Как создать сводную таблицу в Excel

22 февраля 2021 г.

Если у вас есть большой набор данных, вам нужно убедиться, что вы можете организовать его, чтобы вы могли лучше интерпретировать информацию и делать предположения об определенных частях бизнеса. Многие компании используют данные, чтобы принимать бизнес-решения, выяснять, как работает компания, и лучше понимать потребности клиентов. Один из распространенных способов сделать это — создать сводную таблицу с вашими данными. В этой статье мы опишем, что такое сводная таблица, и объясним шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать сводную таблицу в Excel.

Что такое сводная таблица?

Сводная таблица — это инструмент, доступный в Microsoft Excel, который помогает обрабатывать данные в наборе данных. Это полезно, когда у вас есть большой набор данных, но вам нужен только небольшой его раздел для обобщения или анализа тенденций и сравнений. Такая таблица называется сводной, потому что вы можете изменить способ отображения данных в своей таблице, чтобы получить другую перспективу. Сводная таблица помогает вам реорганизовать существующие данные, чтобы вы могли лучше понять информацию перед вами.

Как создать сводную таблицу в Microsoft Excel

После того, как вы откроете программное обеспечение Microsoft Excel на своем компьютере, выполните следующие действия:

1. Создайте набор данных

Ваш набор данных уникален для информации, которую вы собираете. Это может включать зарплату сотрудников, прогнозы продаж или что-то еще, что вы отслеживаете. Заполните таблицу данных соответствующей информацией, прежде чем приступить к сводной таблице. Если вы уже создали набор данных, вы можете открыть его, дважды щелкнув имя файла на своем компьютере или выбрав «файл» и «открыть» в меню в верхней части Excel, а затем выбрав файл, в котором он отображается на вашем компьютере. компьютер. Убедитесь, что вы организовали свой набор данных и используете столбцы и строки.

2. Щелкните ячейку в наборе данных.

Электронная таблица Excel состоит из прямоугольников, называемых ячейками. Нажмите на один из них, чтобы начать сводную таблицу. Неважно, какой из них вы выберете, если он является частью вашего набора данных.

3. Выберите параметр сводной таблицы.

Выбрав ячейку, щелкните вкладку «Вставка» в верхней части экрана. В группе «Таблицы» вы увидите параметры «Сводная таблица», «Рекомендуемые сводные таблицы» и «Таблицы». Щелкните параметр сводной таблицы, чтобы открыть диалоговое окно. Если вы выберете вариант «Рекомендуемые сводные таблицы», Excel просмотрит все ваши данные и предложит вам несколько вариантов на выбор. Вы можете выбрать сводную таблицу, которая вам больше всего нравится, и Excel создаст ее и покажет вам поле «Поля сводной таблицы», чтобы вы могли настроить ее дальше.

4. Сделайте свой выбор в диалоговом окне

Выбор «Сводная таблица» откроет диалоговое окно с некоторыми параметрами. Вы можете выбрать данные, которые хотите проанализировать, и либо выбрать существующую таблицу или диапазон, либо использовать внешний источник данных, выбрать, где вы хотите разместить свою сводную таблицу, будь то на новом или существующем листе, и решить, хотите ли вы анализировать несколько таблиц. После того, как вы сделали свой выбор, нажмите кнопку «ОК».

5. Заполните панель полей сводной таблицы.

Когда вы сделаете выбор в диалоговом окне сводной таблицы, появится панель полей сводной таблицы. Здесь вы можете выбрать поля, которые хотите добавить в отчет, и перетащить поля между областями «Фильтры», «Столбцы», «Строки» и «Значения». Когда вы закончите, нажмите кнопку «Обновить» внизу.

6. Отсортируйте сводную таблицу

На этом этапе Excel должен отобразить сводную таблицу. Вы можете отсортировать его как способ работы с вашими данными так, как вам нужно для отчетности или чего-либо еще. Для сортировки щелкните любую ячейку в столбце «Сумма суммы». Щелкните правой кнопкой мыши эту ячейку и наведите указатель мыши на параметр сортировки. Как только вы это сделаете, справа появится раскрывающийся список, который позволяет вам сортировать от меньшего к большему или от большего к меньшему, или вы можете выбрать дополнительные параметры сортировки, если ни один из этих вариантов вам не подходит.

7. Отфильтруйте сводную таблицу

Если в поле «Поля сводной таблицы» вы перетащили какие-либо параметры в область «Фильтры», вы увидите значок фильтра в одном из заголовков столбцов. Нажмите на нее и выберите, какой фильтр вы хотите применить. Например, если вы хотите узнать, какие ваши продукты и услуги наиболее популярны в определенном округе вашего региона продаж, вы можете перетащить заголовок округа в поле фильтров. Затем вы должны использовать раскрывающийся список фильтров, чтобы выбрать округ, по которому вы хотите получить подробную информацию.

8. Измените расчет сводной таблицы

Excel автоматически покажет сводку вашего набора данных, предоставив либо сумму ваших элементов, либо количество, но вы можете изменить это, если хотите попробовать другой тип расчета. Для этого щелкните любую ячейку, которая появляется в столбце «Сумма суммы», затем щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Настройки поля значения» во всплывающем меню. В поле настроек вы можете написать собственное имя и выбрать тип расчета, который вы хотите, включая сумму, количество, среднее, максимум, минимум и произведение, среди прочего. Наконец, нажмите кнопку «ОК».

9. Создайте двумерную сводную таблицу

Когда вы находитесь на панели «Поля сводной таблицы», вы можете перетащить поле из основного поля в области строк и столбцов ниже, чтобы создать двумерную сводную таблицу.

10. Удалите сводную таблицу

Вы можете удалить сводную таблицу, когда она вам больше не нужна. Для этого обязательно выберите всю сводную таблицу, затем нажмите клавишу Delete. Если вам трудно удалить его или вы получаете сообщение об ошибке, щелкните любую ячейку в сводной таблице, затем щелкните вкладку «Анализ» вверху в разделе «Инструменты сводной таблицы». Нажмите на появившуюся опцию «Выбрать», затем выберите опцию «Вся сводная таблица». Это выберет всю сводную таблицу. Нажмите клавишу удаления, чтобы удалить его.