Как создавать SMART-цели для планирования мероприятий (с примерами)

2 декабря 2021 г.

Планировщики мероприятий бронируют места, общаются с поставщиками и управляют бюджетами и логистикой для проведения успешных мероприятий. Они обеспечивают успех, устанавливая цели, которых они могут реально достичь. Один из способов определить, чего они хотят достичь, и упростить их достижение — это установить цели SMART. В этой статье мы объясняем метод SMART, почему он полезен и как создавать цели SMART для планирования мероприятий.

Каковы цели SMART для планирования мероприятий?

Цели SMART для планирования мероприятий — это цели, которые вы устанавливаете в соответствии с методом SMART. СМАРТ означает:

• Конкретные: при постановке целей они должны быть четкими с точными подробностями о том, чего вы хотите достичь, чтобы вы могли получить желаемые результаты. Например, вы можете поставить перед собой цель привлечь не менее 200 человек для участия в вебинаре к 17:00 16 февраля.

• Измеримость: ваша цель должна быть измеримой, то есть вы можете оценить, достигли ли вы своей цели, используя такие цифры, как количество участников или суммы пожертвований.

• Достижимо: важно ставить перед собой реалистичные цели. Например, вы можете поставить цель увеличить выручку от тихого аукциона по сравнению с предыдущим годом на 10%, а не на 50%, что может быть недостижимо.

• Релевантно: совместите цели мероприятия с целями компании. Например, если вы работаете в медиакомпании, вашей целью на мероприятии может быть привлечение новых подписчиков.

• Ограничение по времени: поставьте себе реалистичный крайний срок для достижения цели. Цели, привязанные ко времени, помогут вам сосредоточиться на своих приоритетах.

При планировании мероприятия учитывайте причину события и то, чего вы хотите достичь, чтобы определить свои цели. Имейте в виду, что у вас может быть более одной цели для мероприятия. Цели мероприятия по сбору средств для некоммерческой организации, например, могут состоять в том, чтобы поблагодарить спонсоров, собрать деньги и привлечь новых добровольцев. SMART-цели организатора мероприятия в этом случае могут состоять в том, чтобы продать не менее 500 билетов к вечеру сбора средств, что соберет не менее 25 000 долларов, обеспечит достаточную ценность для спонсоров мероприятия и увеличит охват благотворительной организации.

Преимущества целей SMART для планирования мероприятий

Независимо от того, планируете ли вы мероприятие на 15 человек или на 1500 человек, SMART-цели помогут вам добиться желаемых результатов. Преимущества использования целей SMART для планирования мероприятий включают в себя:

• Эффективность: если у вас есть четко определенные цели, вы можете максимально использовать свои ресурсы и сосредоточиться только на связанных задачах.

• Принятие решений: вы можете уверенно принимать решения и давать указания, основываясь на поставленных целях.

• Организация: четкие цели могут сделать планирование мероприятия организованным, достижимым и контролируемым. Это особенно важно для мероприятий, в которых участвует много людей и обязанностей.

• Коммуникация: Цели SMART упрощают и ускоряют общение, потому что ваша команда знает свои цели и может ссылаться на них при необходимости.

• Измерение успеха: метод SMART позволяет определить, было ли ваше мероприятие успешным или нет, на основе измеримых целей и сроков.

Постановка SMART-целей также может помочь вам найти элементы мероприятия или процесса его планирования, которые вы можете улучшить, чтобы максимизировать успехи вашей команды в будущем.

Как создавать SMART-цели для планирования мероприятий

Чтобы метод SMART был эффективным, соберите правильную информацию и создайте соответствующую стратегию. Выполните следующие шаги при создании SMART-целей для вашего следующего мероприятия:

1. Установите факты

Во-первых, определите детали мероприятия и его цели. Задайте вопросы и проведите исследование, чтобы определить следующую информацию:

• Причина мероприятия, которая может заключаться в обучении, сборе средств или развлечении.

• Название события, которое должно быть простым для понимания и запоминания.

• Дата события, при условии, что оно не совпадает с праздником или другими подобными событиями.

• Место проведения мероприятия — место, к которому гости могут легко добраться и которое соответствует бюджету и бренду вашей организации.

• Личность вашего целевого посетителя

После того, как вы подтвердите эту информацию, вы можете добавить ее к характеристикам своей цели.

2. Определите свои цели

Задавайте вопросы, которые помогут вам определить цели вашего мероприятия, в том числе:

• Почему вы проводите мероприятие?

• Почему вы приглашаете эту группу или тип участников?

• Что получат гости от мероприятия и как?

• Что делает мероприятие успешным?

• Как вы оцениваете успех мероприятия?

3. Сопоставьте цели мероприятия с целями компании

Убедитесь, что цели вашего мероприятия совпадают с миссией, ценностями и брендом организации. Возможно, вам придется работать с отделом маркетинга компании, чтобы подтвердить это. Когда мероприятие приносит пользу и поддерживает миссию компании, может быть проще обосновать ваше предложение о размещении перед исполнительным руководством.

4. Определите, как измерять свои цели

Теперь, когда вы знаете цели своего мероприятия, определите, какие ключевые показатели эффективности (KPI) вы планируете использовать для их измерения. К ним могут относиться:

• Общее количество зарегистрировавшихся

• Количество повторных посетителей прошлых лет или мероприятий

• Количество впервые посетивших

• Продажа билетов

• Количество посещений страницы мероприятия и количество регистраций

• Стоимость привлечения одного посетителя

• Лиды, полученные от мероприятия

• Результаты опроса после мероприятия или чистая оценка промоутера

• Расходы и доходы

• Активность в соцсетях о мероприятии

Вы можете выбрать один или несколько KPI, чтобы определить, соответствует ли событие своей цели. Кроме того, определите, когда вы планируете измерять результаты события.

5. Создайте план мероприятия

После того, как вы подтвердите детали и цели мероприятия, напишите план, которому вы и ваша команда должны следовать. Это может включать:

• Список и порядок выступающих, участников дискуссии или мероприятий

• Поставщики и лица, с которыми вы сотрудничаете для проведения мероприятия, например поставщики общественного питания, платформы виртуальных мероприятий, технологические партнеры и другие третьи лица.

• График и хронология мероприятия, от подготовки до маршрута мероприятия

• Бюджет для каждого пункта или аспекта мероприятия

• Ресурсы, которые необходимо производить или собирать, например учебные материалы или видеооборудование.

• План того, как привлечь и развлечь участников, чтобы они получили хороший опыт и получили что-то ценное от мероприятия, например, информацию или новые связи.

Убедитесь, что у вашей команды есть ресурсы, необходимые для выполнения плана. Кроме того, подтвердите, что каждая задача в вашем плане мероприятий необходима и важна, и удалите те, которые не относятся к экономии ресурсов.

6. Определите исход события

Чтобы определить, было ли мероприятие успешным, соберите и оцените данные из ваших KPI. Если вы ранее проводили подобные мероприятия, сравните их успех с успехом этого мероприятия. Определите, как вы можете улучшить результат для вашей организации или общее впечатление от ваших посетителей в будущем. По прошествии определенного времени также соберите субъективные отзывы участников мероприятия.

Примеры целей SMART для планирования мероприятий

Вот несколько примеров SMART-целей для планирования мероприятий, которые вы можете использовать для создания собственных целей мероприятий:

• Соберите на 15% больше денег, чем мы собрали на прошлогоднем ежегодном благотворительном аукционе, когда сбор средств завершится в полночь 9 мая.

• Увеличьте посещаемость семинара со 125 до 175 человек, отправляя серию из четырех целевых рекламных акций в наш список рассылки каждую неделю в течение четырех недель до мероприятия 1 декабря.

• Зарегистрируйте 10% посетителей нашей целевой страницы на нашем ежегодном семинаре по менеджменту между датой запуска страницы 1 июня и первым днем ​​семинара 10 июля.

• Получите на 30% больше дохода от мероприятия 2022 года, чем от мероприятия 2021 года, за счет продажи товаров и билетов в период с 1 сентября по 1 ноября.