Как стать менеджером по административным операциям за 5 шагов

17 марта 2022 г.

Менеджер по административным операциям работает в качестве члена руководящей команды компании. Этот менеджер часто работает в разных отделах, чтобы решать вопросы производительности и эффективности и разрабатывать процессы улучшения каждого из них. Понимание роли менеджера по административным операциям может помочь вам сделать выбор в пользу карьеры и построить карьеру, которая может привести к руководящей должности в компании. В этой статье мы обсудим, что такое менеджер по административным операциям, чем он занимается, как им стать и какова его рабочая среда.

Что такое менеджер по административным операциям?

Менеджер по административным операциям — это специалист, ответственный за управление административными операциями компании. Они занимают руководящие или руководящие должности и управляют всеми аспектами административных и вспомогательных услуг в компании. Они координируют, планируют и направляют услуги, такие как начисление заработной платы, планирование и обучение.

Менеджер по административным операциям может работать в самых разных областях. Менеджер может проводить оценку процессов внутри компании для повышения эффективности. Некоторые менеджеры по административным операциям могут осуществлять непосредственный контроль за сотрудниками. В других структурах персонала на рабочем месте менеджер может работать с другими менеджерами для создания эффективных структур и процессов.

Что делает менеджер по административным операциям?

Рассмотрим следующие обязанности, которые может иметь менеджер по административным операциям:

Контролировать выставление счетов

Менеджер по административным операциям может контролировать процесс выставления счетов компании. Они могут внедрить процессы, обеспечивающие клиентам получение счета сразу же после выполнения услуги или доставки товаров. Менеджер также может работать с клиентами, у которых есть вопросы по выставлению счетов. В конечном счете, они несут ответственность за своевременную обработку счетов и обеспечение того, чтобы клиенты получали точные счета. Менеджер также следит за тем, чтобы сотрудники отслеживали неоплаченные счета.

Создание административных процессов

Менеджер по административным операциям иногда создает процессы, обеспечивающие регистрацию и отслеживание важных документов. Они могут разработать процесс подачи документов сотрудников, таких как медицинская страховка или личная контактная информация. Иногда административный процесс может включать клиентов, например, правильное отслеживание и выполнение заказов на работу. Менеджер по административным операциям, например, может создать процесс для последующей работы с клиентами, чтобы оценить эффективность компании при выполнении задачи.

Инициировать контракты

Некоторые руководители административных операций проводят исполнение контрактов. Обычно в контрактах участвует подрядчик, которого использует компания, или поставщик, которого нанимает компания. Консультируясь с юристом компании, менеджер часто создает стандартный контракт и процесс адаптации для подрядчиков.

Например, компания, занимающаяся маркетинговым контентом, может регулярно нанимать внештатных писателей. Компания может создать стандартный контракт для внештатных писателей и регулярный процесс адаптации, потому что он используется очень часто. В других случаях менеджер может работать с поставщиками и оценивать их работу на основе ожиданий контракта. Примером может служить автотранспортная фирма, которая регулярно доставляет товары компании.

Создать ставки

Менеджер по административным операциям создает заявки, связанные с потенциальными услугами или работой в некоторых обстоятельствах. Они могут написать запрос предложений (RFP) на то, что нужно компании. Затем RFP привлекает предложения от потенциальных поставщиков, которые менеджер по административным операциям может помочь оценить. В других случаях менеджер может помочь создать предложение компании в ответ на запрос предложений другой компании.

Разработать операционные процедуры

Менеджер по административным операциям может оценивать качество работы и процедуры. Они стремятся улучшить рабочие процессы и повысить производительность. Менеджер также может создавать процессы для обеспечения качества работы. Например, менеджер может назначить сотрудника по контролю качества для оценки и тестирования продуктов. Возможно, специалист по контролю качества случайным образом тестирует один продукт из каждой сотни произведенных, чтобы обнаружить любые производственные ошибки, возникающие на производственной линии. Процедура может включать действия, которые следует предпринять в случае возникновения ошибки, и способ ее устранения.

Установить уровень персонала

Менеджер по административным операциям иногда помогает определить штатное расписание компании. Они оценивают потенциальную рабочую нагрузку и определяют количество часов для ее выполнения. При определении уровней укомплектования персоналом менеджер может стремиться к достижению баланса между экономической эффективностью и реалистичными ожиданиями в отношении сотрудников. Если уровень персонала слишком низок, сотрудники могут не чувствовать, что они могут выполнить работу и добиться успеха. Если уровень персонала слишком высок, стоимость компании может быть слишком высокой.

Планировать обучение

Менеджер по административным операциям часто создает процедуры обучения для компании. Они могут координировать свои действия с отделом кадров для создания процесса адаптации, который обучает новых сотрудников конкретным задачам и помогает им добиться успеха на своих должностях. Менеджер может оценить задачи, связанные с должностью, а затем создать процесс для их соответствующего обучения.

Управляйте цепочкой поставок

Менеджер по административным операциям иногда помогает компании управлять цепочкой поставок. Они могут нанять автотранспортные компании и оценить их работу или найти способы снизить стоимость доставки товаров. Они могут искать альтернативы для оптимизации цепочки поставок и минимизации затрат. Кроме того, менеджер может оценить поставщиков и сравнить их цены на конкретные материалы с другими поставщиками.

Рабочая среда для менеджера по административным операциям

Менеджер по административным операциям обычно работает в офисе, хотя некоторые компании могут разрешать удаленную работу, в зависимости от отрасли. В их обязанности входит тяжелая офисная работа, использование компьютера для ведения и хранения документов. Они часто общаются с продавцами, поставщиками, дилерами, грузоотправителями и подрядчиками по телефону, электронной почте или посредством видеоконференции. Они могут отправиться на встречу с внешними партнерами. Их работа также включает внутреннюю координацию и взаимодействие между различными отделами и командами. Они могут проводить много времени на ногах, наблюдая за различными операциями и персоналом. Они также могут проводить внутренние собрания.

Как лидер в своей компании, их коллеги включают руководителей отделов и других менеджеров компании. Скорее всего, они работают с несколькими отделами, и их обязанности могут распространяться на всю компанию. Хотя они работают в рабочее время, как руководители компании, они часто получают сообщения в нерабочее время, которые могут потребовать действий, таких как отправка электронных писем или звонки в нерабочее время.

Как стать менеджером по административным операциям

Вот несколько шагов, чтобы стать менеджером по административным операциям:

1. Получить степень бакалавра

Первым шагом к тому, чтобы стать менеджером по административным операциям, является получение степени бакалавра. Четырехлетняя степень является обязательным условием для того, чтобы стать менеджером по административным операциям. Хотя конкретная специальность не является обязательным требованием для должности, некоторые степени предоставляют базовые знания, более применимые к должности:

• Деловое общение: степень делового общения дает вам базовые знания в области бизнеса, такие как составление бюджета или создание отчета о прибылях и убытках. Степень также подчеркивает общение, которое является важным навыком для должности, поскольку ваша роль может быть межфункциональной и может включать несколько отделов.

• Управление бизнесом: степень управления бизнесом учит лидерским и административным навыкам. Он предлагает хорошую основу для должности, поскольку он предоставляет базовые знания в области бизнеса, такие как бухгалтерский учет, коммерческое право и экономика, с упором на лидерство.

• Финансы: Финансовая степень может дать вам навыки финансового управления, необходимые для должности менеджера по административным операциям. Эта степень может подготовить вас к разработке административных процессов, созданию бюджетов и контрактов и повышению эффективности внутри компании.

2. Пройдите стажировку

Во время учебы в колледже полезно получить опыт работы через стажировку. Стажировки могут позволить вам попробовать работать в разных отраслях и определить, что вам нравится и не нравится. Ваш колледж или университет могут предложить помощь в поиске стажировки, поскольку иногда они сотрудничают с местными работодателями.

Вы также можете искать стажировки в Интернете и на досках объявлений. Если есть интересующая вас отрасль, вы можете поискать отраслевые сайты вакансий. Если вас интересует конкретная компания, вы можете проверить ее веб-сайт на наличие возможностей или написать по электронной почте в отдел кадров, чтобы узнать о стажировках.

3. Получите опыт

После выпуска начните искать позицию начального уровня и накапливайте свой опыт. Если вашей карьерной целью является должность менеджера по административным операциям, вам может понадобиться многолетний опыт работы на различных отраслевых должностях. Поскольку это руководящая роль, она также обычно требует опыта руководящей работы. Продвигайтесь к более высоким должностям, доказывая себя на рабочем месте. После того, как вы зарекомендовали себя в компании, сообщите им о своих карьерных целях и амбициях. Хорошие руководители помогают членам своей команды развивать карьеру и достигать поставленных целей.

4. Развивайте отраслевые знания

Менеджер по административным операциям обычно хорошо разбирается в бизнесе в целом. Менеджер часто работает кросс-функционально, помогая различным отделам. Если вы хотите стать менеджером по административным операциям, знание различных аспектов компании и ее работы может помочь вам получить эту должность.

Вы можете узнать больше о компании, участвуя в проектах, в которых участвуют несколько отделов компании. Таким образом, вы можете позиционировать себя на руководящую роль, которая выходит за рамки определенной области внутри компании. Кроме того, по мере накопления отраслевых знаний и опыта вы сможете претендовать на должность в другой компании.

5. Подумайте об ученой степени

Ученая степень может помочь вам занять руководящую роль, например, менеджера по административным операциям. В отличие от степени бакалавра, степень магистра не является обязательным условием для получения должности, но все же может помочь вам выделиться среди других соискателей. Вот несколько степеней магистра, которые могут помочь вам получить должность менеджера по административным операциям:

• Управление проектами: степень магистра в области управления проектами может помочь вам подготовиться ко многим аспектам должности менеджера по административным операциям. Он обеспечивает более высокий уровень знаний в таких областях, как эффективное управление ресурсами, планирование проектов и управление проектами.

• Управление цепочками поставок: менеджер по административным операциям часто работает с проблемами цепочки поставок. Эта степень магистра дает передовые знания в таких областях, как транспорт, логистика и планирование.

• MBA: MBA фокусируется на лидерстве и передовых бизнес-концепциях. Вы часто можете настроить программу MBA, чтобы сосредоточиться на своих карьерных целях, таких как управление административными операциями.

Заработная плата и перспективы работы менеджера по административным операциям

То Бюро статистики труда США сообщает, что средняя заработная плата людей, работающих менеджерами по административным операциям, составляет 103 650 долларов в год. Однако BLS также заявляет, что заработок операционных менеджеров может различаться в зависимости от отрасли, поскольку их обязанности могут различаться в зависимости от отрасли. То BLS также сообщает, что занятость операционных менеджеров, по прогнозам, вырастет на 9% до 2030 года, что немного быстрее, чем в среднем по стране для всех занятых.