Как стать секретарем за 6 шагов

22 февраля 2021 г.

Секретари выполняют жизненно важную роль во многих организациях. Они выполняют широкий спектр задач, которые помогают офису работать ежедневно. Многие секретарские должности — отличные рабочие места начального уровня, что делает их хорошим местом для начала вашей карьеры. В этом руководстве мы рассмотрим шесть шагов, которые вы можете выполнить, чтобы стать секретарем.

Что делает секретарь?

Секретарь – это лицо, отвечающее за административные обязанности в организации. Эти обязанности варьируются от работодателя к работодателю, но могут включать такие задачи, как:

• Отвечать на звонки

• Планирование встреч

• Настройка интервью

• Адаптация новых сотрудников

• Подготовка к поездке

• Заказ канцелярских товаров

• Ввод отчетов или заметок

• Ввод данных

• Обслуживание сайта

• Отвечая на электронные письма

В дополнение к основным офисным функциям некоторые секретари выполняют более сложные задачи, если они работают в таких отраслях, как медицина или юриспруденция. Секретари часто являются первой точкой контакта между организацией и ее клиентами или пациентами, что делает их неотъемлемой частью команды.

Связанный: Узнайте о том, как быть секретарем

Как стать секретарем

Чтобы стать секретарем, выполните шесть шагов, перечисленных ниже:

1. Пройдите соответствующие курсы

Еще учась в старшей школе, пройдите курсы, которые помогут вам стать секретарем. Эти курсы включают в себя обработку текстов, настольную издательскую деятельность, письмо, речь и все, что связано с основами бизнеса.

2. Получить высшее образование

Для большинства должностей секретарей требуется высшее образование или его эквивалент. Если у вас нет диплома об окончании средней школы, рассмотрите возможность сдачи GED. Тесты GED, или General Educational Development, используются для демонстрации того, что у вас есть образование на уровне средней школы.

3. Исследуйте разные области

Прежде чем подавать заявку на должность секретаря, вам следует изучить различные типы областей, в которых используются секретари. Причина этого в том, что в некоторых областях, таких как медицина и юриспруденция, секретари должны иметь дополнительное образование. Узнав, что требуется от разных типов секретарей, вы сможете узнать, на какие типы должностей вам следует претендовать, исходя из ваших навыков и опыта.

4. Пройти стажировку

Работа стажером может помочь вам лучше понять роль секретаря. Например, стажер, работающий в офисе малого бизнеса, сможет ежедневно наблюдать за тем, что делает секретарь. Их также могут попросить помочь секретарю, дав им опыт работы. Работая стажером, вы можете узнать, где вы могли бы работать секретарем, и улучшить свое резюме, добавив соответствующий опыт работы.

Связанный: Полное руководство по стажировкам

5. Создайте резюме

Чтобы подать заявку на должность секретаря, вам, как правило, потребуется резюме. В резюме укажите свое образование, опыт работы и навыки. Некоторые из навыков, которые следует включить в ваше резюме, включают в себя:

• Организованный

• Эффективный тайм-менеджер

• Письменное и устное общение

• Обработка текстов

• Настольная издательская система

• Надежный

Если вы проходили определенные курсы, связанные с офисным менеджментом, в старшей школе или в колледже, укажите их в своем резюме. В разделе «Опыт работы» расскажите о конкретных обязанностях, которые вы выполняли в прошлом и которые связаны с секретарской работой. Например, если вы вызвались отвечать на звонки благотворительной организации или организовали мероприятие для школы.

6. Подать заявку на должность секретаря

Самый простой способ найти доступные должности секретаря в вашем районе — это поиск в Интернете. При просмотре открытых позиций внимательно читайте описание. Узнайте, какой опыт, образование и навыки нужны работодателю. Если вы считаете, что хорошо подходите для этой должности, начните процесс подачи заявки.

При подаче заявления рекомендуется настроить свое заявление и резюме в зависимости от конкретной работы. Например, вы можете отредактировать формулировку миссии в своем резюме, указав название компании, или вы можете указать различный опыт работы в зависимости от области должности.

Какая средняя зарплата у секретаря?

Средняя зарплата секретаря по стране составляет 32 841 доллар в год. Компенсация сильно зависит от типа организации, многолетнего опыта и навыков секретаря.

Навыки, необходимые секретарям

Ниже приведены некоторые из основных навыков, которые большинство организаций требуют от своих секретарей:

Бухгалтерия

Бухгалтерский учет – это процесс регистрации финансовых операций организации. Некоторые секретари обязаны вводить данные о финансовых операциях в электронные таблицы, базы данных или записывать информацию вручную. Секретари, ответственные за бухгалтерский учет, должны иметь хотя бы базовые математические и компьютерные навыки.

Коммуникация

Секретари часто взаимодействуют с другими людьми во время работы как посредством письменного, так и устного общения. Взаимодействие с клиентами, планирование поездок, создание офисных объявлений и ответы на электронные письма от имени компании или менеджера — это лишь некоторые из общих задач секретарей, требующих сильных коммуникативных навыков.

Подробнее: 10 коммуникативных навыков, которые стоит добавить в свое резюме

Офис-менеджмент

Управление офисом включает в себя обеспечение эффективной работы офиса на ежедневной основе. Многие секретари несут ответственность за то, чтобы сотрудники в офисе имели все необходимое для выполнения своих обязанностей. Некоторые общие задачи в рамках управления офисом:

• Заказ расходных материалов

• Планирование мероприятий и встреч

• Бронирование жилья и транспорта

• Организация интервью

• Внедрение и администрирование офисных процедур

Организация

Организация — это способность отслеживать жизненно важную информацию и разрабатывать систему, позволяющую быстро ее извлекать. Секретарям нужны сильные организаторские способности, поскольку они координируют многие офисные функции, такие как встречи и канцелярские принадлежности.

Доклад

Составление отчета – это сбор информации и создание письменного документа на ее основе. Секретарей иногда просят делать заметки о собраниях, а затем предоставлять их копии присутствующим. В других случаях им может понадобиться подвести итоги последних событий в организации, таких как последние данные о продажах или вехи компании. Секретари знают, какая информация имеет отношение к отчету, и могут четко представить ее в письменной форме.

Тайм-менеджмент

Основная обязанность секретарей – управление временем в офисе. Таким образом, секретари обладают сильными навыками тайм-менеджмента. Они приходят на работу вовремя, знают время всех встреч и следят за тем, чтобы все их задачи были выполнены до установленного срока. Секретари также координируют встречи между коллегами, что означает, что они также могут распределять время для других.

Обработка текстов

Сейчас большая часть секретарской работы выполняется на компьютере. Большинство секретарей обладают хорошими навыками обработки текстов, что позволяет им быстро печатать и создавать документы. Это включает в себя ответы на электронные письма, рассылку заметок и подготовку документов от имени компании. Секретари хорошо умеют печатать и могут использовать самые популярные программные инструменты для обработки текстов.