Как создать план управления требованиями для проекта

Руководители проектов отвечают за многие компоненты проектов, включая управление требованиями. Руководители проектов могут создавать планы управления требованиями для отслеживания требований проекта, особенно требований заинтересованных сторон. Если вы работаете в области управления проектами, важно знать, как создать этот план для отслеживания требований проекта. В этой статье мы объясним роль плана управления требованиями и шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать его для своего проекта.

Что такое план управления требованиями?

План управления требованиями — это документ, который руководители проектов создают для отслеживания требований заинтересованных сторон и управления ими. Эти планы обычно включают имена и описания требований, а также могут включать примечания о том, как выполнять требования. Обычно руководители проектов встречаются с заинтересованными сторонами для сбора требований к проекту.

Почему компании управляют требованиями?

Компании управляют требованиями, потому что это помогает им планировать проекты. Управление требованиями также может помочь руководителям проектов оправдать ожидания заинтересованных сторон, что может способствовать успеху проекта. Планы управления требованиями также могут помочь проектным группам на протяжении всего проекта.

Компоненты эффективного плана управления требованиями

Эффективный план управления требованиями включает несколько важных компонентов:

• Обзор проекта: Обзор проекта представляет собой краткое описание цели проекта.

• Требования: Эти планы включают список требований к проекту, включая описания и примечания.

• Роли членов команды: в этих планах также перечислены роли и обязанности членов команды проекта.

• Инструменты: Менеджеры проектов часто перечисляют в этих планах инструменты проекта, особенно инструменты, которые помогают им управлять требованиями, такие как программное обеспечение для работы с электронными таблицами или приложения для управления проектами.

Как создать план управления требованиями

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать план управления требованиями:

1. Определите заинтересованные стороны вашего проекта

Первым шагом к созданию плана управления требованиями является определение основных заинтересованных сторон в вашем проекте. Заинтересованные стороны — это лица, которые затронуты вашим проектом или заинтересованы в нем. Они могут включать клиентов, сотрудников, инвесторов и других лиц. После того, как вы определили свои заинтересованные стороны, вы также можете расставить приоритеты в соответствии с уровнем их участия. Это может помочь вам определить, какие требования заинтересованных сторон являются наиболее важными для вашего проекта.

2. Ставьте цели

Также важно установить цели для вашего проекта. Вы можете обсудить цели с командой проекта и заинтересованными сторонами. Постановка четких целей также может помочь вам определить потенциальные требования. Цели проекта часто следуют структуре SMART. СМАРТ означает:

• Конкретность: цели должны быть сформулированы четко, чтобы членам команды было легко их понять.

• Измеримость: руководители проектов ставят цели, которые они могут измерить с помощью метрик.

• Достижимые: цели проекта должны быть достаточно достижимыми, чтобы члены команды чувствовали мотивацию для их достижения.

• Актуальность: важно создавать цели проекта, которые связаны с требованиями и ожиданиями заинтересованных сторон.

• На основе времени: менеджеры проектов устанавливают сроки для целей, чтобы помочь членам команды понять сроки, которым они должны следовать.

3. Встретьтесь с заинтересованными сторонами

При разработке плана вы можете встретиться с заинтересованными сторонами, чтобы узнать их идеи и определить потенциальные требования. Во время встречи вы можете делать заметки, которые можно использовать позже при разработке плана. Постарайтесь отметить самые важные требования, которые упоминают высокоприоритетные заинтересованные стороны.

4. Назовите каждое требование

После того, как вы встретились с заинтересованными сторонами и поставили цели, вы можете приступить к созданию документа для своего плана. Просмотрите записи, которые вы делали во время встреч с заинтересованными сторонами, чтобы составить набросок плана. Вы можете начать с названия каждого требования. Например, если вы создаете мобильное приложение для медицинского центра, одним из названий требований может быть «функция живого чата». В зависимости от количества требований, которые у вас есть, вы также можете присвоить каждому номер, чтобы ваш план был организован.

5. Добавьте описания требований

Вы также можете добавить описания к каждому требованию. Это может добавить дополнительный контекст, чтобы гарантировать, что каждый, кто читает план, понимает каждое требование. Например, в описании может быть сказано: «Функция живого чата должна связывать пользователей с медицинскими работниками в режиме реального времени».

При необходимости вы можете добавить дополнительные примечания или комментарии к каждому требованию. Например, вы можете оставить примечание, в котором говорится: «Функция живого чата должна быть зашифрована для обеспечения конфиденциальности пациента».

6. Классифицируйте требования

Еще одним важным шагом в создании этого плана является классификация требований. Размещение требований по категориям может помочь вам идентифицировать пакеты требований, которые связаны друг с другом. Возможно, вы сможете выполнять связанные требования одновременно.

Например, вы можете создать категорию под названием «Сообщения пациентов». Эта категория может включать такие требования, как «функция живого чата», «краткие сведения о встречах» и «почтовый ящик для сообщений».

7. Делегируйте задачи

Как только вы детализируете каждое требование в плане, вы можете начать назначать задачи членам проектной группы. Делегируйте задачи тем участникам, которые лучше всего могут их выполнить. После назначения задач вы можете встретиться с командой проекта, чтобы просмотреть план, прежде чем поделиться им с заинтересованными сторонами. Это может дать вам возможность ответить на вопросы членов команды и получить обратную связь.

6. Поделитесь своим планом с заинтересованными сторонами

После завершения плана управления требованиями вы можете поделиться им со своими заинтересованными сторонами. Вы можете организовать встречу, на которой вы проанализируете каждое требование с заинтересованными сторонами. Постарайтесь получить обратную связь от заинтересованных сторон и ответить на их вопросы, так как это может помочь вам уточнить план и внести необходимые изменения.

Какова роль стейкхолдеров в управлении требованиями?

Заинтересованное лицо способствует установлению требований проекта. Они проверяют план управления требованиями, которому проектные группы следуют на протяжении всего проекта. Руководители проектов также работают над тем, чтобы оправдать ожидания заинтересованных сторон, так как это может способствовать успеху проекта.

Советы по эффективному плану управления требованиями

Вот несколько дополнительных советов по созданию эффективного плана управления требованиями:

Получите обратную связь от вашей команды

Один из важных советов по созданию плана — получить подробную обратную связь от членов вашей проектной группы. Вы можете проводить регулярные собрания команды, чтобы убедиться, что все в команде понимают план и то, как выполнить требования. Вы также можете попросить свою команду пересмотреть свой план управления требованиями, прежде чем представить окончательный вариант вашим заинтересованным сторонам. Это может помочь вам убедиться, что все в команде привержены плану и своей роли в выполнении требований.

Следите за своим прогрессом

Мониторинг вашего прогресса также важен для того, чтобы сделать ваш план эффективным. Вы можете отслеживать прогресс, создавая показатели успеха и периодически используя их для измерения хода выполнения вашего проекта. Вы также можете отслеживать прогресс вашей команды в выполнении каждого отдельного требования.

Использовать шаблон

Вы также можете использовать шаблон для создания плана требований. Вы можете заполнить шаблон или использовать его в качестве руководства для создания собственного. Это может помочь вам убедиться, что вы включили все важные элементы вашего плана.