Как создавать подзадачи в MS Project (с советами и примерами)

Подзадачи — это эффективный способ структурировать проект, который вы планируете и контролируете. Использование подзадач и сводных задач может помочь вам организовать план в MS Project в логической и понятной форме для вас и членов вашей команды. В этой статье мы объясняем, что такое подзадачи, обсуждаем, как создавать подзадачи в MS Project, выясняем, почему они важны, делимся советами по их использованию и приводим пример, который поможет вам.

Что такое подзадачи и сводные задачи?

Каждый проект обычно включает в себя определенные задачи, некоторые из которых часто достаточно велики или сложны, чтобы состоять из других, более мелких. Эти меньшие задачи являются подзадачами и являются компонентами большего набора, известного как сводные задачи. В MS Project создание задачи как подзадачи автоматически превращает задачу над ней в сводную задачу.

Вместе подзадачи и сводные задачи определяют структуру вашего проекта. Они показывают взаимосвязь между задачами в вашем проекте и упрощают их выполнение вашей командой.

Почему важны подзадачи и сводные задачи?

Использование подзадач и сводных задач может быть полезным по нескольким причинам, в том числе:

• Они придают вашему расписанию удобную структуру схемы.

• Суммарные задачи обеспечивают краткий обзор данных проекта.

• Вы можете отображать, печатать или делиться информацией о проекте с разным уровнем детализации. Эта функция позволяет вам скрыть детали, которыми вы не хотите делиться с посторонними людьми.

Как создавать подзадачи в MS Project

Вы можете выполнить следующие шаги для создания подзадач:

1. Переключитесь на представление диаграммы Ганта

Хотя в MS Project пользователям доступно множество других представлений, представление диаграммы Ганта используется по умолчанию и наиболее часто используется. В этом представлении перечислены задачи в вашем проекте таким образом, чтобы показать их взаимосвязь друг с другом и общее расписание. Если по какой-либо причине вы вышли за пределы представления по умолчанию, вы можете вернуться обратно, перейдя в меню просмотра и нажав «Диаграмма Ганта».

2. Выберите задачу

В списке задач выберите задачу, которую вы хотите превратить в подзадачу. Поскольку задача непосредственно над выбранной задачей становится сводной задачей, убедитесь, что она удовлетворяет критериям, чтобы быть таковой. Если это не так, вы можете вставить новую задачу, которая лучше описывает подзадачу, которую вы собираетесь создать.

3. Отступ

После выбора задачи сделайте отступ. Вы можете перейти к группе редактирования на вкладке задачи и щелкнуть отступ или нажать клавиши Alt+Shift+стрелка вправо. Выбранная задача сразу становится подзадачей.

Скрытие и отображение подзадач в MS Project

Вы можете скрыть или показать подзадачи в зависимости от ваших потребностей. Чтобы скрыть подзадачи, нажмите на знак минус (-) перед сводной задачей. Чтобы отобразить подзадачи, щелкните значок плюса (+) перед сводной задачей.

Советы по использованию подзадач и сводных задач

Ниже приведены несколько советов, которые помогут вам эффективно использовать подзадачи и сводные задачи в ваших проектах:

Наметить план проекта

Есть два способа составить план проекта:

• Метод «сверху вниз»: если вы используете подход «сверху вниз», вы сначала перечисляете основные этапы своего проекта, прежде чем разбивать их на более мелкие отдельные задачи.

• Восходящий метод: при восходящем подходе вы сначала определяете все возможные задачи в своем проекте, а затем группируете их по этапам либо по последовательности, либо по степени связанности.

Составление плана поможет вам увидеть, как соотносятся задачи. Затем вы можете определить, какие задачи являются подзадачами, а какие — сводными.

Будьте особенно осторожны при удалении задач

Будьте особенно осторожны при удалении данных после использования подзадач и сводных задач. При удалении или перемещении сводной задачи удаляются или перемещаются все ее подзадачи. Чтобы избежать ненужной потери данных, обязательно определите и выделите подзадачи, которые вы хотите сохранить, прежде чем нажать кнопку удаления.

Проверяйте дважды при изменении длительности

Можно изменить продолжительность всей суммарной задачи без изменения продолжительности каждой подзадачи вручную. Иногда изменения, внесенные в продолжительность подзадач, могут не отражаться на продолжительности суммарной задачи. Такая ситуация может возникнуть из-за того, что параметр «Вручную» установлен по умолчанию. При этом параметре задачи не имеют предопределенной продолжительности по умолчанию. Параметр «Авто» позволяет новым задачам отображать продолжительность суммарной задачи по умолчанию.

Чтобы изменить настройку расписания с ручного на автоматическое, вы можете выбрать «Автоматическое расписание» в группе «Задачи» на вкладке «Задачи». Вы также можете нажать на основание экрана проекта над панелью задач. Откроется окно, в котором вы можете выбрать любую настройку.

Не назначайте ресурсы для сводных задач

Назначение ресурсов сводным задачам может привести к избыточному выделению. Перераспределение — это ситуация, когда вы назначаете ресурсу слишком много работы для выполнения в течение доступного времени ресурса. Вместо этого распределите ресурсы по подзадачам. Таким образом, вы можете внимательно следить за распределением ресурсов.

Помните, что сводные задачи не всегда складываются

Некоторые итоговые значения задач, такие как стоимость и трудозатраты, являются суммой значений подзадач. Другие значения, такие как продолжительность и базовый уровень, не являются. Понимание этих различных значений может сэкономить вам время на попытки каждый раз суммировать значения.

Не забудьте связать задачи

Использование подзадач и сводных задач не создает зависимости задач. Он только создает структуру. Если вы хотите показать зависимость, свяжите затронутые задачи после полной организации задач.

Используйте итоговую задачу проекта

Сводная задача проекта предоставляет информацию обо всем проекте в одной строке. Он содержит сведения о проекте, такие как название проекта, продолжительность, а также даты начала и окончания. Суммарная задача проекта часто совпадает с названием проекта. Чтобы сделать его видимым, перейдите на вкладку «Формат» и установите флажок для вкладки «Сводка проекта».

Почему ваши задачи не имеют отступов

Следующие причины могут быть причиной того, что ваши задачи не имеют отступов:

Отступы для заданий, а не для задач

Возможно, вы пытаетесь делать отступы вместо задач. MS Project может отображать задания вместе с подзадачами. Разница между обеими категориями заключается в том, что вы не можете делать отступы для заданий.

Работа в неправильном представлении

Вы не можете отступать от задач в некоторых представлениях MS Project. Кнопка отступа работает только в представлениях Диаграмма Ганта, Таш-лист или Таш-использование. Убедитесь, что вы переключились на какое-либо из этих представлений, прежде чем пытаться снова создать отступ для задачи.

Сгруппированные задачи

Если вы сгруппировали свои задачи, вы не сможете делать отступы для подзадач, пока не разгруппируете задачи. Для этого перейдите к полю «Группировать по» на вкладке представления в разделе «Данные». Когда вы найдете поле, нажмите «Нет группы».

Сортировка без структуры структуры

Сортировка задач без их структуры делает отступы недоступными. Вы можете сохранить структуру своих задач при сортировке, перейдя к пункту «Сортировка» на вкладке «Вид». Нажмите «Сортировать по» и установите флажок «Сохранить структуру структуры».

Пример использования подзадач в MS Project

Ниже представлен практический сценарий применения подзадач в MS Project:

Вы проводите конференцию на своем рабочем месте. У вас может быть этап перед конференцией, на котором вы выбираете тему, выбираете спикеров, выбираете место, разрабатываете рекламные материалы и приглашения для конференции и рассылаете приглашения. Затем у вас может быть этап конференции, когда люди работают над приемом гостей, другие работают над закусками, а некоторые другие работают над распространением материалов конференции. Наконец, у вас может быть этап после конференции, когда вы отправляете электронные письма, чтобы поблагодарить гостей за участие в конференции. Вы также можете поделиться с участниками исследовательскими работами, подготовленными на конференции.

Вы можете представить этот сценарий в виде списка сводных задач и подзадач следующим образом:

• Фаза 1: Предварительная конференция

  1. Выберите тему

  2. Выбрать колонки

  3. Выберите место

  4. Дизайн рекламных материалов и приглашений

  5. Изготовление рекламных материалов и приглашений

  6. Разослать приглашения

  7. Разработка и изготовление материалов для конференции

• Фаза 2: Конференция

  1. Приветствовать гостей

  2. Раздать материалы конференции

  3. Приготовьте и подайте закуски

  4. Модерировать мероприятие

• Фаза 3: После конференции

  1. Отправляйте благодарственные письма

  2. Следите за докладами с конференции

Обратите внимание, что ни одна из организаций, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.