Как стать сертифицированным секретарем за 5 шагов (плюс советы)

25 апреля 2022 г.

Начало карьеры секретаря может открыть много возможностей, а получение сертификата на эту роль часто дает еще больше наград. Получение сертификата секретаря может помочь вам улучшить свои навыки, знания и опыт, связанные с вашими обязанностями. Если вы заинтересованы в карьерном росте в качестве секретаря, рассмотрите возможность узнать больше о том, что вы можете сделать, чтобы сохранить эту должность. В этой статье мы обсуждаем, что такое сертифицированный секретарь, чем занимаются эти профессионалы, как стать сертифицированным секретарем, информацию о зарплате и перспективах работы для этой карьеры, а также некоторые советы по получению желаемой должности.

Кто такой сертифицированный секретарь?

Сертифицированный секретарь — это профессионал, который управляет различной офисной и административной деятельностью и выполняет другие канцелярские обязанности в соответствии с требованиями организации. Они также часто помогают в планировании операций. Эти специалисты обычно помогают поддерживать организацию, предлагая поддержку различным процессам и сотрудникам. Это может включать ответ на телефонные звонки и их перенаправление, организацию бумажных и цифровых файлов, рассылку почты и помощь различным сотрудникам и руководству. Секретари, получившие профессиональные сертификаты, могут специализироваться в определенных областях, таких как здравоохранение или юридические фирмы, и выполнять более сложные задачи.

Что делает сертифицированный секретарь?

В основные обязанности сертифицированного секретаря входит оказание административной поддержки как организации, так и ее сотрудникам. Хотя обязанности и должностные обязанности могут различаться в зависимости от вашего работодателя, местоположения, опыта и полномочий, вы можете рассчитывать на выполнение следующих общих задач:

• Планирование встреч и встреч для отдельных лиц или групп сотрудников

• Помощь посетителям офиса в навигации по зданию

• Создание документов, презентаций, отчетов и электронных таблиц

• Ведение и обновление файлов сотрудников

• Написание электронных писем, информационных бюллетеней и заметок

• Внедрение или разработка новых организационных процедур и систем

• Подбор, обучение или адаптация новых сотрудников

• Ведение протоколов во время собраний компании

Как стать сертифицированным секретарем

Многие люди становятся секретарями, выполняя одни и те же общие шаги. Примите во внимание эти советы, которые помогут вам стать сертифицированным секретарем:

1. Получите образование

Большинство работодателей требуют, чтобы секретари имели хотя бы аттестат о среднем образовании, прежде чем рассматривать их для приема на работу. Многие работодатели не требуют наличия высшего образования, но вы можете получить дополнительное внимание в процессе подачи заявления о приеме на работу по сравнению с кандидатами, у которых его нет. Подумайте о том, чтобы получить степень младшего специалиста в области офисного администрирования или в аналогичной области в местном колледже. Эти программы часто предлагают полезные курсы, такие как продвинутая обработка текстов, управление записями и организационные процедуры. Некоторые работодатели могут согласиться с достаточным опытом работы и профессиональными навыками вместо степени.

2. Выберите область специализации

Если вы хотите специализироваться в определенной области в качестве секретаря, рассмотрите возможность определения карьерного пути до окончания колледжа. Например, многие секретари, которые хотят работать в юридических фирмах, могут пройти дополнительные курсы по параюридическому обучению или смежным темам. Поговорите с одним из консультантов по вопросам карьеры в вашем колледже о возможных направлениях программы, чтобы определить программу, которая подходит именно вам. Некоторые секретари могут по-прежнему работать в желаемых областях без образования, зарабатывая большой опыт работы.

3. Получите опыт работы

Большинство сертифицирующих организаций требуют, чтобы секретари сначала имели профессиональный опыт работы не менее одного-трех лет, прежде чем они получат право на сертификацию. Если вы только начинаете свою карьеру, рассмотрите возможность поиска на онлайн-досках вакансий и использования фильтров на каждом веб-сайте, чтобы найти работу начального уровня. Вы также можете проконсультироваться с временными агентствами, чтобы найти краткосрочные вакансии. Эти должности часто дают вам больше полномочий для вашего резюме и могут помочь вам развить свои навыки секретаря. Агентства по временному трудоустройству часто требуют от кандидатов прохождения оценок для конкретных ролей, чтобы проверить свои навыки, связанные с обработкой текстов и аналогичными методами.

Большинство организаций проводят обучение на рабочем месте, которое может помочь вам развить знания и навыки, необходимые для сертификации. Если вы найдете долгосрочную должность, которая вам нравится, попросите менеджера вашей организации предоставить вам дополнительное обучение или ресурсы, которые помогут вам пройти сертификацию. Некоторые организации платят своим сотрудникам за заполнение дополнительных учетных данных. Вы также можете пройти дополнительное обучение в определенных областях, посещая онлайн-курсы, консультируясь с другими специалистами или читая и просматривая информационные материалы.

4. Пройдите сертификацию

После развития навыков секретаря и приобретения опыта работы изучите различные типы сертификатов, доступных для секретарей. Вы даже можете получить передаваемые сертификаты для использования в нескольких отраслях. Одним из наиболее распространенных сертификатов для секретарей является сертификат сертифицированного административного специалиста. Международная ассоциация административных специалистов (IAAP) требует от кандидатов наличия высшего образования и опыта работы. Квалифицируются кандидаты со степенью младшего специалиста и 36-месячным опытом работы, а также кандидаты со степенью бакалавра и 24-месячным опытом работы. Если у вас нет ученой степени, вам требуется не менее 48 месяцев опыта работы.

IAAP также требует, чтобы кандидаты имели опыт работы в течение последних 10 лет, и они должны проработать в организации более года за последние пять лет, прежде чем претендовать на получение этого сертификата. Чтобы получить это удостоверение, секретари заполняют заявку на веб-сайте IAAP, затем предоставляют заявления от своих работодателей и копии своих степеней. Экзамен CAP представляет собой тест с несколькими вариантами ответов, который включает в себя темы о различных административных и канцелярских обязанностях. Это может включать подготовку документов и общение на рабочем месте. Веб-сайт организации предоставляет ресурсы для подготовки к экзаменам и советы по учебе.

5. Поддерживать сертификацию

Учетные данные CAP остаются действительными в течение пяти лет. Секретари поддерживают свою сертификацию, набрав за это время 60 баллов повторной сертификации. Вы можете заработать эти баллы, пройдя курсы повышения квалификации по темам экзамена CAP или получив дополнительные сертификаты. Вы также можете заработать баллы, заняв руководящую должность в одобренной IAAP организации.

Сертифицированные навыки секретаря

Если вы планируете стать сертифицированным секретарем, вам может быть полезно узнать о некоторых общих навыках, которыми обладают эти профессионалы. Это может помочь вам определить свои сильные стороны или области, в которых вы можете развиваться, чтобы преуспеть в этой роли. Рассмотрим этот список навыков, которые многие сертифицированные секретари используют в своей карьере:

Организация

Большинство секретарей управляют большим количеством файлов и информации для компании, поэтому наличие организационных навыков может иметь важное значение для обеспечения бесперебойной работы компании. В зависимости от вашего работодателя вы можете хранить информацию в бумажных файлах, организационных системах, электронных базах данных и даже во время физических встреч. Сотрудники обычно полагаются на секретарей в плане организации и быстрого получения информации, поэтому организационные навыки также могут помочь вам найти правильную информацию для человека или проекта. Некоторые вещи, которые могут помочь вам оставаться организованными, включают поддержание порядка на рабочем месте и ознакомление с различными популярными программами.

Коммуникация

Общение — один из самых важных навыков для этой роли, потому что вы обычно используете его при выполнении большинства задач. Секретари используют коммуникативные навыки при написании электронных писем, создании отчетов и документов, ответах на телефонные звонки, участии в совещаниях, общении с коллегами и планировании мероприятий. Отличные коммуникативные навыки позволяют эффективно доносить важную информацию как до сотрудников компании, так и до клиентов.

Компьютерная грамотность

Секретарям требуется хотя бы базовое понимание компьютерной грамотности, потому что многие из их рабочих обязанностей обычно используют различные компьютерные программы. Для некоторых обязанностей может потребоваться ручка и бумага, но все больше работы выполняется в Интернете. Вам может быть полезно узнать, как использовать настольные компьютеры, ноутбуки, смартфоны и различные операционные системы. Многие организации также используют те же или похожие программы для выполнения операционных задач, например, текстовые процессоры, конструкторы электронных таблиц и программы для презентации слайдов. Секретари также могут использовать платформы планирования и приложения электронной почты.

Многозадачность

От секретарей может потребоваться выполнение нескольких заданий одновременно, а у некоторых даже разные сроки выполнения. Компании часто устанавливают строгие сроки выполнения заданий или задач, чтобы обеспечить операционную эффективность, поэтому навыки многозадачности здесь могут помочь вам сохранить производительность и эффективно справляться со стрессом. Вы можете улучшить свои навыки многозадачности, установив приоритетность важных задач, регулярно обновляя личный планировщик и часто делая перерывы, чтобы не чувствовать себя перегруженным.

Адаптивность

Иногда от секретарей может потребоваться работа в быстро меняющейся среде, поэтому навыки адаптации могут помочь вам оставаться сосредоточенным и спокойным в стрессовых ситуациях или ситуациях высокого давления. Например, руководитель может удивить вас заданием в последнюю минуту, пока вы работаете над другим. Адаптивность часто помогает вам с легкостью скорректировать свое внимание и расписание, чтобы вы не были перегружены изменениями и поддерживали свою производительность.

Обслуживание клиентов

Секретари часто взаимодействуют с общественностью, включая посетителей, заинтересованных лиц и клиентов. Руководители могут потребовать, чтобы вы говорили с клиентами вместо них и задавали вопросы или даже планировали встречи или другие мероприятия с внешними лицами и организациями. Навыки обслуживания клиентов, как правило, помогают вам поддерживать дружеское и профессиональное отношение независимо от ситуации, чтобы гарантировать, что клиенты или отдельные лица будут иметь положительные отношения с вашей компанией.

Информация о зарплате секретаря и перспективах работы

По данным Indeed Salaries, секретари зарабатывают в среднем 34 057 долларов в год. Это число обычно варьируется в зависимости от вашего местоположения, работодателя, полномочий и опыта. Это также может зависеть от отрасли, в которой вы работаете.

Чтобы получить самую последнюю информацию о зарплате от Indeed, нажмите на предоставленную ссылку.

Советы, как стать сертифицированным секретарем

Вот список советов, которые могут помочь вам получить желаемую должность сертифицированного секретаря:

• Правильно оформляйте свои учетные данные в резюме. Убедитесь, что вы выделили свои сертификаты в отдельном разделе своего резюме. Это часто привлекает к ним больше внимания и гарантирует, что менеджеры по найму увидят ваши учетные данные.

• Настройте свое резюме для каждого списка вакансий. Перед отправкой каждого заявления о приеме на работу убедитесь, что ваше резюме включает определенные ключевые слова и квалификации, упомянутые в списке вакансий. Это часто гарантирует, что вы продемонстрируете свою ценность для организации, а также может помочь вам отфильтровать прошлые системы отслеживания кандидатов (ATS).

• Потренируйтесь отвечать на вопросы интервью перед зеркалом. Потренируйтесь отвечать перед зеркалом на примерные вопросы интервью секретарю, чтобы подготовиться к собеседованию. Это может помочь вам лучше освоиться с потенциальными темами и обеспечить правильную осанку и зрительный контакт во время настоящего интервью.

Обратите внимание, что ни одна из компаний или сертификатов, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.