Как создавать макросы в Excel

2 декабря 2021 г.

Microsoft Excel поставляется с несколькими расширенными и настраиваемыми функциями, которые помогают пользователям улучшить рабочий процесс. Одна функция, макрос, позволяет выполнять сложные действия в документе электронной таблицы. Научившись создавать собственные макросы, вы сможете создавать ярлыки для задач, которые вы часто используете в Excel, что поможет вам сэкономить время при использовании программы для работы с электронными таблицами. В этой статье мы обсудим, что такое макрос, как его использовать и советы по созданию макросов в Excel.

Что такое макрос в Excel?

Макрос в Microsoft Excel — это скрипт, который позволяет автоматизировать процессы до единого ключа. При создании макроса вы выполняете действие в своей электронной таблице, которое может состоять из нескольких шагов. Microsoft Excel записывает предпринимаемые вами шаги и позволяет связать их с набором нажатий клавиш. В будущем вы сможете выполнять все записанные вами действия с помощью сочетания клавиш.

Использование макросов в Excel

Вы можете использовать макросы в Excel для ряда функций. Некоторые из наиболее распространенных применений автоматизации макросов могут включать:

• Управление данными. Создание макроса, управляющего данными в электронной таблице, может помочь вам сэкономить время при сортировке информации или выполнении расчетов. Макрос позволяет быстро выполнять многоступенчатую корректировку данных.

• Сводные таблицы. Использование сводной таблицы позволяет извлекать данные по группам или категориям в большом наборе данных для анализа. Использование макроса для создания сводных таблиц из выборки может быстро предоставить данные для анализа.

• Уборка листов: макросы Excel могут быть полезным инструментом для организации вашего документа Microsoft Excel. Вы можете создать макрос для таких задач, как удаление, перестановка или форматирование строк и столбцов.

• Управление рабочей книгой. Если вы создаете документ с несколькими рабочими листами, вы можете включить галереи изображений или оглавление, чтобы помочь пользователям перемещаться по документу. Создание макроса для вставки раздела оглавления может ускорить и упростить процесс управления книгой.

Как создать макрос в Excel

Если вы заинтересованы в создании макросов в документах Excel, выполните следующие действия:

1. Откройте вкладку «Разработчик».

Нажмите на вкладку «Разработчик» в верхней части программы, чтобы получить доступ к параметрам разработчика. Microsoft Excel использует вкладки для организации функций программы, чтобы упростить ее пользователям. Вкладка «Разработчик» содержит дополнительные параметры, которые позволяют выполнять такие задачи, как автоматизация и макрос-скрипты.

2. Выберите запись макроса

Загляните внутрь группы «Код» и выберите «Запись макроса» из вариантов. Это запускает запрос на создание собственного макроса. Найдите значок электронной таблицы с красной точкой записи в верхнем левом углу.

3. Укажите детали макроса

Предоставьте дополнительные сведения перед созданием макроса, чтобы упростить доступ к нему. Excel позволяет указать имя и описание макроса, что поможет вам идентифицировать его и запомнить его назначение. Вы также можете выбрать, какая комбинация клавиш запускает макрос в будущем, что позволяет выбрать удобный или легко запоминающийся вариант. Нажмите «ОК» после ввода этой информации.

4. Выполните выбранные вами действия

После нажатия «ОК» выполните действия, которые вы планируете привязать к своему макросу. Excel автоматически записывает каждое ваше действие. Программа также включает все действия, которые вы выполняли между началом записи и ее завершением, поэтому убедитесь, что вы выполняете только эти конкретные действия во время записи.

5. Завершите макрос и остановите запись.

Нажмите на значок «Остановить запись», когда завершите последнее действие. Кнопка заменяет кнопку «Записать макрос» в верхней части экрана. Excel связывает все действия, которые вы выполняете во время записи, с новым макросом для будущего использования.

6. Используйте ярлык

Выполните свой макрос, чтобы быстро выполнить записанные задачи. Вы можете выполнить свой макрос, введя сочетание клавиш. Вы также можете выполнить макрос с помощью кнопки «Макросы» на вкладке «Разработчик» рядом с кнопкой, которую вы использовали для записи макроса.

Советы по созданию макросов в Excel

Если вы заинтересованы в использовании макросов в Microsoft Excel, рассмотрите возможность использования следующих советов:

Анализировать общие задачи

При определении макросов для создания полезно сосредоточиться на тех функциях, которые вы можете использовать часто, и на тех, которые состоят из нескольких шагов. Оценка вашего использования может помочь вам определить области, которые вы можете улучшить. Если у вас есть процесс, требующий нескольких шагов, он может быть хорошим кандидатом на роль макроса.

Создавайте много макросов

Если вы не уверены, полезен ли макрос, рассмотрите преимущества использования макроса для этой функции. Создание макроса может быть быстрым и простым процессом, который может улучшить общий рабочий процесс. Это означает, что макрос все еще может положительно сказаться на вашей эффективности и простоте использования Excel.

Отличие относительных и абсолютных ссылок

При создании макроса у вас есть возможность выбирать между абсолютными или относительными ссылками. Макрос с абсолютной ссылкой может выполнять задачи, которые вы выполняете именно в этих ячейках. Макрос с относительной ссылкой выполняет задачи, которые вы выполнили, но он настраивается с учетом начала вашего макроса в другом месте, чем при первом использовании. Оба параметра могут быть полезны, но разница в применении делает важным выбор правильного параметра для вашего конкретного макроса.

Запишите свои макросы

При создании нескольких макросов для вашего проекта полезно знать, что это за макросы и какие функции они выполняют. Вы можете отметить эту информацию в текстовом файле на вашем компьютере или на листе бумаги. Это помогает напомнить вам о сочетаниях клавиш для каждого макроса, чтобы вы могли использовать их быстрее, чем выбирать их из меню.

Будьте конкретными

Встроенные в Excel функции записи макросов также помогут вам запомнить, какие сочетания клавиш применяются к каким действиям. Выбор имен и описаний для ваших макросов, которые ясно объясняют, что они делают, может быть полезен при работе над будущими проектами. Эффективное именование позволяет вам помнить, для чего предназначен каждый макрос, чтобы вы могли выбрать правильный вариант при работе с электронной таблицей.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.