компании, чтобы обеспечить правильное и своевременное заполнение и подачу всей необходимой документации.
Выполнение функций основного контактного лица при поиске конкретной документации и ответы на любые вопросы сотрудников о поиске документов
Информирование об изменении нормативных требований и соответствующее обновление документов
Анализ различных наборов данных, представленных в документах
Краткосрочное и долгосрочное хранение важных данных и информации компании
Участие в проверках регулирующих органов и внутренних аудитах
Сколько получает специалист по документам?
Средняя заработная плата документалиста по стране составляет 40 999 долларов в год, по данным Indeed Salaries. Обычно вы можете получать более высокую заработную плату, если получаете более ученую степень, поскольку это дает вам право выполнять более сложные обязанности. Некоторые отрасли, такие как здравоохранение, могут предлагать более высокую заработную плату специалистам по документированию, поскольку они должны обрабатывать большие объемы файлов, содержащих значительную часть конфиденциальной информации о пациентах. Обычно они проводят несколько часов в день, сидя за столом за компьютером или склоняясь над документами.
Навыки специалиста по документам
Чтобы преуспеть в качестве специалиста по документам, вы всегда должны быть невероятно ответственными и профессиональными, поскольку вы регулярно работаете с важными и конфиденциальными документами. Знание того, как работает офис, также может быть полезным, поскольку вы должны знать, как сканировать документы, делать копии и печатать различные страницы для хранения. Вы также должны обладать обширными знаниями в отрасли, чтобы понимать и интерпретировать ее терминологию. Общие навыки, которыми должен обладать специалист по документам, включают:
Базовые данные и аналитические способности
Организационные навыки
Навыки набора текста и компьютера
Способности тайм-менеджмента
Устное и письменное общение
Внимание к детали
Ответственность и профессионализм
Как стать специалистом по документам
В зависимости от отрасли, в которой вы решили работать, вам, возможно, придется пройти определенные требования к образованию, обучению и сертификации, прежде чем вы сможете официально стать специалистом по документам. Выполните следующие шаги, чтобы стать успешным специалистом по документам:
1. Получите аттестат о среднем образовании
Некоторые работодатели требуют, чтобы кандидаты получили как минимум аттестат о среднем образовании или GED для выполнения более простых задач, связанных с этой ролью. Если вы надеетесь получить продвижение по службе или более сложные организационные или управленческие задачи, рассмотрите возможность получения высшего образования. Вы можете начать в качестве специалиста по документам начального уровня и продолжить свое образование на курсах по ночам и в выходные дни.
2. Продолжить свое образование
Многие работодатели, особенно в сфере здравоохранения, могут требовать от кандидатов наличия степени младшего специалиста или бакалавра в области, связанной с их отраслью. Многие работодатели предпочитают, чтобы вы специализировались в области информационных технологий или коммуникаций, чтобы лучше соответствовать вашим обязанностям.
Для тех, кто планирует работать в сфере здравоохранения, вы можете получить сертификат информационных технологий в области здравоохранения или степень младшего специалиста. Эти программы предлагают курсы по программному обеспечению для индустрии здравоохранения и ведению медицинской документации. Другие классы могут научить вас управлению данными, отслеживанию данных и передовым методам создания отчетов.
3. Получите практическое обучение
Получив необходимое образование, вы сможете работать специалистом по документам в выбранной вами отрасли. Вы можете потратить несколько недель на работу, следя за опытным специалистом по документам, чтобы лучше понять, как эффективно работать в этой роли, и узнать больше о том, как работает организация и отрасль.
Они также могут обучить вас основным предметам, связанным с документами, таким как обеспечение непрерывности бизнеса, управление информацией и управление процессами. Как только вы лучше поймете, как работает организация и роль, вы сможете самостоятельно справляться с большим количеством задач по хранению, регистрации и управлению.
4. Получите сертификат
Если вы работаете в клиническом или медицинском учреждении, вы можете продвинуться по своей должности и получить более сложные и высокоуровневые задачи, если вы получите сертификат специалиста по клинической документации от Ассоциации специалистов по улучшению клинической документации.
Эта сертификация дает вам обширные знания о том, как хранить, сортировать и обрабатывать конфиденциальную информацию о пациентах. Он также расскажет вам больше о медицинской сфере, познакомив вас с общей медицинской терминологией, чтобы лучше понять информацию в документах, которые вы систематизируете, регистрируете и готовите. Вы должны сначала получить практический опыт работы с клинической документацией, чтобы претендовать на сертификацию, а также доказательство того, что вы прошли курс обучения в колледже.
5. Поддерживайте свою сертификацию
Если вы получили лицензию специалиста по клинической документации, вы обязаны продлевать ее через определенные промежутки времени. Организация может ожидать, что вы будете продлевать эту сертификацию каждый раз, когда обновляются новые правила и нормы управления данными и медицинской документации. Это может включать посещение дополнительных курсов лично или онлайн, чтобы быть в курсе этих изменений. Затем вы должны применить эти новые знания к записям и файлам, которые вы храните во время выполнения роли.