Как стать составителем заявок (определение и шаги)

Многие предприятия работают, чтобы получить контракты в условиях конкурентных торгов. Авторы заявок — это профессионалы, которые составляют заявки и заключают контракты для своих компаний. Если вы подумываете о карьере автора заявок, может быть полезно изучить шаги, которые вы можете предпринять, чтобы им стать. В этой статье мы описываем, кто такие авторы заявок и чем они занимаются, перечисляют шаги, которые могут предпринять кандидаты, чтобы стать авторами заявок, и описываем зарплату и перспективы работы, на которые могут рассчитывать эти специалисты.

Что такое автор заявок?

Составители заявок или составители предложений являются профессиональными составителями, которые несут ответственность за получение контрактов для своего бизнеса. Они могут работать в одной компании или на подрядчика, который готовит предложения для нескольких клиентов. Основная цель составителя заявок — подготовить документ, представляющий конкурентную заявку на финансирование или заключить деловой контракт. Для выполнения этой задачи им часто требуются обширные исследования и навыки письма.

Что делает автор заявок?

Вот некоторые из задач, которые могут быть у составителя заявки:

• Узнайте о возможностях: прежде чем писать какие-либо документы, составители заявок часто встречаются с руководителями компаний и продавцами, чтобы определить и изучить возможности на своем рынке. Они могут составлять списки потенциальных клиентов и определять необслуживаемые рынки, на которые они могут ориентироваться с предложениями.

• Просмотрите тендерные документы. Когда компании хотят приобрести товары или услуги, они могут предоставить потенциальным поставщикам тендерные документы, в которых описываются их потребности. Составители заявок часто получают эти документы и анализируют их, чтобы определить, могут ли они быть хорошей возможностью для их бизнеса.

• Создайте временную шкалу: после того, как компания определила потенциальных клиентов, составители заявок могут приступить к созданию временной шкалы предложений. В нем устанавливаются сроки завершения каждого этапа процесса торгов и определяется цель завершения и подачи заявки.

• Проведение исследования покупателей. Одной из основных задач составителя заявок является проведение обширного исследования потенциальных клиентов, включая их историю, продукты, финансы, бизнес-модель, поставщиков и руководство. Это исследование может помочь им составить привлекательное предложение, отвечающее потребностям их потенциального клиента.

• Исследование конкуренции: авторы заявок также проводят исследования своих конкурентов, включая их продукты и услуги, контракты, финансы и ставки. Это может помочь им составить предложения, которые предлагают уникальную ценность для их клиентов и помогают им выделиться среди конкурентов.

• Соблюдайте рекомендации. Многие компании имеют строгие правила и руководства по стилю, которые определяют, как они пишут и форматируют тендерные документы. Авторы заявок часто обязаны тщательно понимать эти правила и применять их в своей работе.

• Предварительные заявки: после того, как авторы заявок определят потенциальных клиентов и закончат свое исследование, они могут приступить к составлению документа заявки. Часто это подробное предложение, в котором описываются услуги, которые может предоставить компания, а также расценки, которые они взимают.

• Используйте соответствующий язык: одним из важных аспектов работы составителя заявок часто является упрощение предложений. Они часто работают над устранением отраслевого жаргона и четко объясняют свои предложения потенциальным клиентам, которые могут не работать в той же области.

• Сотрудничайте с другими профессионалами: составители заявок могут работать с другими профессионалами во время процесса торгов. Они могут сотрудничать с руководителями, продавцами, маркетологами, графическими дизайнерами и бухгалтерами для создания подробных и привлекательных предложений.

• Редактировать заявки: после завершения документа предложения составители заявок часто проверяют свою работу и работу своей команды, чтобы убедиться в точности, профессионализме и ясности. Они могут просматривать свои исследования, искать орфографические и грамматические ошибки, переписывать отрывки и следить за правильным форматированием.

• Соберите дополнительные материалы: многие компании прилагают к своим предложениям дополнительные документы. Эти документы могут включать описания продуктов, отчеты о продажах, прогнозы и планы ценообразования.

• Ответ PQQs: PQQ расшифровывается как предварительная квалификационная анкета и представляет собой документ, который компании часто представляют потенциальным поставщикам, чтобы определить их способность соответствовать бизнес-требованиям. Авторы заявок часто несут ответственность за ответы на вопросы PQQ, чтобы помочь своим компаниям привлечь новых клиентов.

• Графики дизайна и другие наглядные пособия. Некоторые заявки и предложения включают графики, блок-схемы и другие графические элементы, помогающие продемонстрировать услуги и возможности компании. Авторы заявок могут работать с группами графических дизайнеров и аналитиков данных для разработки этих наглядных пособий.

• Записывайте и архивируйте материалы: составители заявок часто хранят подробные записи всех заявок и предложений своей компании. Они также могут заполнять заявки, а затем добавлять их в библиотеку заявок, чтобы их компания могла использовать их в будущем.

Как стать автором заявок

Рассмотрите следующие шаги, чтобы найти работу в качестве составителя заявок:

1. Завершите свое образование

Некоторые авторы заявок начинают свою карьеру только с дипломом средней школы и опытом работы, но во многих случаях компании требуют, чтобы кандидаты имели степень бакалавра. Хотя особых основных требований к составителям заявок не предъявляется, степень бакалавра по английскому языку или журналистике может помочь кандидатам развить сильные писательские и исследовательские навыки, которые они могут использовать в качестве составителей заявок. Другие кандидаты могут выбрать получение степени в области бизнеса, которая может помочь им освоить важные навыки продаж, маркетинга и финансов, которые могут улучшить их способность составлять эффективные предложения.

2. Повысьте свои навыки

После завершения обучения подумайте о том, чтобы найти способы развить свой набор навыков. Может быть полезно регулярно писать или искать курсы письма в Интернете или в местных колледжах. Если вы работаете в сфере, отличной от написания предложений, подумайте о том, чтобы использовать свои ежедневные задачи для улучшения своих организационных навыков и способностей к сотрудничеству. Может быть полезно управлять несколькими проектами одновременно или добровольно работать над командными проектами. Если вы занимаетесь написанием предложений в определенной компании, вы можете подумать о поиске административных должностей начального уровня, чтобы расширить свои знания о бизнесе и его операциях.

3. Найдите ученичество

Некоторые компании предлагают начинающим составителям заявок стажировки по координации заявок или предложений. Вы можете узнать, предлагают ли какие-либо компании в вашем районе аналогичные программы, и подать заявку. Вы также можете рассмотреть возможность поиска позиции начального уровня в качестве помощника по торгам, стажера по составлению заявок или координатора заявок. На этих должностях вы можете помогать составителям заявок проводить исследования или управлять базой данных и библиотеками заявок.

4. Создайте портфолио

Как только вы начинаете работать в области написания предложений, часто важно задокументировать свой опыт и успехи. Подумайте о том, чтобы вести учет проектов, над которыми вы работали, и любых заявок или предложений, которые вы завершили. Также может быть полезно поддерживать связь с бывшими коллегами и руководителями, чтобы они могли предоставить рекомендации во время поиска работы.

5. Создайте специализацию

Авторы заявок работают в самых разных областях, каждая из которых имеет разные требования. Вы можете помочь улучшить свои навыки написания предложений, выбрав конкретную отрасль и узнав о ней больше. Отрасли, в которых используются авторы заявок, включают медицину, строительство, фармацевтику, финансы, местное самоуправление, связь и производство. Авторы заявок также могут работать в некоммерческих организациях. После того, как вы выберете специализацию, вы можете рассмотреть возможность проведения онлайн-исследований, общения с профессионалами отрасли или поиска работы начального уровня в отрасли, чтобы повысить свой опыт.

7. Получите сертификат

Получение сертификата может быть полезным способом составить свое резюме и продемонстрировать свои навыки написания предложений. Ассоциация специалистов по управлению предложениями, или APMP, является единственным органом, выдающим сертификаты для составителей заявок. Они предлагают три уровня сертификации в зависимости от времени работы в этой области. Кандидаты могут подать заявку на первый уровень сертификации после одного года опыта написания заявок или предложений. Второй уровень доступен для профессионалов с 3 и более годами опыта, а кандидаты со стажем работы более семи лет могут подать заявку на получение сертификата самого высокого уровня.

Зарплата и перспективы работы для авторов заявок

Заработная плата и льготы для составителей заявок могут варьироваться в зависимости от их местоположения, опыта и отрасли. В настоящее время компания Indeed не располагает информацией о заработной плате составителей заявок, но менеджеры заявок сообщают, что средняя заработная плата по стране составляет 67 878 ​​долларов в год. Бюро статистики труда не собирает данные об авторах заявок, но они прогнозируют увеличение спроса на технических писателей на 12% в период с 2020 по 2030 год.

Рабочая среда для составителей заявок

Условия работы составителей заявок могут различаться в зависимости от отрасли, в которой они работают. Некоторые составители заявок могут работать в офисах своей компании и сотрудничать со своими коллегами. Другие авторы заявок могут работать в агентствах, предоставляющих услуги по торгам и предложениям, и могут работать в офисных помещениях агентства. Составители заявок также все чаще работают удаленно и общаются со своими клиентами по телефону, электронной почте и с помощью программного обеспечения для видеоконференций. Авторы заявок обычно работают в обычное время, но могут работать сверхурочно, когда приближаются сроки.

Навыки для составителей заявок

• Написание: Написание является важной частью составления предложений, и от авторов предложений часто необходимы сильные навыки письменного общения.

• Редактирование: Навыки редактирования могут помочь составителям заявок корректировать свою работу и создавать убедительные и профессиональные заявки и предложения.

• Исследования: способность проводить исследования может помочь составителям заявок находить необходимую им информацию при изучении потенциальных клиентов или конкурентов.

• Сотрудничество: способность работать в команде может помочь авторам заявок составить предложения с помощью супервайзеров, графических дизайнеров и торгового персонала.

• Организация: организационные навыки позволяют менеджерам по заявкам работать со многими разными клиентами одновременно, поддерживая при этом высокий уровень работы.

• Знание рынка: знание конкретного рынка или отрасли может помочь составителям заявок понять потребности своих клиентов и учесть их в предложениях.

• Дизайн: Авторы заявок, обладающие талантом к дизайну, могут создавать визуально интересные и информативные заявки для будущих клиентов.

• Внимание к деталям: часто важно обеспечить точность предложений по ставкам, а внимание к деталям может помочь составителям заявок избежать ошибок.