Как создать шаблон стандартной операционной процедуры (дополнительные советы)

15 апреля 2021 г.

Компании используют стандартные операционные процедуры для создания инструкций о том, как их сотрудники должны выполнять определенные задачи. Эти регламентные документы обеспечивают стабильное качество работы при повторяющихся действиях и предупреждают сотрудников об опасных или сложных задачах. Шаблоны упрощают сотрудникам процесс написания подробных процедур, обеспечивающих стабильность производства и безопасность людей. В этой статье мы объясним определение шаблона стандартных рабочих процедур, в том числе объясним, почему они используются, как их создать, а также советы по их эффективному использованию.

Что такое стандартный шаблон операционной процедуры?

Шаблон стандартной рабочей процедуры представляет собой предварительно отформатированное руководство, помогающее написать стандартную рабочую процедуру или СОП. Шаблон создает стандарт компании для всех СОП и дает сотрудникам представление о том, какую информацию должны содержать их СОП. Кроме того, шаблон может содержать необходимую информацию, например контактные данные компании, чтобы сотрудники могли тратить больше времени на разработку своих СОП и меньше времени на поиск информации.

Какова цель стандартного шаблона операционной процедуры?

Целью стандартного шаблона рабочих процедур является поддержание согласованности и повышение эффективности на рабочем месте. С помощью шаблонов все СОП могут следовать одному и тому же базовому формату в компании, поэтому их будет легче читать, особенно для новых сотрудников. Поскольку сотрудники могут следовать шаблону, а не создавать собственный формат СОП, они также могут создавать их более эффективно. Шаблоны СОП также позволяют сотрудникам, которые их пишут, сосредоточиться на важной процедурной информации СОП, которая необходима для безопасности на рабочем месте и производства.

Как создать шаблон стандартной операционной процедуры

Основные шаги по созданию стандартного шаблона операционной процедуры включают в себя:

1. Откройте текстовый процессор

Если в вашей компании есть принятый текстовый процессор, используйте его, чтобы формат файла был доступен для всех сотрудников, которым необходимо использовать шаблон. В противном случае просто выберите знакомый текстовый процессор и откройте его, чтобы создать новый документ.

2. Определите формат шаблона

Как создатель шаблона, вы можете определить формат, которому ваша компания следует для всех СОП. Если у вашей компании есть другие доступные шаблоны, укажите в них стиль и шрифты, чтобы создать похожий тон. Вы можете искать планы на случай непредвиденных обстоятельств или процедуры адаптации, или вы можете обратиться к своему справочнику для сотрудников.

3. Добавьте общие заголовки СОП

Заголовки — отличный способ помочь кому-то пройти процедуру, поэтому рекомендуется добавить общие заголовки СОП в свой шаблон. Оставьте место под каждым заголовком, чтобы у сотрудников было место для записи. Вы можете пронумеровать заголовки для большей ясности. Вы можете включить такие заголовки, как «Цель», «Применение» и «Этапы процедуры».

4. Включите необходимые детали

Некоторые детали, такие как логотип компании, адрес или номер телефона, меняются нечасто, поэтому вы можете включить их в шаблон стандартной рабочей процедуры. Это может быть на первой странице или в верхней части вашего шаблона, чтобы это было первым, что люди увидят, когда прочитают СОП. Другая относительно статическая информация, например отдел, для которого вы пишете шаблон СОП, также может быть указана в начале. Для шаблонов с несколькими страницами рассмотрите возможность добавления нижнего колонтитула с этими данными.

5. Сохраните шаблон

Найдите опцию «Сохранить» или «Сохранить как» в текстовом процессоре. Назовите файл так, чтобы было понятно, что это шаблон СОП, и выберите легкодоступную папку. Сохраните документ.

После того, как ваш шаблон стандартной рабочей процедуры будет готов, он должен быть доступен любому сотруднику вашей компании, которому он нужен. Сохранение его в папке для других шаблонов компании поможет сотрудникам найти его. Вы также можете по электронной почте своим коллегам сообщить им о наличии шаблона СОП и местонахождении документа.

Образец шаблона стандартной операционной процедуры

В зависимости от размера и сферы деятельности вашей компании шаблон СОП может содержать много различной информации. Некоторая информация необходима для всех СОП, но вам может потребоваться добавить дополнительные разделы для конкретных инструкций, предупреждений или контактной информации. Вот пример шаблона базовой стандартной рабочей процедуры:

Стандартная рабочая процедура

[Company name]
[Company street address]
[Company or department phone number]

[Version # of document]
Написано: [Name of SOP writer]
Утверждено: [Name of approver]
Дата: [MM/DD/YYYY]

Цель

[Briefly describe the reason you are writing this SOP and any information broad information about the procedure subject matter.]

Заявление

[Describe who this document applies to and under what circumstances.]

Определения

[Define any unknown words or acronyms that can help the reader understand this SOP.]

Шаги процедуры

[Describe each step of the procedure and mention any known hazards or difficulties.]

Шаг 1:

Шаг 2:

Шаг 3:

Шаг 4:

Шаг 5:

Ресурсы

[Include any resources that can help the reader execute the procedure safely and effectively.]

Советы по созданию стандартного шаблона операционной процедуры

Создание эффективных шаблонов стандартных рабочих процедур жизненно важно для обеспечения безопасности и эффективности на многих рабочих местах. Вот несколько советов, которые помогут вам создать успешный шаблон СОП:

• Архивируйте в системе вашей компании: упростите доступ будущих сотрудников к созданию собственных документов или к более старым версиям обновленных шаблонов.

• Поддерживайте согласованность с другими шаблонами компании. Поддержание согласованности для всех шаблонов компании создает впечатление профессионализма и упрощает процесс создания.

• Используйте блок-схему, чтобы направлять свой шаблон: блок-схема может направлять пользователей шаблона через процесс СОП, что облегчает им понимание того, как создать документ СОП.

• Попросите вашу команду внести свой вклад: ваша команда может помочь вам решить, какая информация необходима и какие заголовки будут наиболее полезными.

• Рассмотрите возможность добавления контрольного списка: Контрольные списки экономят место и дают составителям СОП лучшее представление о том, какие детали нужны их документу.

• Часто проверяйте: проверяйте свой шаблон не реже одного раза в год, чтобы убедиться, что он по-прежнему соответствует стандартам компании и соответствует своему назначению.

• Ознакомьтесь с СОП. Лучший способ написать шаблон СОП — хорошо знать СОП. Изучите СОП в вашей отрасли, чтобы понять, что включать.