Как создать список дел в Google Sheets (с советами)

14 октября 2021 г.

Вы можете использовать различные инструменты, чтобы оставаться организованным во время работы над разными проектами, но одним из наиболее распространенных инструментов является список дел, который помогает вам легко отслеживать задачи и уровень их выполнения. Многие программы могут помочь вам отслеживать ваши списки дел, в том числе Google Sheets, онлайн-система электронных таблиц. Если вам нужна универсальная и простая программа для списка дел, вы можете узнать, как настроить свой список дел в таблицах Google. В этой статье мы обсудим списки дел в Google Sheets и способы их создания, а также несколько советов по их разработке и использованию в соответствии с вашими потребностями.

Что такое список дел в Google Таблицах?

Список дел в Google Таблицах — это электронная таблица, которую вы можете создать для отслеживания своих списков дел. Google Sheets — это онлайн-программа для работы с электронными таблицами, которая размещает ваши электронные таблицы в Интернете, а не на вашем компьютере. Вы можете использовать функцию электронной таблицы для создания и использования списков для организации задач, которые вы хотите выполнить, уроков, над которыми вы сейчас работаете, и задач, которые вы уже завершили. Вот несколько причин, по которым использование Google Sheets может помочь вам организовать этот список дел:

• Возможность совместного использования: вы можете легко поделиться своими таблицами Google с кем угодно, либо предоставив доступ к их адресу электронной почты, либо скопировав ссылку на свои таблицы Google и отправив ее им через текст, электронную почту или другую службу обмена сообщениями.

• Доступность: листы Google находятся в сети, поэтому вы можете получить к ним доступ с любого устройства или из любой сети. Это полезно для людей, которые заняты или делятся своими списками дел с людьми в разных местах.

• Настраиваемость: вы можете настроить свой список дел, назначив задачи различным членам вашей команды и добавив другую информацию, которую вы хотите, например столбцы с датами и ходом выполнения задачи. Вы даже можете иметь несколько списков дел на разных листах одной электронной таблицы, в зависимости от ваших предпочтений.

• Экономичность: вы можете получить бесплатный доступ к таблицам Google с учетной записью Gmail, что означает, что вам не нужно платить за его использование, как и никому, с кем вы делитесь своим списком дел.

• Простота форматирования: Google Sheets — это сложная программа для работы с электронными таблицами, поэтому есть различные элементы, которые вы можете использовать при разработке своих электронных таблиц, такие как флажки, фильтрация, графики и сводные таблицы. Эти элементы могут помочь вам поддерживать организованный список дел.

• Возможность предоставления разрешений: как создатель Google Sheet, вы можете ограничить или разрешить любому пользователю, имеющему доступ к электронной таблице, различные уровни разрешений. Например, некоторые люди могут только просматривать, а другие могут редактировать все поля.

• Доступ к шаблонам: вы можете создать свой список дел на основе ваших предпочтений, но вы можете основывать этот дизайн на различных шаблонах, которые предоставляет Google Sheets, чтобы помочь вам создать дизайн быстро и эффективно.

Как составить список дел в Google Таблицах

Google Sheets — универсальная программа, поэтому для одной и той же цели ее часто можно использовать по-разному. Вот несколько способов создать список дел:

Использование шаблона списка дел

В Google Sheets есть различные шаблоны, которые вы можете использовать для создания электронных таблиц в соответствии с вашими потребностями. Вы можете создать электронную таблицу, используя шаблон списка дел, следуя этим инструкциям:

1. Откройте Google Таблицы

Войдите в свою учетную запись Google и получите доступ к Google Диску. Google Диск — это цифровая база данных, в которой вы можете хранить различные файлы всех форматов, включая документы, электронные таблицы, слайды и формы. Вы можете нажать кнопку «Создать» под логотипом Диска, чтобы создать новый документ. Нажатие этой кнопки вызывает появление раскрывающегося списка, содержащего все различные форматы, из которых вы можете выбирать. Чтобы открыть новую электронную таблицу с использованием шаблона, выберите стрелку в правой части раскрывающегося меню рядом с меткой Google Sheets. В появившемся новом раскрывающемся меню выберите шаблон.

2. Выберите список дел

В Google Sheets есть множество шаблонов на выбор, упорядоченных по использованию. Чтобы найти шаблон списка дел, перейдите к категории «Личные». Эти шаблоны предназначены для личного использования, а не для аналитики или презентаций, которые являются частью использования других шаблонов. Выберите шаблон с надписью «Список дел». Это готовый список дел, который есть в Google Таблицах, который содержит различные ранее существовавшие формулы и элементы, которые помогут вам организовать свой список дел. Если щелкнуть правой кнопкой мыши значок шаблона, откроется новая электронная таблица, отформатированная с заголовком «Задачи» и заголовками столбцов, в которых перечислены три категории, а именно:

• Флажок: вы можете использовать его, чтобы отслеживать, какие задачи вы выполнили.

• Дата: вы можете ввести дату, когда вы выполнили задачу или дату, когда она должна быть выполнена, в зависимости от ваших предпочтений.

• Задача: этот столбец шире остальных, что означает, что вы можете ввести описание задачи.

Формат также включает возможности фильтрации и поле, которое подсчитывает, сколько задач вы выполнили по сравнению с тем, сколько задач вы ввели в список дел. Он также фиксирует заголовки, поэтому вы все равно можете видеть заголовки независимо от того, как далеко вы прокручиваете страницу вниз. Каждый из них представляет собой элемент форматирования, который вы можете изменить, если не хотите включать его в свой список дел.

3. Настройте свой список

Теперь, когда вы создали шаблон, вы можете настроить свой список дел в соответствии со своими потребностями. Вы можете назвать свой список дел подходящим именем, которое указывает, какой проект вы отслеживаете. Вы можете добавить в список дополнительные столбцы, щелкнув правой кнопкой мыши заголовок столбца и выбрав «Вставить 1 слева» или «Вставить 1 справа» в раскрывающемся меню. Различные столбцы могут дать вам возможность назначать задачи другим членам команды или присваивать приоритет вашим задачам.

Вы также можете назначить приоритет своим задачам, выделив их с помощью системы цветового кодирования. Вы можете изменить цвет полей в задаче, выделив строку, которую вы хотите изменить, и выбрав значок цвета заливки на панели инструментов в верхней части электронной таблицы. Как только вы назначите цвет задаче, вы сможете отфильтровать свои задачи по цвету. Это может помочь вам отфильтровать по приоритету, чтобы быстрее увидеть, какие задачи вы хотите выполнить в первую очередь. Вы можете использовать эту же функцию цвета заливки, чтобы настроить цветовую схему вашего списка дел.

Разработка вашего шаблона

Если у вас есть особые потребности в списке дел, вы также можете создать свой формат списка дел. Шаги, которые вы можете предпринять, могут различаться в зависимости от ваших предпочтений, но вот некоторые общие шаги, которые вы можете предпринять:

1. Создайте новый лист

Откройте свою учетную запись Google Диска, чтобы получить доступ к своим документам. Вы можете нажать кнопку «Создать» под логотипом Диска, чтобы создать новый документ. При выборе этой кнопки появляется раскрывающийся список, из которого вы можете выбрать «Google Таблицы». Это приводит к открытию новой электронной таблицы. Вы можете начать составлять свой список дел на этом листе.

2. Установите заголовки

Чтобы создать свой персонализированный список дел, подумайте, какие заголовки вы хотите включить, и назначьте столбец для каждого. Наиболее распространенными являются:

Вы также можете иметь столбцы для

• Срок

• Описание задания

• приоритет

• Ответственный член команды

• Проект

Ваши заголовки могут соответствовать вашим потребностям и информации, которую вы пытаетесь отслеживать в своем списке дел. Если вы хотите, вы также можете включить заголовок для всего списка, который указывает, для чего этот список, например, «Список дел по запуску веб-сайта».

3. Заморозьте свои строки

Если у вас длинный список дел, вы можете зафиксировать строки заголовков, чтобы вы могли видеть их независимо от того, насколько длинным будет ваш список. Вы можете закрепить строки, выбрав две строки и щелкнув вкладку «Просмотр» на панели инструментов в верхней части электронной таблицы. Появится раскрывающееся меню, и вы можете выбрать «Заморозить», первый вариант. Затем появляется второе раскрывающееся меню с вариантами того, какие строки следует закрепить. Выберите вариант «2 строки». Если у вас нет заголовка списка, вы можете выбрать «1 строка».

5. Установите флажки

Вы можете установить флажки в столбце «Выполнено да/нет», чтобы отслеживать прогресс в списке. Чтобы вставить флажки, вы можете выделить столбец, в котором вы хотите, чтобы флажки отображались. Затем щелкните вкладку «Вставка» на панели инструментов в верхней части электронной таблицы. В появившемся выпадающем меню выберите функцию «Флажок» со значком темного квадрата со светлой галочкой на нем. Когда диалоговое окно исчезнет, ​​убедитесь, что в выделенном столбце есть флажки.

Настроить условное форматирование

При настройке персонализированного списка дел условное форматирование имеет важное значение. Вы можете использовать его для форматирования элементов вашего списка дел, чтобы упростить навигацию. Одной из распространенных функций списка дел является автоматическое форматирование записей на основе аспектов каждой записи. Например, вы можете сделать так, чтобы Google Таблицы зачеркивали задачу после того, как вы установили флажок. Вы можете сделать это, выбрав ячейки, которые вы хотите отформатировать, и щелкнув вкладку «Формат» на панели инструментов в верхней части электронной таблицы. Появится раскрывающийся список. Выберите «Условное форматирование» из списка.

В поле «Применить к диапазону» введите диапазон ячеек, на который должно повлиять это форматирование. В поле «Форматировать ячейки, если…» выберите «Формула клиента…» в раскрывающемся меню и введите «=C3=TRUE». Когда вы устанавливаете флажок, внутренняя формула в ячейке читается как «ИСТИНА». Вводя эту формулу в правила условного форматирования, вы указываете Google Таблицам искать все ячейки с отмеченными флажками. В поле «Стиль форматирования» вы можете выбрать вариант зачеркивания. Затем нажмите «Сохранить». Вы можете использовать эту же технику для создания автоматизированного формата по разным причинам.

Советы по форматированию списка дел в Google Sheets

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать список дел с определенным форматированием:

Используйте согласованный шаблон

Используйте единый шаблон во всех списках дел. Это может помочь вам оставаться организованным, поддерживая одинаковую структуру во всех ваших проектах. Если вы делитесь этими списками дел с другими членами вашей команды, они также могут ознакомиться с шаблонами. Знакомство с форматированием и процессами может повысить эффективность и свести к минимуму количество ошибок. Использование согласованного шаблона также может сэкономить ваше время и усилия, поскольку вам не нужно переделывать форматирование для каждого списка.

Отслеживайте, у кого есть доступ к редактированию

При использовании списка дел в разных командах вы можете поделиться своим списком дел с другими людьми с помощью ссылок и предоставления доступа. Чтобы сохранить целостность ваших списков, вы можете контролировать, кто имеет доступ к редактированию ваших списков и кто имеет доступ к их просмотру. Ограничьте количество людей, которые могут редактировать ваши списки, чтобы свести к минимуму случайные изменения или недопонимание. Вы также можете делегировать задачи и контрольные списки разным членам команды и предоставлять им определенный доступ к отдельным спискам.

Храните списки дел в одном месте

Вы можете использовать свой Google Диск, чтобы хранить все свои списки в одной папке, чтобы улучшить свою организацию. Если у вас есть несколько списков дел для одного проекта, рассмотрите возможность хранения каждого списка в одной электронной таблице. В нижней левой части электронной таблицы вы можете щелкнуть знак «плюс», чтобы добавить дополнительные листы, и каждый лист может содержать список дел для одного и того же проекта. Если вы используете эту функцию, учтите, что вы устанавливаете свои разрешения для всей электронной таблицы.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.