Как создать план коммуникаций для управления проектом за 7 шагов

28 марта 2022 г.

Одной из самых важных обязанностей менеджера проекта является поддержание связи между всеми сторонами. План коммуникации может помочь членам команды и клиентам найти наилучшие способы обмена информацией по нужным каналам. Это также может помочь проекту не сбиться с пути и повысить производительность. В этой статье мы объясним, что такое коммуникационный план управления проектом, как его создать и приведем пример.

Что такое план коммуникаций управления проектом?

План коммуникаций по управлению проектом представляет собой набор рекомендаций по предоставлению заинтересованным сторонам необходимой информации. Он определяет, кому какую информацию следует предоставлять и как они должны ее получать. Преимущество плана коммуникации заключается в том, что он позволяет всем заинтересованным сторонам работать вместе более эффективно. Вы можете отправить документ с планом коммуникации по электронной почте своим заинтересованным сторонам, чтобы он был у них всегда под рукой. Подумайте также о том, чтобы сохранить его в документах плана проекта, чтобы каждый мог легко получить к нему доступ.

Как создать формальный план коммуникаций по управлению проектом

Формальный план общения поможет всем участникам общаться более эффективно. Ниже приведены семь шагов, которым вы можете следовать, чтобы создать план, который будет работать для вашего проекта:

1. Определите заинтересованные стороны

Первое, что вам нужно сделать, это определить заинтересованные стороны в проекте. Заинтересованные стороны — это все, кто участвует в проекте и должен участвовать в коммуникации. Это могут быть руководители групп, члены команды, клиенты и служба поддержки. Составьте список всех участников, чтобы знать, с кем нужно поделиться планом.

2. Определите свои носители

Второй шаг — определить средства, которые вы будете использовать для общения. Существуют каналы или методы, которые вы будете использовать для обмена информацией и обновления друг друга. Вы должны перечислить все способы, которыми заинтересованные стороны могут общаться друг с другом. Некоторые возможности включают в себя:

• Эл. адрес

• Текстовые сообщения

• Телефонные звонки

• Приложения для обмена сообщениями

• Встречи

• Видеоконференции

Когда вы определяете носители, напишите, какие конкретные программы или приложения вы планируете использовать. Например, если ваша компания использует онлайн-приложение для обмена сообщениями, включите это конкретное приложение. Вы также должны добавить, какие заинтересованные стороны должны использовать какие средства. Например, в то время как члены команды могут общаться друг с другом в Интернете, вам могут потребоваться более официальные встречи или телефонные звонки с вашими клиентами. Текстовые сообщения могут быть уместны в некоторых случаях, но могут считаться слишком неформальными для других.

3. Соберите основную информацию

Прежде чем вы сможете приступить к созданию плана коммуникаций по проекту, вам следует собрать некоторую базовую информацию. Подумайте о цели вашего проекта. Четко определяя цели и видение вашего проекта заранее, вы можете создать лучший план коммуникации. Решите, кто будет реализовывать и контролировать план коммуникации. Вам нужен кто-то, кто понимает цель этого плана коммуникации и следит за тем, чтобы заинтересованные стороны следовали ему.

Сбор некоторых основных фактов о вашем проекте, вашей команде и любых клиентах или заказчиках облегчит разработку вашего плана. Вы, вероятно, уже знаете большую часть этой информации о своем бизнесе, но, записав ее, вы повысите вероятность того, что эти факты повлияют на ваш план коммуникации и вы ничего не упустите.

4. Установите рекомендации

Руководящие принципы станут основой вашего плана коммуникации, поэтому вам нужно потратить некоторое время на их разработку. Вот некоторые вопросы, которые вы можете задать себе при создании этих руководств:

• Как члены команды должны быстро задавать друг другу вопросы?

• Какова наилучшая форма общения для обсуждения долгосрочной стратегии?

• Кто должен общаться с клиентами, как они должны это делать и когда это должно происходить?

• Как мы можем контролировать или отслеживать успех нашего плана коммуникации?

• Как лучше всего обмениваться документами или совместно работать над проектами?

• Как часто должны общаться определенные члены команды?

Создавая рекомендации, будьте как можно более конкретными. Чем яснее вы сделаете правила, тем больше вероятность того, что заинтересованные стороны смогут легко им следовать.

5. Создайте актуальный план

Создайте окончательный документ со всей вашей информацией о заинтересованных сторонах и методах коммуникации. Обрисуйте в общих чертах каждый коммуникационный процесс и как справиться с ними. Таким образом, если член команды не уверен, как лучше всего общаться с кем-то, у него будет документ, на который можно ссылаться.

6. Сообщите план

После того, как вы создадите свой план, вы должны сообщить о нем членам вашей команды. Вы должны потратить некоторое время на просмотр каждой его части и объяснение процесса. Это хорошее время для членов вашей команды, чтобы задать вопросы или дать конструктивный отзыв о плане, который вы создали. Для больших команд рассмотрите возможность объяснения процесса нескольким руководителям, а затем позвольте им передать информацию своим командам, чтобы сэкономить время.

7. Настройте процесс проверки

Как только вы начнете проект, вы можете обнаружить, что различные способы общения проще или быстрее. Наличие системы, которая отслеживает процесс коммуникации, может помочь вам определить области, которые необходимо улучшить. Для этого вы должны назначить метрики, которые покажут вам, насколько успешен ваш план. Например, посмотрите, можете ли вы сократить количество времени, проводимого на собраниях каждую неделю, или количество электронных писем, которые получают руководители групп. Это измеримые цели, которые вы можете измерить и отслеживать с течением времени.

Пример плана коммуникации управления проектом

Вот простой пример возможного плана коммуникации:

Тип связи

Члены

Цель

Расписание

Среда/канал

Первая встреча

Все заинтересованные стороны

Для обсуждения клиентских объектов и назначения задач

В начале каждого нового проекта

Видео-конференция

Еженедельное начало

Команда + Меган

Обновляйте статус каждого проекта и обсуждайте цели на неделю

Каждое утро понедельника

Телефонная конференция

Регистрация клиента на полпути

Клиенты + Меган

Информировать клиентов о статусе их проекта

В середине каждого проекта

Телефонный звонок

Обновления статуса клиента

Клиент + Меган

Предоставьте больше незначительных обновлений о проекте

1/4 и 3/4 пути через каждый проект

Эл. адрес

Быстрые вопросы

Члены команды

Получите ответы на быстрые вопросы

Любое время

Онлайн-сообщения

электронные письма

Члены команды

Для более полных или подробных вопросов/комментариев

Члены команды могут проверять электронную почту утром, до/после обеда и перед уходом на работу.

Эл. адрес