Как стать главным помощником за 4 шага

10 сентября 2021 г.

Проектным группам, менеджерам и другим специалистам часто требуется помощь в выполнении множества рутинных бизнес-задач. Один из вспомогательных сотрудников, которого они могут нанять, является помощником. Если вам нравится помогать другим на рабочем месте или вы хотите получить опыт административной работы, подумайте о том, чтобы стать помощником. В этой статье мы обсудим роль главного помощника и шаги, которые необходимо выполнить, если вы хотите им стать.

Что такое общий помощник?

Общий помощник — это профессионал, который оказывает поддержку менеджерам, руководителям или отделам. Их должностные обязанности различаются, но обычно они выполняют административные обязанности для коллеги или команды, позволяя этим людям сосредоточиться на приоритетных задачах. У общего помощника, работающего на топ-менеджера, вероятно, больше обязанностей, чем у помощника небольшой проектной группы. Общие помощники работают во многих отраслях, включая бизнес, здравоохранение, информационные технологии и розничную торговлю.

Что делает общий помощник?

Общие помощники выполняют административные задачи, такие как:

• Отправка документов по факсу или по почте

• Копирование и подача документов

• Подписание и распространение пакетов

• Приобретение канцелярских товаров

• Ведение системы контактов для клиентов и заказчиков

• Обустройство помещений для встреч

• Делать заметки во время совещаний

• Согласование графиков между членами команды

• Планирование встреч и встреч

Многие общие помощники также регулярно общаются с клиентами от имени организации. Они могут отвечать на звонки, отвечать на электронные письма и приветствовать клиентов, прибывающих в офис. Общие помощники проводят большую часть своего времени, работая за столом за компьютером, но могут также работать в конференц-залах или выполнять поручения.

Как стать главным помощником

Если вы хотите стать общим помощником, выполните следующие общие шаги:

1. Выпускник средней школы

Большинство помощников общего профиля имеют высшее образование или его эквивалент, например GED. Среднее школьное образование дает вам базовые знания и навыки, чтобы стать ассистентом. Например, в качестве общего помощника вы можете выполнять простые математические вычисления или писать грамматически правильные электронные письма для своего работодателя. Кроме того, во многих средних школах учащихся обучают использованию обычных административных инструментов, таких как программное обеспечение для обработки текстов.

2. Ищите возможности для начинающих

Поскольку многие должности помощников общего профиля являются начальными, вакансии для начинающих могут помочь вам подготовиться. Например, вы можете работать администратором по выходным в небольшой местной компании. Вы также можете добровольно выполнять административные задачи, такие как ответы на телефонные звонки или электронные письма, для некоммерческой организации. Поиск похожих возможностей в качестве помощника общего профиля может помочь составить ваше резюме и повысить ваши шансы на получение желаемой работы.

3. Развивайте свои навыки

Одним из наиболее важных факторов, на который обращают внимание работодатели при найме помощников общего профиля, является список их навыков. Развивайте свои мягкие и твердые навыки, пройдя курс публичных выступлений, чтобы улучшить свое общение, или урок обработки текста, чтобы печатать быстрее. Проведите самооценку, чтобы решить, какие навыки вы хотите укрепить. Затем изучите возможности, такие как онлайн-курсы или курсы местного колледжа, чтобы улучшить их. Волонтерство в местном бизнесе — еще один отличный способ развить свои навыки в реальных условиях и добавить опыт в свое резюме.

4. Получить высшее образование

Повысьте свои шансы получить работу помощника общего профиля с большими обязанностями и более высокой оплатой, получив степень. Например, общий помощник руководителя может иметь степень младшего специалиста или степень бакалавра. Эти программы предоставляют дополнительные инструкции по таким темам, как использование электронных таблиц или профессиональное общение. Если вы хотите работать в определенной отрасли, подумайте о том, чтобы пройти курсы, связанные с ней. Например, если вы хотите работать помощником в маркетинговой компании, пройдите курсы по бизнесу и маркетингу.

Зарплата помощника генерального директора и перспективы работы

По данным Indeed Salaries, средняя заработная плата главного помощника составляет $15,36 в час. Компания, в которой вы работаете, и штат, в котором вы живете, могут существенно повлиять на размер вашей зарплаты. Перспективы карьерного роста для этой должности зависят от отрасли, но в целом положительные. Например, Бюро трудовой статистики ожидает, что количество рабочих мест помощников по социальным и социальным вопросам вырастет на 17% до 2029 г.что намного быстрее среднего.

Навыки для общего помощника

Наиболее часто используемые помощниками общие навыки включают в себя:

Организация

Общие помощники используют свои организаторские способности, чтобы помочь не только себе оставаться организованным, но и своим работодателям. Например, главный помощник может отвечать за аккуратное хранение документов организации, помогая руководителю управлять их ежедневным графиком. Общие помощники разрабатывают организационную систему, которая позволяет им быстро находить то, что они ищут, обеспечивая эффективное выполнение своих задач.

Тайм-менеджмент

Многие общие помощники координируют графики для своих работодателей. Например, они могут управлять днями различных заинтересованных сторон, чтобы у каждого было время для важных встреч. Общие помощники также управляют своим временем, чтобы выполнять задачи в срок.

Внимание к детали

Примеры ситуаций, когда помощники общего профиля обращают внимание на детали, включают:

• Обеспечение того, чтобы все их общение с клиентами и клиентами было точным и профессиональным

• Исследования по проверке фактов, которые они проводят для команды, чтобы убедиться, что они точны, прежде чем представлять их

• Обеспечение точности деловых записей

• При составлении расписаний сотрудников следите за тем, чтобы время встреч соответствовало информации в цифровых системах планирования.

Коммуникация

Общие помощники часто общаются с другими членами организации и с клиентами. Они используют как письменные, так и устные навыки общения, чтобы объяснить требования проекта, делать заметки, планировать встречи и отвечать на вопросы клиентов. Общие помощники могут общаться разными способами, например, лично, по телефону и по электронной почте.

Активный

Квалифицированные общие помощники знают, что нужно выполнить действие, прежде чем получить указание сделать это. Например, они могут заказать расходные материалы для офиса, когда заметят, что их мало. Общие помощники часто предвидят потребности своих работодателей и действуют в соответствии с ними, а не ждут указаний.