Как создать шаблон Главной книги (с шагами и примером)

29 июля 2021 г.

Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью большинства предприятий, и создание главной книги может помочь предприятиям организовать свои финансовые записи. Главные бухгалтерские книги позволяют компаниям отслеживать свои доходы, сравнивать их со своими расходами и существующими активами и обеспечивать сбалансированность своих транзакций с их доходами. Изучение шаблонов главной книги и способов их создания может помочь вам разработать систему отслеживания транзакций, подходящую для вашего бизнеса. В этой статье мы определяем, что такое главная книга, объясняем преимущества создания шаблона главной книги и помогаем вам создать собственный с помощью шагов и примера.

Что такое главная книга?

Главная книга — это финансовый документ, который предприятия используют для учета своих активов и расходов. Он перечисляет все финансовые операции предприятия и организует их в виде балансовых счетов и отчетов о прибылях и убытках в одном документе, который легко просматривать. Балансовый счет бухгалтерской книги включает информацию, относящуюся к собственному капиталу, активам и обязательствам бизнеса, а счет отчета о прибылях и убытках содержит его прибыли, убытки, доходы и расходы.

Главная книга использует метод бухгалтерского учета, называемый бухгалтерским учетом с двойной записью. Это означает, что для каждой записи, которую компания делает в одной из своих учетных записей, она делает противоположную запись в другой учетной записи. Система учета с двойной записью гарантирует, что каждому дебету на одном счете соответствует кредит на другом, что упрощает отслеживание операций и выявление ошибок. Современное компьютерное программное обеспечение, такое как электронные таблицы и бухгалтерские программы, делает этот процесс еще проще, используя встроенные коды для автоматического расчета этих чисел.

Зачем создавать шаблон главной книги?

Создание шаблона главной книги важно для стандартизации вашей системы финансового учета. Шаблон предоставляет вашему бизнесу структурированный документ, который вы можете просто заполнять при совершении транзакций. Это поможет вам упорядочить вашу финансовую информацию, контролировать историю транзакций и легко находить ошибки. Вот еще несколько причин для создания шаблона главной книги:

• Заявка на получение ссуды: если вы подаете заявку на ссуду, кредитор может попросить вас просмотреть определенные финансовые документы. Главная книга позволяет быстро и легко найти соответствующие записи для кредитора.

• Балансировка книг: главные бухгалтерские книги помогают сбалансировать ваши книги, помогая вам получить пробный баланс. Пробный баланс — это список конечных балансов для каждого из ваших счетов главной книги, который помогает вам увидеть, когда все ваши кредитовые и дебетовые суммы в долларах равны.

• Подготовка к аудиту: главная книга хранит все ваши финансовые записи в одном месте. Это упрощает доступ к ним и их просмотр, если Служба внутреннего контроля проверяет ваш бизнес.

• Обнаружение мошенничества. Поскольку главная книга хранит всю вашу информацию в одном месте, ее легко проверить на предмет мошенничества или других проблем.

• Общая коммуникация: главные бухгалтерские книги упрощают обмен вашей финансовой информацией с другими. Вы можете поделиться ею с внутренним персоналом, таким как менеджеры и ваша команда бухгалтеров, и вы можете поделиться ею с внешними заинтересованными сторонами, такими как клиенты и инвесторы.

Многие предприятия получают выгоду от использования главной бухгалтерской книги для мониторинга своей финансовой деятельности на нескольких счетах. В то время как простой небольшой бизнес с одним сотрудником и несколькими учетными записями для отслеживания может не требовать системы главной бухгалтерской книги, большинство предприятий с более чем одним сотрудником, которые ведут инвентаризацию или имеют несколько учетных записей, используют эту систему для отслеживания своих финансовых отчетов. Даже если вы планируете использовать электронную бухгалтерскую систему, знание частей бухгалтерской книги и шагов по созданию шаблона может помочь вам адаптировать существующий шаблон или создать свой собственный в соответствии с потребностями вашего бизнеса.

Как создать шаблон главной книги

Вот шаги по созданию шаблона главной книги:

1. Знайте части бухгалтерской книги

Первым шагом к созданию шаблона главной книги является определение того, какие части следует включить. Типичная главная книга содержит семь типов счетов. У каждой из этих учетных записей есть собственная страница или может быть несколько страниц, в зависимости от того, сколько финансовых данных вам нужно записать для каждой учетной записи. У них также могут быть вспомогательные книги, которые включают такую ​​информацию, как сумма доступных денежных средств, кредиторская задолженность и дебиторская задолженность. В дополнение к прибылям и убыткам, вот счета, включенные в бухгалтерскую книгу:

• Активы: в бухгалтерском учете актив — это ресурс, имеющий финансовую ценность. Активы могут быть краткосрочными, долгосрочными, материальными или нематериальными, и предприятия могут рассчитать стоимость своих активов, добавляя свои обязательства к акционерному или собственному капиталу.

• Обязательства: Обязательства — это финансовые обязательства бизнеса, такие как банковские кредиты, ипотечные кредиты и заработная плата. Некоторые из счетов обязательств, которые предприятия включают в главную бухгалтерскую книгу, включают кредиторскую задолженность, краткосрочную кредиторскую задолженность, начисленные обязательства, доходы будущих периодов и кредиторскую задолженность по облигациям.

• Собственный капитал: Собственный капитал в бухгалтерском учете относится к разнице между обязательствами и активами бизнеса. Он представляет собой стоимость бизнеса после вычета его обязательств.

• Выручка: Выручка — это сумма дохода, которую компания получает от продажи продуктов или предоставления услуг своим клиентам. Бизнес может увеличить свой доход за счет увеличения активов или уменьшения обязательств.

• Расходы: Расход — это стоимость актива, который бизнес использует для получения дохода. Например, стоимость операций предприятия, таких как аренда и коммунальные услуги, считается расходами.

2. Изучите части главной страницы бухгалтерской книги

Каждый из семи счетов в главной книге имеет по крайней мере одну страницу. Форматирование каждой страницы в главной книге обычно единообразно во всей книге. При форматировании страницы бухгалтерской книги вы можете включить следующую информацию:

• Имя учетной записи. Напишите имя учетной записи в верхней части страницы бухгалтерской книги, чтобы ее было легко найти.

• Номер учетной записи: укажите номер учетной записи в строке под именем учетной записи.

• Дата: настройте столбец даты, чтобы вы могли отслеживать даты всех ваших финансовых транзакций.

• Объяснение. В столбце пояснений вы можете назвать каждую транзакцию и включить необходимые сведения.

• Ссылочный номер: Ссылочный номер — это номер страницы в вашем общем журнале, на которой вы разместили историю транзакций. Включение столбца для ваших ссылочных номеров позволяет легко найти, где в вашем общем журнале вы записали каждую транзакцию, если вам нужно сослаться на нее.

• Дебет: вы записываете любое увеличение активов или расходов вашей компании или любое уменьшение ваших обязательств или активов в столбце дебета для каждой транзакции.

• Кредит: Столбец кредита содержит увеличение обязательств или акций вашей компании или уменьшение ваших активов или расходов.

• Баланс: в столбце баланса на странице бухгалтерской книги вы указываете начальный баланс в верхней ячейке электронной таблицы под заголовком баланса, а затем добавляете или вычитаете кредиты и дебеты для каждой транзакции, используя начальный баланс.

3. Выберите метод учета

Как только вы узнаете, какие счета включить в книгу и какую информацию иметь для каждой страницы книги, выберите метод ведения бухгалтерского учета. Первый вариант — создать физическую книгу, в которой вы вручную записываете и вычисляете информацию о транзакциях. Другой вариант — использовать одну из многих доступных компьютерных программ, которые помогут вам создать и поддерживать главную бухгалтерскую книгу вашего бизнеса.

Если вы решите вести физическую бухгалтерскую книгу, вам также понадобится физический общий журнал. Общий журнал является частью системы бухгалтерского учета с двойной записью для главных бухгалтерских книг. Он следует другому шаблону форматирования, но включает те же транзакции, что и главная книга. При вводе транзакций бухгалтеры сначала записывают их в главный журнал, а затем записывают в главную книгу. Использование этой системы помогает им сбалансировать книги и вести точные записи. Однако многие электронные системы автоматически корректируют ваши записи для обоих документов, сокращая количество шагов, необходимых для обновления ваших книг.

4. Создайте свою бухгалтерскую книгу

После выбора метода ведения бухгалтерского учета настройте главную книгу. Включите все учетные записи, относящиеся к вашему бизнесу, и подумайте, нужны ли вам несколько страниц или подстраниц для отслеживания сведений о каждой учетной записи. Отформатируйте свою бухгалтерскую книгу, используя столбцы и строки, чтобы вы могли легко просматривать и получать доступ к своей информации. Хотя большинство бухгалтерских книг имеют схожий стиль форматирования, вы можете настроить свою бухгалтерскую книгу, включив в нее другие разделы в соответствии с потребностями вашего бизнеса в ведении учета.

5. Поддерживайте свою бухгалтерскую книгу

После того, как вы настроили свою бухгалтерскую книгу, вы можете начать использовать ее для записи своих транзакций. Работая с ним, вы можете найти новые способы его оптимизации для ваших нужд. Будьте гибкими и обновляйте форматирование бухгалтерской книги, чтобы оно наилучшим образом соответствовало вашему стилю работы.

Кроме того, не забывайте часто сверять свою бухгалтерскую книгу. В бухгалтерском учете согласование бухгалтерской книги означает проверку правильности вашей бухгалтерской книги. Выработав постоянную привычку проверять точность своей финансовой истории, вы можете снизить вероятность ошибок, которые могут повлиять на прибыль вашего бизнеса. Помните, бухгалтерская книга — это инструмент, который может принести пользу вашему бизнесу. Ухоженная бухгалтерская книга важна для обеспечения успеха бухгалтерского учета вашего бизнеса.

Пример шаблона главной книги

Вот шаблон главной книги, который поможет вам создать свой собственный:

Счет: [Name of the account]
Номер счета: [Number for the account]
Дата**Пояснение**Ссылка Номер**Дебет**Кредит**Баланс**