Как создать план управления проектом

11 марта 2021 г.

Хорошо выполненный план управления проектом предоставляет членам команды правильные шаги для успешного завершения проекта. Они играют важную роль в организации, обслуживании и устранении неполадок всех целей компании. В этой статье мы определим, что такое план управления проектом, покажем примеры и поможем вам создать свой собственный.

Что такое план управления проектом?

План управления проектом — это предложение, в котором подробно описывается, как должен выполняться проект. Планы управления проектами составляются Руководители проекта. Они детализируют цель проекта и шаги, которые необходимо предпринять для успешного завершения проекта. Планы управления проектом также используются для управления проектным контролем, затратами, качеством и другими рисками. Ограничивая потенциальные риски, план управления проектом обеспечивает успешное завершение проекта.

Как разработать план управления проектом

Чем тщательнее и детальнее будет план управления проектом, тем эффективнее он будет способствовать успеху проекта. Вот восемь ключевых шагов для разработки успешного плана управления проектом:

1. Установите цель или задачу проекта

Определение масштаба проекта и общей цели — это первый шаг к созданию эффективного плана управления проектом. При определении цели вашего проекта учитывайте причину, по которой вы создаете проект, его цели и влияние, которое он окажет на вашу команду и заинтересованные стороны. Также важно оценить свои приоритеты. Попробуйте задать себе следующие вопросы:

• Каких результатов вы ожидаете от проекта?

• Что вам нужно, чтобы добраться туда?

• Как вы определяете успех?

• Что должно быть в приоритете?

• Как вы уложитесь в срок?

• Кто в команде?

• Какие роли будет играть каждый член команды?

• Кто является заинтересованными сторонами?

2. Проведите исследование

Проведите исследование истории вашей компании и текущего участия в аналогичных делах, чтобы определить ориентиры, а также определить цели и шаги, поддающиеся количественной оценке. Попробуйте задать себе эти вопросы:

• Как обстоят дела в настоящее время?

• Как это нет?

• Что нужно для завершения проекта?

• Каковы потребности и ожидания клиента?

• Каков твой бюджет?

• Каковы ваши результаты?

3. Создайте набросок плана

Когда у вас появится представление о направлении вашего проекта, начните намечать шаги. По сути, вы создаете план игры, которому ваша команда будет следовать на протяжении всего проекта. Не забудьте включить в план проекта следующее:

• Цель проекта

• Заинтересованные стороны

• Бюджет

• Результаты

• проекта объем

• Сроки, связанные с задачами и результатами

4. Обсудите план с вашей командой

Прежде чем ваш план будет отправлен заинтересованным сторонам на утверждение, обязательно обсудите его со своей командой. Хорошо навыки общения поможет членам вашей команды быть более восприимчивыми к вашему плану и идеям. Командный вклад может иметь решающее значение для успеха вашего проекта. Обсуждение плана с вашей командой также поможет вам определить, реально ли выполнить план к установленному сроку. Наряду с их пониманием, члены вашей команды также смогут помочь вам предвидеть любые проблемы и риски, которые могут возникнуть. Изучив план и обсудив его со своей командой, вы, скорее всего, получите эффективный план, который приведет к успешному проекту.

5. Завершите свой план

После того, как вы соберете всю необходимую информацию и обсудите план проекта с вашей командой, вы можете начать процесс окончательной доработки. Это план управления проектом, который вы представите заинтересованным сторонам. Используйте онлайн-инструмент планирования проекта, чтобы завершить план. Хороший инструмент планирования проекта гарантирует, что ваш план будет профессиональным, а ваши мысли и идеи ясными и краткими. Использование диаграммы Ганта поможет вам, вашей команде и заинтересованным сторонам визуализировать график проекта.

6. Поделитесь своим окончательным планом с вашей командой

После того, как вы завершили свой план, распространите его среди необходимых сторон. Будьте готовы ответить на любые вопросы о плане по мере их возникновения.

7. Выполните свой план

Как только все узнают детали проекта, пришло время его выполнить. Ваша подготовка и понимание, которое вы получили от других, сыграют важную роль на этом этапе процесса управления проектом.

8. Вспомните проект

Понимание того, что сработало, а что нет в вашем текущем проекте, может быть полезной информацией, которую вы сможете взять с собой в следующий. Рассмотрим следующие вопросы:

• Срок был соблюдён?

• Если нет, то почему?

• Как это можно предотвратить в будущем?

• Где какие проблемы всплывали?

• Если да, то как с ними обращались?

• Как можно было бы улучшить решение этих проблем в будущем?

• Была ли достигнута цель проекта?

Понимание успеха или подводных камней проекта поможет вам в реализации следующего. Это также хорошее время, чтобы поблагодарить членов вашей команды за их участие, понимание и тяжелую работу. Это повысит моральный дух команды, когда вы начнете свой следующий проект.

Примеры планов управления проектами

В зависимости от вашей отрасли план проекта может выглядеть совершенно по-разному. Вот несколько примеров планов проекта:

• Обзор корпоративного бизнеса

• Новое приобретение

• Внедрение новой технологии

Планы рисков управления проектом

Осведомленность о потенциальных рисках — важный шаг, который необходимо предпринять, чтобы избежать их присутствия на протяжении всего проекта. Ниже перечислены компоненты процесса управления рисками проекта:

1. Определите потенциальные проблемы. Классифицируйте любые риски и сотрудничайте с членами вашей команды и заинтересованными сторонами для выявления проблем.

2. Оцените риски. Определите вероятность их возникновения и то, как они повлияют на завершение проекта. Реестр рисков может использоваться для составления вашей оценки рисков.

3. Обдумайте решения и создайте план. Подумайте, как вы и ваша команда будете справляться с возможными рисками. Менеджеры проектов должны будут использовать хорошие навыки решения проблем на этом шаге.

4. Следите за рисками. Обязательно отслеживайте риски по мере их возникновения на протяжении всего проекта. Возможно, ваша команда столкнется с рисками, о которых вы не подумали. Убедитесь, что для решения проблемы делегирован нужный человек.