Как стать бизнес-ассистентом

Бизнес-ассистент — это профессионал, который обеспечивает офисную поддержку компании или организации. Квалифицированные в административных и коммуникативных задачах, эти специалисты часто выступают в качестве связующего звена между другими профессионалами и общественностью. Если вы заинтересованы в карьере бизнес-ассистента, полезно понять шаги и процесс, чтобы стать им. В этой статье мы исследуем карьеру бизнес-ассистента, в том числе то, что они делают, их зарплату, навыки, рабочую среду и шаги, чтобы стать бизнес-ассистентом.

Что такое бизнес-помощник?

Бизнес-ассистенты — это профессиональные администраторы, которые помогают руководителям высшего и среднего звена выполнять свои основные обязанности. Эти специалисты, также известные как помощники по административным вопросам, часто работают в сфере финансов, бизнеса и управления, но могут найти работу в любой сфере, требующей значительной офисной работы.

Помощники по административным вопросам обеспечивают эффективность и организацию на рабочем месте и помогают другим специалистам сосредоточиться на технических обязанностях своей работы, в то время как помощники по бизнесу сосредотачиваются на подаче документов и управлении офисной работой.

Что делают бизнес-помощники?

Бизнес-ассистенты помогают другим специалистам с административными и другими офисными задачами. Это может помочь добиться эффективности рабочего места и точности в бумажной работе. Вот список основных обязанностей, за которые могут нести ответственность бизнес-ассистенты:

• Улучшение административного процесса

• Планирование встреч

• Составление электронных писем и заметок для обеспечения коммуникации компании

• Запас канцелярских принадлежностей

• Проведение исследований для специалистов старшего и среднего звена

• Подготовка отчетов компании

• Планирование офисных мероприятий

• Координация между отделами

• Подача документов

• Управление платежной информацией

Как стать бизнес-ассистентом

Если вы заинтересованы в том, чтобы стать бизнес-ассистентом, вы можете выполнить следующие действия:

1. Закончить среднюю школу или программу GED

Минимальным образовательным требованием для должности бизнес-помощника начального уровня является аттестат о среднем образовании или GED. Если вы больше заинтересованы в получении опыта, чем в повышении квалификации, рассмотрите возможность поиска должности начального уровня после окончания средней школы или аналогичной программы.

Хотя профессионалам часто требуется высшее образование, чтобы получить продвижение по службе и увеличить свой потенциальный доход, соответствующий опыт работы иногда может служить заменой. Даже если вы планируете пройти двух- или четырехлетнюю образовательную программу, полезно искать должность начального уровня в компании, которая наймет вас, если у вас есть только аттестат о среднем образовании или GED, чтобы вы могли получить ценный опыт работы.

2. Поступить в колледж

Получение дополнительного образования может увеличить ваши шансы на трудоустройство и потенциальный доход. Хотя компаниям не всегда требуется высшее образование, многие предпочитают, чтобы кандидаты имели как минимум степень младшего специалиста в области бизнеса, менеджмента или гуманитарных наук.

Если вы хотите работать бизнес-ассистентом в финансовой отрасли или в государственной организации, вы можете получить степень бакалавра в области делового администрирования или в финансовой сфере.

3. Получите сертификат

Сертификаты могут помочь вам выделиться в процессе подачи заявок и расширить свои знания в отрасли. Многие бизнес-профессионалы выбирают сертификацию по компьютерным программам, применимым к административной работе, например сертификацию обучения Microsoft. Эта сертификация может помочь улучшить навыки профессионала в использовании одной из наиболее распространенных офисных программ, которые многие компании используют для административных задач.

Многие сертификаты Microsoft имеют разные квалификации, но профессионалы могут получить большинство из этих сертификатов, набрав проходной балл на экзамене. Некоторые из этих экзаменов даже предлагают практические тесты. Подумайте о том, чтобы воспользоваться этими практическими тестами, чтобы помочь вам учиться и повышать свой уровень навыков.

4. Получите опыт работы

Если вы еще не работали на должности административного помощника начального уровня, полезно получить опыт работы в соответствующей области. Вы можете подать заявку на работу, которая может помочь вам заработать этот опыт, например, работать представителем службы поддержки клиентов, секретарем или личным помощником.

5. Пройдите программу обучения

Компании часто имеют специальные процессы обучения для бизнес-ассистентов, поскольку каждая компания работает по-своему. Эти программы обучения на рабочем месте могут длиться от нескольких недель до нескольких месяцев. В это время новые бизнес-помощники часто заменяют более опытных профессионалов, чтобы научиться правильно выполнять свои основные обязанности.

Какие навыки вам нужны, чтобы стать бизнес-ассистентом?

Вот список навыков, которые могут вам понадобиться в качестве бизнес-ассистента:

• Организация. Бизнес-ассистенты используют свои организаторские способности, чтобы содержать рабочее место в чистоте, а также эффективно подшивать и хранить документы.

• Обслуживание клиентов: эти специалисты могут извлечь выгоду из сильных навыков обслуживания клиентов при совершении и приеме телефонных звонков и координации между клиентами и другими специалистами.

• Ввод данных. Бизнес-ассистенты часто должны обладать навыками ввода и анализа данных, чтобы создавать и вести точные бизнес-записи для своей компании.

• Письменное общение: поскольку они часто пишут заметки, электронные письма и отчеты для компании и клиентов, бизнес-ассистенты часто нуждаются в сильных навыках письма.

• Управление временем: бизнес-ассистенты могут создавать расписания для себя и своих коллег. Чтобы следовать требованиям планирования, эти профессионалы используют свои навыки тайм-менеджмента, чтобы быть продуктивными и планировать встречи в наилучшее время для всех участников.

• Навыки работы с компьютером: Поскольку они выполняют многие из своих основных обязанностей с помощью компьютерного приложения или программы, бизнес-ассистентам выгодно иметь профессиональные навыки работы с компьютером.

• Командная работа: бизнес-ассистенты часто выступают в качестве связующего звена между отделами и должны совещаться со своими коллегами, чтобы планировать встречи, координировать графики и завершать проекты.

Подробнее: 8 обязательных навыков административного помощника

Зарплата

Зарплата бизнес-ассистента часто зависит от его местоположения, образования и опыта работы. Средняя национальная зарплата помощника по бизнесу составляет 39 044 доллара в год. Профессионалы могут увеличить свой потенциальный доход, приобретя больше опыта или получив дополнительное образование или сертификаты.

Какова рабочая среда бизнес-ассистента?

Бизнес-ассистенты чаще всего работают в офисе. Как правило, они работают полный рабочий день в обычные рабочие часы, однако некоторые рабочие места бизнес-помощников начального уровня могут предлагать работу неполный рабочий день. Эти специалисты также часто работают в командах специалистов разной квалификации и могут работать в административном отделе практически любой отрасли.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.